Poznáte ten pocit, keď máte míting za mítingom? Pomedzi to si ani nestihnete vydýchnuť a ledva niečo „prehryznete“. V tom prípade je čas na upratanie povinností zapísaných v kalendári.
Keď sa začiatkom tohto roka Stephanie Dismore, výkonná riaditeľka Hewlett-Packard pre Severnú Ameriku, ocitla v neprestajnom kolotoči medzi letiskami, preplneným harmonogramom a videohovormi, pochopila jedno. Potrebuje si prejsť zoznam naplánovaných stretnutí.
Spolu s asistentkou tak niektoré mítingy delegovali, ďalšie, ktoré mali slúžiť len na zdieľanie informácií, zrušili a požiadali o zaslanie prezentácie. Nakoniec sa zamerali na zvyšok – tie stretnutia, ktoré mali ostať v kalendári, museli prejsť testom.
„Svojmu tímu hovorím, že ak nie je cieľ, nie je potrebná účasť,“ vysvetľuje Dismore. Dodáva, že ak neexistuje jasný cieľ, tak „jednoducho odmietnem stretnutie. Ak je dôležité, v určitom okamihu sa vráti do môjho kalendára aj s cieľom.“
Ako si upratať v kalendári?
Nie každý má právomoc alebo asistenta na to, aby si takto mohol vyčistiť kalendár.
Po viac než dvoch rokoch práce z domu má však mnoho ľudí problém s návratom k normám spred pandémie. Zamestnanci sa tak musia vyrovnávať s obedmi a konferenciami konajúcimi sa osobne, služobnými cestami a večerami zameranými na vytváranie kontaktov či s kalendármi preplnenými ešte z obdobia virtuálnych stretnutí.
Stephanie Dismore, Hp. Foto: archív Garage.hp.com
Stephanie Dismore, výkonná riaditeľka Hewlett-Packard pre Severnú Ameriku, si dala za cieľ vyčistiť si pracovný kalendár od nepotrebných stretnutí. Foto: archív Garage.hp.com
„Množstvo mítingov sa neznížilo na také, na aké sme boli zvyknutí pred covidom,“ hovorí Dismore. „Všetci cítia rovnaký tlak.“
Na vyriešenie tohto problému vynakladajú niektoré spoločnosti väčšie úsilie a snažia sa tak bojovať s preťažením z mítingov. Snaha je odstrániť najmä tie, ktoré sa opakujú denne či týždenne.
Open source softvérová platforma GitLab má každoročné „upratovanie mítingov“, kde určí, ktoré opakované mítingy sú potrebné. Navyše, niektoré tímy majú „asynchrónne týždne“, počas ktorých majú výrazne skrátený čas mítingov.
Softvérová firma Asana na jar tohto roka experimentovala s procesom, ktorý nazýva „súdny deň mítingov“. Pracovníci vtedy preveria, ktoré mítingy sú hodnotné, a potom naplánujú čas na vymazanie všetkých mítingov. Na záver tie s pridanou hodnotou vrátia do kalendárov späť po zvážení toho, ako často sa musia konať a kto sa na nich skutočne potrebuje zúčastniť.
Slack v júni zaviedol „Focus Fridays“. Piatky sú dni, ktoré mnohé spoločnosti využívajú na neorganizovanie interných mítingov.
Komunikačná platforma Slack tiež dbá na „Maker Weeks“, a to dvakrát za štvrťrok. Počas týchto týždňov sú zrušené všetky opakujúce sa interné mítingy, vďaka čomu ostáva viac času na sústredenie sa. Zároveň to slúži na preverovanie skutočne dôležitých pracovných stretnutí.
„V podstate je to počas jedného týždňa zrušenie všetkých opakujúcich sa mítingov a následné pridanie späť tých nevyhnutných,“ hovorí Brian Elliott, senior viceprezident Slacku, ktorý vedie pracovnú skupinu „digital first“.
Ktoré stretnutia sú skutočne potrebné?
