Spätná väzba – niektorých z vás pri jej zmienke obleje studený pot, iní sa zase úprimne potešia. Napriek tomu ju potrebujeme všetci bez rozdielu, aby sme sa dokázali zlepšovať a posúvať sa vpred. Dať hodnotnú spätnú väzbu je však zložitejšie, než sa zdá. Aby mala želaný efekt a nespôsobila skôr škodu, je dobré vedieť, kedy a ako ho správne podať.
„Na každom pracovisku je potrebné komunikovať očakávania a zároveň garantovať, aby ich mohli komunikovať aj podriadení. Vytvára to priestor na diskusiu,“ vysvetľuje Andrea Kozák Geršiová, trénerka a koučka zo vzdelávacej organizácie Topcoach.sk.
Kým jedna vec je feedback prijímať, tá druhá je dávať ho ďalším ľuďom. Ak si to vaše zamestnanie vyžaduje, mali by ste vedieť, ako na to s rozumom a citom. Nižšie odborníčka poukazuje na 8 vecí, o ktorých by ste mali v súvislosti so spätnou väzbou vedieť
O feedbacku hovorí Andrea Kozák Geršiová. Foto: archív Topcoach.sk
1. Pozerajte na feedback ako na nástroj.
Pri komunikovaní spätnej väzby dávate najavo váš záujem a pozornosť. Mali by ste sa na spätnú väzbu pozerať ako na nástroj, ktorý otvára priestor na spoločné zlepšovanie či vylaďovanie detailov v práci..
2. V prvom rade si určte cieľ.
Najprv si stanovte cieľ. Čo si prajete dosiahnuť? S akým zámerom feedback realizujete? Aký dopad môžu mať vaše slová? Čo hovorí vaša firemná kultúra o spätnej väzbe? Vzťahuje sa na ňu nejaký bod etického kódexu? Ako realizujete feedback? Rozlišujete medzi spätnou väzbou, hodnotením a „performance rozhovorom“?
Ak je to možné, dávajte spätnú väzbu osobne. Pokiaľ hovoríte o tíme, hovorte o celku a dajte pozor, aby neprevažovali mená nad váhou toho, čo dosiahli ľudia spoločne a ako spoločne postupovali.
3. Ak je treba, podajte pomocnú ruku.
Pri feedbacku je dôležité, aby ste boli úprimní. Verbalizovanie toho, čo cítite a vnímate, môže byť mostom, ktorý spája.
Vo všeobecnosti platí, že je potrebné venovať dostatočný priestor kontextu, prezentovať vaše pozorovania na tému či obsah, a zapojiť aj emocionálnu rovinu.
V neposlednom rade by ste mali podať pomocnú ruku, ak myslíte, že je to potrebné. Pokiaľ si nie ste istí, oporným bodom vám je práve partner v diskusii. Jednoducho sa pýtajte.
4. Z bezpečnosti a dôvery urobte prioritu.
Citlivo vnímajte, kde a kedy sa spätná väzba realizuje. Existujú veci, ktoré majú zostať medzi dvomi ľuďmi, a tomu je potrebné prispôsobiť podmienky. Bezpečnosť a dôvera sú prioritou.
Ak píšete spätnú väzbu e-mailom, napíšte to jednoducho, no zároveň ľudsky a veľmi obozretne, pretože nemáte k dispozícii mimiku a gestikuláciu. Slová – ak sú nešťastne formulované – môžu ublížiť.
Dávajte pozor, či máte čistú myseľ, Zamyslite sa, či v pozadí negatívneho feedbacku nie je niečo, čo je skôr vo vás ako v danej osobe. Môže to pokaziť celý dojem a narušiť vzťahy. Dávajte preto feedback s čistou hlavou.
5. Cieľom je spravodlivosť, nie objektivita.
Často sa pri feedbacku dopúšťate chýb tým, že sa vyjadrujete o identite ľudí. Hovoríte napríklad: „Ty si taký. Vy ste takí.“ A to je zamerané na nejakú hodnotu alebo vlastnosť či charakteristickú črtu človeka. Tie sú ich dôležitou súčasťou a je potrebné k nim pristupovať s maximálnym rešpektom.
Nemáte právo vynucovať si zmenu. Vo feedbacku nemá čo robiť zhadzovanie osobnosti a identity. Je kritické, ak ho využívate ako prostriedok pre dosiahnutie rešpektu. Nejde o to byť úplne objektívni, ale mali by ste byť spravodliví.
6. Držte sa ďalej od nevyžiadaného hodnotenia.
Nevyžiadané hodnotenie sa vyskytuje najmä na pracoviskách, kde sú vzťahy menej formálne. Ide o rady, ktoré môžu ublížiť. Niekedy sa chcete niekomu priblížiť a neviete ako, tak zdieľate vlastné postoje, názory na niečo, čo vám v zásade neprináleží. Potrebujete dať najavo, že ste experti v nejakej oblasti.
Často sa porovnávate a svoje neistoty premietate do poúčania. Je to aj o tom, ako to vezme druhá strana. Inštinkt vám môže napovedať, alebo sa jednoducho opýtajte, či je vaša rada žiadúca. Veľa viete pokaziť dobrým úmyslom. Všetko stojí na tom, aby ste sa viac pýtali, počúvali a rešpektovali.
7. Píšte iba to, čo by ste povedali aj osobne.
Hranica medzi hodnotením a spätnou väzbou je tenká. Karanténa aj izolácia spôsobujú, že sa váš život presunul do online prostredia, kde sa často lynčuje za inakosť názorov. V zásade si všetci dovolia viac. Hovorte a píšte iba to, čo máte odvahu povedať aj osobne. Môžete tak predísť zbytočným konfliktom.
8. Nechcete dávať feedback? Riskujete pocity nezáujmu.
Absencia spätnej väzby na pracovisku môže viesť k situáciám, počas ktorých ľudia nevedia, čo majú robiť. Alebo je prítomný pocit, že aj keď robia maximum, stále to nie je dosť. Neistota spôsobuje úzkosť, a preto je potrebné, aby ste ju nahradili odvahou a angažovanosťou participovať na kultúre spätnej väzby.
Absencia feedbacku či jeho horšie komunikovanie môže spôsobiť, že ľudia budú pociťovať nezáujem. Uvedomte si, že aj poskytovanie spätnej väzby je zručnosť, ktorej sa učíte a zdokonaľujete ju.
Čo má obsahovať feedback?
- Dôvod, prečo sa realizuje,
- vysvetlenie kontextu, čo chcete povedať, či chcete oceňovať, bilancovať, zlepšovať, tvoriť novú stratégiu, nahrádzať to, čo nefunguje niečím novým,
- priestor na vyjadrenie pre partnera,
- stanovenie ďalšieho cieľu, krokov.
Existuje aj spätná väzba vo forme pochvaly, oslavy úspechu, prípadne upozornenia, že v budúcnosti potrebujete postupovať inak a zároveň je potrebné spoločne podchytiť ako. Nebojte sa oceniť nápady a inovácie.
Našli ste chybu? Napíšte na editori@forbes.sk.
