Aj vy ste vymenili prácu z domu za hybridný režim a niekoľko dní v týždni sa presúvate do zamestnania? Vďaka technológiám je tento prechod pomerne bezbolestný, no na pamäti by sme mali mať niekoľko základných pravidiel, ktoré nám aj našim kolegom pomôžu lepšie komunikovať a zvládnuť nové pracovné výzvy.
Najdôležitejšie z nich vybrala Eva Vavráková z firmy Origameo, ktorá pomáha firmám upraviť svoje kancelárske priestory a pracovné procesy na hybridný režim.
1. Zvoľte správnu formu komunikácie.
E-mail alebo videohovor? Každý uprednostňuje inú formu komunikácie, je preto empatické vopred sa opýtať, aký spôsob preferuje druhá strana. Naopak, neváhajte a aj sami dajte vedieť, ktorý kanál preferujete vy.
V zásade platí, že e-mail je vhodný pre komunikáciu o niečom, čo nemá dnešný deadline. Ak je vec urgentná, použite telefón.
Platí základné pravidlo e-mailovej komunikácie – ak sa nedá záležitosť vyriešiť troma e-mailmi, zdvihnite telefón alebo zvoľte videohovor. Telefonát volíme aj v prípade, keď potrebujeme niečo schváliť alebo sa pre niečo rozhodnúť.
V prípade komunikácie o záležitostiach, ktoré majú dnešný deadline, ale sú menej dôležité, postačí chat.
2. Pracovné stretnutie môže byť aj na diaľku.
Každé stretnutie môže byť štandardne aj v režime na diaľku. Do pozvánky na pracovné stretnutie zahrňte aj link na stretnutie, resp. konferenčnú miestnosť, v ktorej sa online míting uskutoční a tiež zoznam zúčastnených osôb.
Ak sa potrebujete stretnúť osobne, overte si s každým účastníkom vopred, či sa môže v danom termíne dostaviť osobne.
3. Agendu aj ostatné materiály posielajte vopred.
Agendu a materiály, ktoré sú predmetom stretnutia, by ste mali všetkým účastníkom poslať vopred. Uistite sa tiež, či máte pred začiatkom po ruke všetky potrebné papiere či dokumenty.
Väčšina softvérov pre videokonferencie umožňuje zdieľanie obrazovky, čo uľahčuje digitálne zdieľanie materiálov.
4. Buďte dochvíľni.
Čakanie na kolegov alebo obchodných partnerov je vždy otravné a nedôstojné, nech ide o fyzické stretnutie v kancelárii alebo komunikáciu na diaľku. Preto si pripojenie na poradu či videokonferenciu neodkladajte na poslednú chvíľu. Ak viete, že termín nestihnete, bezodkladne o tom kolegov alebo partnerov informujte.
Kameru si zapnite vždy aspoň na úvod online komunikácie. Foto: Unsplash/Headway
5. Zariadenia si otestujte pred začiatkom stretnutia.
Ako organizátor máte zodpovednosť za plynulý priebeh stretnutia. Naplánujte si rezervu aspoň 10 – 15 minút pred samotným začiatkom. Skontrolujte mikrofóny, kamery a ostatné zariadenia a overte si, či všetko spoľahlivo funguje.
Ak je stretnutie komplexnejšie, napríklad ak sa ľudia pripájajú z viacerých zariadení alebo používajú rôzne pripojenia, s ktorými ešte nie ste stotožnení, priberte na stretnutie aj kolegu z IT podpory.
6. Na úvod online stretnutia si zapnite kameru.
Úvodné chvíle online stretnutia, porady či konferenčného videohovoru by ste mali absolvovať tvárou v tvár. Uistite sa preto, či máte na začiatku stretnutia zapnutú kameru. Komunikácia tvárou v tvár prispieva k budovaniu vzájomnej dôvery.
„Na druhej strane, len pozorovanie videhovorov je unavujúce, pretože pre mozog je ťažké interpretovať neverbálne prejavy počas fyzickej neprítomnosti,“ upozorňuje Eva Vavráková z Origameo. Po úvode videohovoru teda môžete kamery vypnúť, aspoň na záver ich však opäť na chvíľu zapnite, aby ste sa rozlúčili v dôvernejšej atmosfére.
Ak máte v pláne diskusiu alebo online stretnutie s ľuďmi, ktorých dobre nepoznáte, napríklad s novými kolegami alebo obchodnými partnermi, nechajte kameru zapnutú čo najviac, prípadne počas celého stretnutia.
Fungovanie zariadení si vyskúšajte vopred s dostatočnou časovou rezervou. Foto: Unsplash/Leon
7. Udržiavajte očný kontakt – pozerajte sa do kamery.
Udržiavanie očného kontaktu je dôležitým prvkom komunikácie – vrátane tej na diaľku. Preto, ak máte zapnutú kameru, uistite sa, že sa pozeráte svojim partnerom do očí.
