Trčanie v zápchach cestou do práce či z práce je pre mnohých ľudí témou minulosti. Pandémia zmenila spôsob, akým pracujeme, a na home office poslala aj tých z nás, ktorí si to predtým nevedeli ani predstaviť. Kam sa však podeli hodiny, ktoré sme predtým strávili „na cestách“? Ak nepoznáte odpoveď na túto otázku (čo asi nebude platiť pre rodičov v čase zatvorených škôl), niekde možno robíte chybu.
V roku 2019 strávil priemerný Slovák 46 minút denne dochádzaním do práce. Pri 250 pracovných dňoch je to 11 500 minút, teda takmer 192 hodín ročne.
Cestovanie do zamestnania nás teda predvlani ukrátilo o približne 8 dní čistého času, ktoré sme mohli využiť produktívnejšie.
Prieskum Harvard Business Review o trávení voľného času na vzorke 12-tisíc ľudí v USA a v Európe počas pandémie však ukázal, že tieto hodiny navyše dnes doslova „pálime“ neproduktívnou prácou.
Hranice
Výskumy ukazujú, že manažéri nahradili dochádzanie do zamestnania ďalšou prácou. Ich pracovný deň sa predĺžil v priemere o 56 minút a čas strávený v e-mailovej schránke o 13 minút denne.
Tieto zmeny boli ešte výraznejšie u tých vedúcich pracovníkov, ktorí sú zamestnaní vo veľkých firmách a korporáciách. Na virtuálnych stretnutiach trávia denne o 22 minút viac a v e-mailoch sa „hrabú“ o 16 minút dlhšie. No viac neznamená vždy aj lepšie.
Nie je žiadnou novinkou, že dlhodobo podávame oveľa lepší výkon, ak sme schopní udržiavať balans medzi súkromím a prácou. Aj naše sústredenie na prácu má svoje limity. Ani maratón sa totiž nedá bežať šprintérskym tempom. Udržiavať vopred stanovené (a zdravé) pracovné hodiny nám všetkým pomôže pár tipov.
1. Plánovanie voľného času.
Na rozdiel od manažérov, u „klasických zamestnancov“ sa celkový čas strávený prácou nezmenil. Zväčšili sa však medzery, čím sa náš pracovný deň natiahol v priemere o takmer 40 minút. A to budí dojem, že žiaden čas navyše oproti obdobiu spred pandémie ani nemáme.
Ak si odmyslíme rodičov, ktorým zatvorené školy komplikujú prácu, „zabíjame“ veľa času práve prokrastináciou počas dňa či nepotrebnou činnosťou – vypisovaním dlhých mailov namiesto rýchleho telefonátu či príliš dlhými a zbytočnými poradami, ku ktorým sa ešte dostaneme…
Riešením je plánovanie. A to nie len práce (v ktorej pomôžu „check-listy“, prestávky, stanovenie priority dňa), ale aj plánovanie voľného času. Skúste si napríklad s partnerom dohodnúť prechádzku v prírode na konkrétny čas (motivovať vás môže napríklad to, aby ste stihli západ slnka) a snažte sa dodržať tento termín.
Prípadne si dajte virtuálny „meeting“ s priateľmi alebo si nájdite inú aktivitu, ktorá vám aspoň čiastočne nahradí život pred pandémiou. Podvečerný drink po robote vás kedysi určite primäl k tomu, aby ste svoju robotu dokončili čo najrýchlejšie.
To, že možnosti trávenia času sú limitované, nemusí znamenať, že budete k laptopu priviazaný každý deň do neskorých večerných hodín. Či pôjde o pravidelnú prechádzku, rozhovor s rodinou alebo „vypnutie“ hlavy pri varení, nájdite si rutinu, na ktorú sa môžete po práci tešiť.
2. Nájdite si alternatívu k dochádzaniu.
Dochádzanie do práce nás síce často stresuje a obťažuje, výskumy však ukazujú aj jeho benefity. Ide najmä o to, že cesta do kancelárie nám poskytuje čas na prepnutie medzi súkromím a robotou, ktorý nám počas home officu môže chýbať.
Harvard Business Review preto odporúča vyhradiť si ráno približne štvrť hodinku na premýšľane o práci, a to ešte pred tým, ako reálne začnete pracovať.
Ak sa vrhnete do víru povinností bez toho, aby ste mali v hlave usporiadané, čo vás čaká a čo chcete, môžu vás veľmi rýchlo zaplaviť požiadavky ostatných. Výsledkom bude dlhší čas strávený robotou.