Organizácie sa teraz snažia prelomiť zvyky zavedené počas pandémie, keď si ľudia museli vyhradiť čas v kalendári na chatovanie namiesto toho, aby len prešli ku kolegovmu stolu.
Obrovský nárast
Prieskum spoločnosti Microsoft ukazuje, že priemerný používateľ platformy Teams zaznamenal medzi februárom 2020 a 2022 153-percentný nárast počtu mítingov a 252-percentný nárast času, ktorý mu týždenne zaberú mítingy.
Aktuálne, keď sa spoločnosti snažia vysporiadať s hybridnou prácou, zároveň čoraz častejšie čelia požiadavkám zamestnancov na flexibilitu ohľadom ich pracovného času a miesta výkonu práce.
Výskum Future Forum zistil, že časová flexibilita je pre pracovníkov čoraz dôležitejšia a veľké percento chce mať možnosť vybrať si kedy, ako a kde bude pracovať. Väčšia pozornosť sa tiež venuje asynchrónnej práci, pri ktorej tímy používajú nástroje na spoluprácu vo vlastnom čase, namiesto zhromažďovania sa v konkrétnych momentoch.
„Naším základným prístupom k riešeniu problémov je pridávanie a s tým musíme bojovať,“ hovorí Bob Sutton, profesor na Stanfordovej univerzite, ktorý študoval, ako môže redukovanie pomôcť s preťažením zo stretnutí.
„Musíte sa zamerať na tieto otázky: Potrebujem vôbec ísť na tento míting? Mohol by sa na ňom zúčastniť menší tím? Mohol by byť menej často alebo kratší?“
Súdny deň mítingov
Pilotná štúdia v Asane ukázala, že pracovníci ušetrili priemerne 11 hodín mesačne tým, že si urobili „audit“ mítingov, vymazali opakujúce sa mítingy a potom pridali späť len tie dôležité.
„Množstvo 30-minútových mítingov sa zmenilo na 25- alebo dokonca len 15-minútové. Mnohé týždenné mítingy sa zmenili na dvojtýždenné či mesačné,“ hovorí Rebecca Hinds, vedúca Asana Labs.
„Núti vás to úplne prehodnotiť vaše mítingy a prebudovať kalendár od základov spôsobom, ktorý nie je možné spraviť, ak sa na mítingy pozeráte jeden za druhým,“ hovorí Hinds, nazývajúc tento proces „súdny deň mítingov“.
Jessica Reeder, vedúca manažérka pre stratégiu a prevádzku pracoviska v GitLab, hovorí, že je dôležité vopred naplánovať akýkoľvek druh hromadného mazania mítingov, aj keď len dočasného.
Prácu je stále nutné dokončiť a musí byť vytvorený plán, ako sa budú prijímať rozhodnutia. „Práca sa len tak nezastaví. Nemôžete si zo dňa na deň povedať, že nebudete mať žiadne mítingy. Musíte poskladať kúsky skladačky tak, aby ste mohli byť aj naďalej produktívni a efektívni.“
Musí to však byť vedené zhora. Opakujúce sa mítingy ostávajú v kalendároch príliš často. Pracovníci s nižším postavením totiž cítia povinnosť sa na nich zúčastniť a nemajú pocit, že ich môžu preskočiť.
Preto je obzvlášť dôležité, aby vedúci pracovníci kontrolovali a vymazali nepotrebné mítingy. „Ak sa zastavíte a začnete rozmýšľať o mítingoch, je naozaj jednoduché zistiť, ktoré sú potrebné,“ hovorí Reeder.
Dismore ešte dodáva, že vyčistenie kalendára a plánovanie piatkov bez mítingov je súčasťou širšieho úsilia pomôcť predchádzať syndrómu vyhorenia. Na mnohých mítingoch je zbytočne veľké množstvo ľudí, z ktorých mnohí by mohli namiesto toho robiť niečo iné.
Článok vyšiel na Forbes.com. Autorkou je redaktorka Jena McGregor.
