Máte pocit, že ani 27-hodinový deň by vám nestačil, aby ste stihli všetko, čo máte v pláne? Čas je vzácnou komoditou a veľmi ľahko vás začne ovládať. Získajte nad ním kontrolu pomocou týchto piatich krokov.
1. Naplánujte si časové bloky podľa aktivít.
Časové bloky sú osvedčenou technikou na zlepšenie produktivity. Môžete to však posunúť ešte o krok vpred tým, že jednotlivé bloky budete venovať konkrétnym činnostiam.
Veľké časové úseky z pracovného dňa zaberajú stretnutia a telefonáty, preto si každý deň vytvorte blok, ktorý im venujete. Ak vám mítingy zaberajú veľkú časť dňa, môžete im venovať dva bloky. Nebudete môcť ovplyvniť externe naplánované mítingy, ale môžete mať takto kontrolu nad tým, kedy si ľudia s vami naplánujú stretnutie či telefonát.
Ďalší blok venujte napríklad e-mailom. Keď budete hromadne odosielať e-maily v konkrétnych časoch, pôjde to rýchlejšie, keďže tomu budete venovať plnú pozornosť. Ak sa toho naozaj budete držať, nebudete mať pokušenie otvárať doručenú poštu zakaždým, keď vám príde upozornenie a zvýši sa tak vaša produktivita.
2. Prestaňte s posielaním e-mailov, aby ste si dohodli stretnutie.
Nie je nič frustrujúcejšie než nekonečné „Máte čas o tomto čase v tento deň?“ „Nie, čo tak o toľkej v iný deň?“. Ušetrite si čas a aj zdravý rozum tým, že začnete používať online plánovač. Odkaz naň môžete jednoducho poslať druhej strane a oni si tam môžu zarezervovať čas, kedy im vyhovuje stretnutie s vami.
Dobrými voľbami sú napríklad aplikácie Calendly a Acuity. Ich funkcie môžete prispôsobiť svojim potrebám, vďaka čomu získate plnú kontrolu nad časmi stretnutí, dostupnosťou a typmi mítingov.
3. Hovorte „nie“ častejšie.
Ak budete na všetky úlohy či záväzky hovoriť áno, je to rýchla cesta k vyhoreniu. Vždy budú veci, ktoré nemôžete odmietnuť, máte však vo vašich odpovediach oveľa väčšiu flexibilitu, než si možno myslíte.
Nie nemusí znamenať, že niečo úplne odmietate urobiť. Môžete sa napríklad opýtať, či môžete spraviť len časť úlohy a niekto by vám pomohol urobiť jej zvyšok, ak je toho na vás príliš veľa.
Aby ste vedeli, či povedať nejakej úlohe áno, zistite, či má nejakú hodnotu. Pomôže vám napredovať v kariére? Naučíte sa novú zručnosť? Ste schopní úlohu zvládnuť bez toho, aby to ovplyvnilo vašu ďalšiu prácu?
Ak si nie ste hneď istí odpoveďou, môžete požiadať o čas na premyslenie. No keď sa aj vtedy pristihnete, že si musíte zdôvodňovať svoje „áno“, zrejme by ste mali ponuku odmietnuť.
4. Ak je to potrebné, preložte termíny.
Aj pri najlepšom plánovaní sa občas stane, že nás čas „prevalcuje“. Príde ďalší projekt, životná zmena alebo ste si toho príliš veľa naplánovali bez toho, aby ste si to uvedomili. Keď sa to stane, najlepšie, čo môžete urobiť, je preložiť alebo prehodiť termíny.
Budete tak môcť venovať viac energie mítingu alebo hovoru namiesto toho, aby ste sa stresovali a ponáhľali. Určite sa chcete vyhnúť zrušeniu na poslednú chvíľu, ale ak sa to stane, je dôležité, aby ste sa danej osobe úprimne ospravedlnili a nechali ju vybrať čas, kedy by jej vyhovoval náhradný termín.
5. Nájdite si optimálny pracovný rozvrh.
Nájdenie optimálneho rozvrhu bude vyžadovať niekoľko pokusov a omylov. Na konci každého pracovného dňa si urobte rýchly audit toho, ako ste strávili čas v práci. Upravujte si ho podľa potreby, až kým nájdete najlepší spôsob toho, ako si usporiadať deň.
Článok vyšiel na Forbes.com. Autorkou je prispievateľka Ashira Prossack.