Vyskúšajte si napríklad triediť myšlienky a plánovať deň počas krátkej rannej prechádzky a možno tak okrem „strateného“ času začnete doháňať aj priemerný denný počet krokov, ktorý vo všeobecnosti v čase pandémie významne poklesol.
3. Prispôsobte si svoj pracovný čas.
Na to, aby ste úlohy dokončovali kvalitne a rýchlo, je skvelé poznať, kedy počas dňa máte najproduktívnejše chvíľky. Ak to vaša práca z domu aspoň v istej miere umožňuje, skúste využiť svoje prirodzené fyziologické nastavenie. Odporúča to aj lekár a odborník v oblasti spánkovej medicíny Imrich Mucska.
Ste ranné vtáča? Sadnite si k počítaču ešte pred pravidelnou rannou poradou a venujte sa napríklad e-mailom. Dá vám to šancu skončiť v práci skôr a vyhnúť sa podvečerným hodinám, keď už nevládzete.
Ste nočná sova? Skúste si vyhradiť časový úsek na robotu až keď domácnosť utíchne. Ráno si pospite dlhšie a tú časť z dňa, keď máte nízku pozornosť, využite na prechádzku či iné aktivity, ktoré vás nabijú na „večernú šichtu“.
Nastavenie takéhoto fungovania si však vyžaduje uvedomelých manažérov a dohodu v rámci tímov. Otvorením tejto témy vo vašej firme však nič nestratíte.
4. Skráťte porady.
Optimálna dĺžka virtuálneho stretnutia nie je jedna hodina, ako sa vám snaží nahovoriť váš Google kalendár. Nedovoľte, aby vám technológie či firemné zvyklosti diktovali, ako dlho s niekým hovoriť, ale plánujte si dĺžku porád sami a vopred. Ideálne na čo najkratší čas.
Ak je to vo vašich rukách, skúšajte si všetky porady skrátiť na 30-45 minút, prípadne tento nápad predostrite šéfovi. Vyžaduje si to síce lepšie plánovanie agendy pred stretnutím, no je pravdepodobné, že pracovníci budú počas takejto rýchlej porady sústredenejší a budú sa držať podstaty.
Pamätajte tiež na to, že nie každá oblasť práce si vyžaduje virtuálny míting všetkých zamestnancov. Automatizujte to, čo sa automatizovať dá.
Načo „zabiť“ každý deň reportovaním o tom, kto sa čomu venuje, ak sa na to dajú využiť iné nástroje, kde si to viete skontrolovať? Využite ich a vaše porady potom môžu patriť spoločným brainstormingom a tomu, čo sa nedá vyriešiť inými kanálmi.
Ako ešte viac skrátiť dĺžku porád? Vyskúšajte ich robiť postojačky! Garantujeme, že v takom prípade sa naozaj budete venovať len prioritám.
5. Bloky – „flow“ vs. spolupráca.
Prepínanie medzi rôznymi úlohami je neproduktívne a oberá nás o mnoho času a energie. Výskumy ukazujú, že po vyrušení sa človek dokáže opäť sústrediť na prácu po 15 minútach a kým sa do nej skutočne ponorí natoľko, že je schopný robiť aj dôležité rozhodnutia, môže to trvať až 30 minút.
Okrem tradičného odporúčania vypnutia všetkých notifikácii môže byť dobrou prevenciou aj lepšie manažovanie pracovných úloh počas dňa. Napríklad vyhradením okien na sústredenú prácu (tzv. flow) a na čas, keď spolupracujete s ostatnými.
V skratke, ak ste neustále každému k dispozícii a váš deň je jedna nekonečná porada, nečudujte sa, že potom nestíhate robiť veci, ktoré si na poradách dohodnete. Mnoho manažérov tento problém rieši práve blokovaním kalendáru v určitých sekvenciách.
6. Zaraďte aktívny odpočinok.
Ukazuje sa, že čas venovaný „pasívnym aktivitám“, ako je napríklad sledovanie televízie, počas pandémie dramaticky vzrástli. Naopak, činnosti patriace do kolónky aktívneho oddychu poklesli. Práve tieto aktivity však majú pozitívny vplyv na našu spokojnosť a duševnú pohodu.
Skúste teda do svojich karanténnych dní zaradiť viac chôdze či pohybu a uvidíte, ako sa to odrazí na vašej pracovnej produktivite. Vďaka pravidelnej fyzickej aktivite sa budete cítiť lepšie a dokonca si ňou zlepšíte pamäť, zvýšite schopnosť sústrediť sa a vybudujete si väčšiu odolnosť voči stresu.
Našli ste chybu? Napíšte na editori@forbes.sk.