V prípade videohovoru to dosiahnete tým, že sa budete pozerať priamo do kamery.
Bežnou chybou je sledovanie očí osoby hovoriacej na druhej strane obrazovky či hypnotizovanie diskusného vlákna v chatovacej časti aplikácie. Je to intuitívne, no v diskutujúcom partnerovi zanecháte pocit, že ste mysľou inde.
8. Vypnite si mikrofón, keď nerozprávate.
Stíšte alebo si vypnite mikrofón, keď nerozprávate, aby ste sa vyhli nežiadúcim zvukom a hluku, ktoré vaše stretnutie narušia. Zvlášť rušivo pôsobí spätná väzba z mikrofónov, ak sa online stretnutia účastní viacero ľudí.
Aj pri výbere miesta na online hovor zvážte, či vás pri hovorení nebudú rušiť zvuky v pozadí.
9. Zvoľte primeraný odev.
Práca z domu nám šetrí čas potrebný na cestovanie a oblečenie v súlade s pravidlami firmy. A hoci najjednoduchšie je pracovať celý deň v obľúbenom desaťročnom tričku, majte na pamäti aj kolegov v kancelárii. Voľbou primeraného odevu budete na zmiešaných poradách pôsobiť profesionálnejšie.
10. Vyhýbajte sa rozptyľovaniu.
Prieskumy dokazujú, že väčšina ľudí robí popri online stretnutiach viacero iných vecí, ako je napríklad čítanie e-mailov či písanie správ. Pokúste sa týmto aktivitám vyhnúť.
Pomôže vám v tom aj samotné usporiadanie pracovného prostredia. Telefón odložte z vášho dosahu a vypnite si notifikácie.
11. Uprednostňujte kolegu, ktorý pracuje na diaľku.
Ak začnú naraz hovoriť dvaja ľudia počas hybridného stretnutia, pričom je jeden osobne prítomný a druhý sa pripája online, uprednostnite online kolegu, pretože zo svojej podstaty má v miestnosti menej priestoru.
Z ľudskej prirodzenosti vyplýva, že uprednostňujeme ľudí, ktorí sú nám bližšie časovo alebo v priestore. Pre známe porekadlo „zíde z očí, zíde z mysle“ už máme aj odborný termín – zaujatosť voči fyzickej vzdialenosti.
Buďte si preto tejto predpojatosti vedomí a používajte konverzačné stratégie, ako aktívne oslovovať a počúvať kolegov. „Pomôže im to, aby sa do projektu či témy zapojili, budú sa cítiť užitočne a získajú tak pocit, že ich nápady boli vzaté do úvahy,“ radí Vavráková.
12. Robte si prestávky.
Ak vaše stretnutie trvá viac ako 45 minút, zvážte prestávku. Zvlášť pre tých, ktorí sa pripájajú online.
Dlhodobé pozeranie na monitor totiž spôsobuje virtuálnu únavu. Päťminútový oddych pomôže obom stranám načerpať nové sily.
13. Po stretnutí dajte do obehu zápis z online stretnutia.
Urobte to čo najskôr a uistite sa, že sú každému zrozumiteľné všetky plány aj úlohy. Ideálne je použiť chat daného stretnutia.
Je to obzvlášť užitočné, pokiaľ ide o pravidelné stretnutia, budete mať na jednom mieste kompletný prehľad o posune témy.
Oblečenie na online mítingy nemusí byť formálne, ale neprežeňte to. Foto: Unsplash/Visuals
14. Rozvrhnite si čas pre e-maily.
V prípade e-mailovej komunikácie si nastavte čas, kedy budete e-maily čítať, aj kedy na ne budete odpovedať.
Vyhnete sa tak vynútenej práci po večeroch či víkendoch. Pravidelný harmonogram vám umožní odpojiť sa a načerpať sily počas offline chvíľ.
15. Nastavte si odpoveď „mimo kancelárie“.
V dnešných časoch je obzvlášť dôležité nastaviť si konkrétnu automatickú odpoveď, aby odosielateľ zbytočne neočakával vašu reakciu. Ozvete sa automaticky po návrate k pošte? Chcete, aby sa vám pripomenuli? Či sa vám majú ozvať ihneď telefonicky, pokiaľ je to urgentné?
16. Aktívne používajte deadliny.
Ak je to urgentné, je lepšie kolegovi zatelefonovať, pretože niektorí si čítajú e-maily len raz za čas. Na druhej strane, ak dáte partnerom či kolegom rozumný čas na spracovanie požiadavky, zvýšite tým šance na jej splnenie.
Netreba zabúdať, že nedostatočné plánovanie na vašej strane by nemalo byť dôvodom na vytváranie tlaku na kolegov alebo partnerov.
Našli ste chybu? Napíšte na editori@forbes.sk
