Štvordňový pracovný týždeň je trend vyvolávajúci protichodné reakcie. Niektorí ho ospevujú, iní zatracujú. Čiastočne preto, lebo pod pojmom štvordňový týždeň sa označujú dva rozdielne pracovné modely.
Štvordňový týždeň prvýkrát vzbudil pozornosť firiem a médií v sedemdesiatych rokoch. Spoločnosti vtedy začali experimentovať s rôznymi formami flexibilného pracovného času. Jedna z alternatív, ktorú zamestnancom ponúkali, bola možnosť odpracovať si celý svoj pracovný čas počas štyroch dní. Tento koncept sa nazýval aj compressed workweek (natlačený týždeň).
Po úvodnom nadšení sa však ukázalo, že natlačenie práce do štyroch dní nemá pozitívny vplyv ani na produktivitu, ani na spokojnosť zamestnancov. Úvodné zlepšenie parametrov spokojnosti sa v dlhšom časovom horizonte vytratilo a koncept štvordňového pracovného týždňa upadol na niekoľko desiatok rokov do zabudnutia.
Opätovne sa dostal do hľadáčika médií v roku 2018, keď novozélandská firma Perpetual Guardian zaviedla štvordňový týždeň spojený so skrátením pracovného času na 32 hodín, pričom zamestnanci naďalej dostávali rovnaký plat ako pri 40-hodinovom pracovnom čase.
Výsledky výskumníkov, ktorí experiment sledovali, naznačovali, že tento formát štvordňového týždňa (označovaný aj ako 100:80:100, čiže 100 percent platu za 80 percent odpracovaného času pri zachovaní 100-percentnej produktivity) by mohol priniesť zásadné zlepšenie well-beingu zamestnancov bez negatívneho dopadu na finančné výsledky firmy.
Bola to povzbudivá správa, pretože podľa údajov britskej National Health Service (NHS) počet práceneschopností spôsobených stresom, depresiou a úzkosťami spojenými s prácou každým rokom narastá.
Pandémia tento stav prehĺbila, ale aj po odznení jej dôsledkov sa situácia stále zhoršuje. Narastajúce množstvo práceneschopností spôsobuje firmám aj ekonomikám krajín obrovské straty a núti ich uvažovať nad zmenami, ktoré by dokázali situáciu zvrátiť. Jednou z nich môže byť štvordňový pracovný týždeň.
V prospech kratšieho týždňa hrá aj jeho pozitívny vplyv na schopnosť firiem získavať nové talenty a udržať si ich. To je dôvodom, prečo ho spoločnosť Gartner zaradila medzi top deväť pracovných trendov na rok 2024. Vo výskume realizovanom Chartered Institute of Personnel Development (CIPD) vyjadrila tretina organizácií presvedčenie, že štvordňový týždeň sa stane realitou pre väčšinu britských pracovníkov v horizonte najbližších desať rokov.
Prínos kratšieho týždňa
Od pionierskeho pokusu spoločnosti Perpetual Guardian otestovalo štvordňový týždeň pod dohľadom výskumného tímu vedeného profesorkou Juliet Schorovou z Boston College už viac ako stošesťdesiat firiem z rôznych častí sveta. Viac ako deväťdesiat percent z nich hodnotilo pilotnú fázu pozitívne a rozhodlo sa v skrátenom týždni pokračovať.
Výsledky ukázali, že ich výnosy zostali na rovnakej úrovni ako pri päťdňovom týždni, zato sa výrazne znížila fluktuácia zamestnancov a zrýchlil sa nábor nových. Pracovníci pociťovali nižšiu mieru stresu a vyhorenia a zlepšilo sa aj ich fyzické a psychické zdravie.
V júli 2023 výskumný tím zverejnil výsledky štyridsaťjeden spoločností, ktoré využívajú skrátený pracovný týždeň viac ako rok. Ich zistenia potvrdili, že aj keď sa niektoré parametre (vyhorenie, pracovná spokojnosť) v dlhšom časovom horizonte mierne zhoršili, všetky zostali nad úrovňou hodnôt spred zavedenia štvordňového týždňa. Dáta sú potvrdením, že dve základné premisy, na ktorých bol model 100:80:100 postavený, skutočne platia.
