Udalosti minulého roka odštartovali špirálu nečakaných zmien, ktoré výrazne ovplyvnili životy ľudí aj firiem. Dotkli sa aj komunikácie a vzťahov na pracoviskách. Množstvo značiek sa neplánuje ani po pandémii vrátiť do „starých koľají“, čo vytvára priestor pre vznik tzv. hybridných pracovísk. S tým však súvisí nová výzva – ako efektívne komunikovať so zamestnancami a dosiahnuť, aby boli v práci spokojnejší?
Aj keď by sa mohlo zdať, že budovanie atraktívnej značky zamestnávateľa nebude pre rok 2021 prioritou, opak je pravdou. Napriek medziročnému rastu nezamestnanosti a zodpovedajúcemu zrýchleniu obsadzovania voľných pracovných pozícií (time-to-hire) sa totiž potvrdzuje, že značka zamestnávateľa zohráva významnú rolu vo zvyšovaní efektivity a angažovanosti ľudí v rozptýlených tímoch a tiež v znižovaní pocitu ohrozenia, vyhorenia či neistoty zamestnancov.
Podľa nedávneho prieskumu Gallagher’s State of the Sector 2021 až 4 z 5 respondentov považujú internú komunikáciu za kľúčovú časť employee experience (zamestnaneckej skúsenosti), čo predstavuje takmer 15-percentný nárast oproti minulému roku. Význam internej komunikácie bude navyše silnieť aj v postpandemickom období.
Zmysluplná digitalizácia komunikácie
Rok 2020 výrazne urýchlil proces digitálnej transformácie, no pre firmy nebol plynulý a ani jednoduchý. Digitálne komunikačné prostriedky, ktoré najčastejšie využívajú, totiž nie sú univerzálne. Riešením je multiplatformový prístup, ktorý umožní osloviť ľudí vo firme v správnom čase s relevantnými informáciami a spôsobom, ktorý je prirodzený pre konkrétny typ obsahu. Bez kvalitných dát to však nepôjde.
Audit internej komunikácie
Ak chcete, aby mali všetci zamestnanci vždy aktuálny prehľad o zmenách a novinkách vo firme, je nevyhnutné identifikovať, na ktorých platformách ich dokážete osloviť a akým spôsobom. Na zistenie potrebných dát vám poslúži audit internej komunikácie.
Ten pozostáva z troch kľúčových krokov:
1. Porozumenie publiku
Rovnako, ako v prípade komunikácie značky v externom prostredí, musíte aj v internej komunikácii najskôr dokonale poznať svoju cieľovú skupinu – vaše publikum. Zistite, aké kanály pre aké informácie vaši zamestnanci najčastejšie využívajú, čo v komunikácii preferujú a čo ju, naopak, sťažuje.
Opýtajte sa ich na problémy, s ktorými sa v kontexte internej komunikácie stretávajú, a zistite, aké sú ich špecifické potreby. Využiť môžete online dotazníky, alebo sa s vybranými skupinami zamestnancov pustite do otvorenej diskusie cez online videohovor.
2. Identifikácia a rozdelenie obsahu komunikácie
Po tom, čo získate cenné informácie o vašej cieľovej skupine, nedostatkoch v komunikácii a preferovaných komunikačných kanáloch, sa môžete pustiť do kategorizácie obsahu. Informácie rozdeľte do dvoch skupín. V prvej časti sa zamerajte na tie, ktoré sa bezprostredne týkajú práce (informácie o produktoch a službách, zmeny v obchodných podmienkach, zmeny v uplatňovaní zamestnaneckých benefitov a pod.).
Do druhej skupiny zaraďte informácie, ktoré nemajú priamy dopad na výkon pracovnej pozície (napr. témy spojené s firemnou kultúrou, spoločenskou zodpovednosťou či inými neformálnymi aktivitami vašej značky). Pre detailnejšie členenie môžete informácie rozdeliť aj z hľadiska času na tie, ktoré sú platné dlhodobo, a tie, ktoré platia len tu a teraz.
3. Tvorba obsahového plánu
Tretím a posledným krokom je tvorba obsahového plánu, ktorého neoddeliteľnou súčasťou je zoznam využívaných komunikačných prostriedkov. Na jedno miesto zhrňte všetky kanály, prostredníctvom ktorých dokážete dostať posolstvo k svojej cieľovej skupine. Zaraďte sem všetko od emailu, intranetu a interného newslettera až po nástenku v kuchynke.
Zabudnúť by ste nemali ani na video formáty, vlogy a podcasty či interné sociálne siete ako Yammer alebo Workplace od Facebooku. Po sumarizácii informácií spojte jednotlivé typy obsahu s komunikačnými kanálmi, cez ktoré budú distribuované a priraďte ich relevantným cieľovým skupinám. Nezabudnite definovať tiež osobu zodpovednú za konkrétnu časť obsahu a určiť frekvenciu komunikácie.
Využite aj reaktívny prístup
Na zvýšenie plynulosti internej komunikácie je nevyhnutné myslieť aj na tzv. on-demand informácie potrebné pre každodennú činnosť zamestnanca. Zdĺhavé vyhľadávanie týchto dát a náročné overovanie ich relevantnosti totiž podľa prieskumov patrí medzi najväčšie zdroje frustrácie zamestnancov.
Ak chcete zlepšiť pohodu ľudí vo firme a zvýšiť ich pracovné nasadenie, mali by ste usilovať o vytvorenie tzv. „single source of truth“ – jediného zdroja, na ktorom zamestnanci nájdu stopercentne relevantné informácie vždy, keď ich potrebujú.
Nový normál, pokračujúci trend
Nech už sa situácia vyvinie akokoľvek, interná komunikácia bude v dobrom i zlom pandémiou navždy poznačená. Je dôležité vziať si z nových trendov to, čo funguje a dlhodobo rozvíjať komunikáciu tak, aby prinášala výsledky a pozitívne vplývala na spokojnosť všetkých ľudí vo firme.
GALTON je brandingová agentúra, ktorá už viac ako 10 rokov pomáha úspešným slovenským spoločnostiam, silným globálnym hráčom aj odvážnym startupom budovať značku, zlepšovať image a tvoriť zdravú firemnú kultúru.
