Leonardo da Vinci bol výborný v multitaskingu – venoval sa kartografii, robotike a vynálezom popri tom, ako maľoval obrazy. Naopak, Franz Kafka, ako 29-ročný právnik, napísal krátku novelu „Rozsudok“ počas jedného osemhodinového sedenia za svojím stolom a vyhlásil, že iným spôsobom nedokáže písať.
Na každého z nás platí niečo iné. Niekto potrebuje podrobne naplánovaný denný rozvrh, ďalší uprednostňuje plnenie úloh tak, ako prídu. No niektoré zásady správneho time manažmentu sú univerzálne – napríklad dovoliť si robiť veci, ktoré máme radi, bez výčitiek. Prečítajte si sedem rád, ako si naplánovať čas a mať z toho radosť od lektorky Kataríny Pázmány z občianskeho združenia PDCS.
Katarína Pázmány, lektorka občianskeho združenia Živica a externá lektorka time manažmentu v PDCS. Foto: Archív Kataríny Pázmány
Prvá rada: Čas je váš spojenec.
Počas uplynulých dekád sa prístup k time manažmentu postupne menil. Na začiatku 50. rokov vládli svetu „to-do listy“. Ľudia si mysleli, že ak identifikujeme všetky požiadavky, ktoré nás v ten deň čakajú, budeme mať čas pod kontrolou. Druhou generáciou time manažmentu bola snaha naplánovať si celý týždeň do diára. Do rozvrhov si sme si mali značiť čas, ktorý chceme venovať práci, rodine, športu, voľnému času.
V knihách o time manažmente, ktoré boli napísané v tomto období, nájdete rady ako: „Ak sa však chce vaša frajerka s vami rozísť a vy máte naplánované niečo iné, nie stretnutie s ňou, nebojte sa pozmeniť váš program. Ľudia majú prednosť pred plánovaným rozpisom.“
Z dnešného pohľadu nám to príde smiešne. Dnes hovoríme o takzvanom štvrtom prístupe k time manažmentu, ktorý berie čas ako prirodzenú súčasť, ako spojenca. Chápe vzťahy a výsledky našej práce ako niečo, čo sa odohráva v čase a nekladie otázku, čo a kedy robíme, ale pýta sa: „Prečo to robíme?“
Druhá rada: Majte vizuálny prehľad.
Je dobré mať vizuálny prehľad o úlohách, ktoré máte pred sebou. V akejkoľvek forme, ktorá vám vyhovuje. Menšie tímy na komunikáciu medzi sebou používajú Asanu, Slack alebo Trello. Tak majú navzájom prehľad o svojich úlohách. Ja svoje úlohy potrebujem mať napísané v tabuľke, ráno si určím poradie podľa priorít, v ktorom ich vykonám.
Tretia rada: Pravidlo dvoch minút.
Počas dňa sa snažím riadiť pravidlom, ktoré sa mi veľmi osvedčilo: „Ak to môžeš spraviť do dvoch minút, sprav to hneď.“ Rýchlo tak vyriešim množstvo úloh, ktoré by som inak odsúvala a myslela na ne počas dňa. Samozrejme, ak je to komplexnejšia úloha, pripíšem si ju v tej chvíli do zoznamu.
Štvrtá rada: Prestaňte s multitaskingom.
Multitasking je schopnosť operačného systému vykonávať viacero úloh naraz. Neviem, prečo toto technické slovo používané v IT považujeme za niečo ľudské. V skutočnosti ani počítače nemultitaskujú. Prepínajú z jednej úlohy na druhú a rovnako nevedia robiť viac úloh naraz, ako aj ľudia.
Navyše, ľudia prepínajú z úlohy na úlohu mnohokrát bez toho, aby si to uvedomovali a dostatočne kontrolovali. Pri prepnutí medzi dvomi úlohami dochádza k takzvanému oknu, keď sa náš mozog nesústredí na nič. Keď sa držíme naraz viacerých úloh z rôznych oblastí, dokážeme sa do požadovaného „flow“ dostať omnoho pomalšie. Robíme pri tom viac chýb, ktoré následne potrebujeme opraviť. Aké to má dôsledky?
Trávime viac času v práci, máme menej výsledkov, menej spíme, nezdravo sa stravujeme, priberáme, nemáme čas na vzťahy a pociťujeme viac stresu. Ak chceme, aby to bolo pre nás užitočné, potrebujeme prestať prepínať, prestať multitaskovať. Potrebujeme sa naučiť do úlohy dostať a aj ju zanechať. Naučiť sa robiť medzi jednotlivými úlohami čiaru.
Piata rada: Hľadanie balansu nie je všetko.
Pred pár rokmi som sa snažila efektívne si naplánovať pomaly celý svoj mesiac. Začala som tým, že som si spísala aktivity, ktoré sú pre mňa dôležité a na ktoré zväčša nemám čas, následne si to napísala do tabuľky a pomaly odškrtávala – kresliť, zavolať babičke, naučiť sa niečo nové… Skončilo sa to tým, že som sa cítila ako efektívny robot a takmer vôbec som necítila zo svojich aktivít radosť, aj keď bežne pre mňa dôležité sú.
Hovorí sa, že máme hľadať balans, ale všimla som si, že sama som vo svojom živote mala najviac energie, keď som ho vybalansovaný nemala – plánovanie workshopov, ktoré ma nadchli, trekkovanie v Andách, sťahovanie sa… Mimochodom, už ste skúšali mať vybalansovaný život práve, keď ste sa zamilovali? Môžno potrebujeme trochu menej balansu a trochu viac robiť veci, ktoré nás pohltia a z ktorých máme radosť.
Šiesta rada: Bez výčitiek – aj počas voľna.
Myslím si, že ľudia sú na seba mnohokrát zbytočne prísni. Ako keď sa rozhodnete, že chcete držať diétu a od druheho dňa začnete s tou najdrastickejšou, ktorá existuje. Samozrejme, že to nevydržíte ani dva dni.
Nemali by ste robiť niečo iba preto, že „musíte“ a pozerať sa na seba sebakriticky. Podobne je to aj s chvíľami voľna. Vo chvíľach voľna robte to, čo máte radi a nemajte z toho výčitky. Pokiaľ si idete zabehať, hoc na hodinu, ale popri tom neviete vypnúť hlavu a rozmýšľate nad tým, čo si oblečiete, ako máte stihnúť míting a čo ešte potrebujete pripraviť, takéto „voľno“ pre vás efekt nemá.
Pokojne si vaše voľno naplánujte, ideálne tak, aby ste ho nemohli nespraviť či posunúť. Ak je to joga, zapíšte sa na kurz, ak chcete mať viac času na kultúru, rovno si kúpte lístok do divadla či do kina. Alebo len ležte a čítajte. Výčitky však dajte bokom – voľno je pre vás, tak majte z neho radosť.
Na mňa napríklad fungujú aktivity, ktoré ma nútia byť v prítomnosti a plne pohltia – ako akro joga a bedminton. Tiež na mňa veľmi dobre pôsobí aspoň malý kontakt s prírodou.
V poslednom čase sa hovorí o „nepokoji z nedostatku prírody“ (nature deficit disorder) a výskumy ukazujú, že už krátka prechádzka parkom, miesto rušnej križovatky, znižuje sebakritizovanie, zvyšuje odolnosť voči reklamám, zlepšuje inštinkty a stávate sa hravejšími a viac otvorení prejavom láskavosti.
Takže ak si plánujete cesty do/z práce či miesta obedov, pozrite sa, či v okolí nemáte trochu zelene a pokojne to môže byť súčasťou vášho oddychu.
Siedma rada: Sebapoznanie.
Zlatým pravidlom je poznať sám seba. Vedieť, aká práca a aké pracovné tempo mi vyhovuje. Niektorí ľudia potrebujú deadline, iní potrebujú pracovať bez stresu. Time manažment sú viac ako techniky na efektívne strávený čas. Je to o vzrušujúcom sebaodhaľovaní toho, kým sme, ako pracujeme, čo máme radi a čo je pre nás dôležité. Prijmite toto pozvanie na sebapoznávanie, pracujte s tým, čo nájdete, a nemajte výčitky.