Prvý predpoklad
Skrátenie pracovného času pri zachovaní pôvodného platu umožní zamestnancom žiť kvalitnejší a vyváženejší život, čo má pozitívny dopad na ich fyzické aj psychické zdravie.
Aj keď názov štvordňový týždeň podsúva myšlienku, že pointou je trojdňový víkend, v skutočnosti je najdôležitejšou charakteristikou skrátenie pracovného času. I keď mnohé spoločnosti zavádzajúce skrátený týždeň zvolili voľný piatok, zďaleka to nebola jediná alternatíva.
Viaceré firmy potrebovali zabezpečiť dostupnosť pre klientov počas všetkých piatich dní, a tak volili medzi rotujúcimi voľnými dňami (pondelok/piatok, pondelok/streda/piatok, každý člen tímu iný voľný deň, striedanie voľného dňa) alebo skráteným časom počas piatich dní. Výsledky ukázali, že všetky alternatívy mali rovnako pozitívny dopad na životnú pohodu zamestnancov.
Druhý predpoklad
Zavedenie skráteného týždňa vyžaduje zmenu spôsobov práce tak, aby zamestnanci boli schopní dosiahnuť za kratší čas rovnaký finančný výsledok a spokojnosť zákazníkov ako pri pôvodnom pracovnom čase.
Tento predpoklad býva najväčším dôvodom pochybností. Je možné pracovať kratšie a dosahovať rovnaké výsledky? Výskumy profesorky Juliet Schorovej ukazujú, že to možné je, aj keď sa nám to zdá kontraintuitívne. Vyžaduje si to však dôkladnú prípravu na viacerých úrovniach.
Ako úspešne zaviesť štvordňový pracovný týždeň?
1. Zameranie sa na výsledok
Meranie odpracovaného času je všeobecne akceptovaným, ale zďaleka nie dokonalým meradlom produktivity. Vzniklo ako dôsledok narastajúcej komplexnosti firiem a pozícií, ale jeho vedľajším efektom je zameranie sa na činnosti namiesto výsledkov.
Prvým predpokladom úspešného zavedenia skráteného času je presunúť svoju pozornosť späť k želaným výsledkom na úrovni každého tímu a jednotlivca. Takéto uvažovanie pomôže ujasniť si, čo je skutočne kľúčové, a čo sú aktivity, ktoré sa síce vo firme robia, ale nemajú až takú pridanú hodnotu. V prípade firiem, ktorých biznisový model je postavený na fakturovaní za odpracovaný čas (právnici, IT špecialisti atď.), zameranie sa na výsledok si vyžaduje kompletnú zmenu cenotvorby.
2. Zefektívňovanie až odstraňovanie procesov
Druhým krokom je zefektívnenie až úplné odstránenie niektorých aktivít. V každej firme existuje priestor na zefektívnenie, ale vo väčšine sa to nedeje v dostatočnej miere, lebo manažéri a zamestnanci sú príliš zaneprázdnení každodennou exekutívou.
Potvrdzuje to príklad právnickej kancelárie Maruszkin Law z Varšavy. V rámci prípravy na skrátený týždeň musela zaviesť digitálny systém prijímania úradných dokumentov napriek tomu, že v Poľsku väčšina inštitúcií, firiem a právnických kancelárií stále medzi sebou komunikuje prostredníctvom pošty.
Vďaka prechodu na digitálny systém mohli mať voľný piatok bez obáv z negatívnych dôsledkov pri nevyzdvihnutí fyzickej pošty.
Veľký priestor na zefektívnenie ponúka oblasť vnútrofiremnej komunikácie, ako sú mítingy a emaily. Presvedčila sa o tom aj mediálna spoločnosť Welcome to the Jungle, ktorá výrazne okresala počet pracovných stretnutí. Technický tím prešiel z denného mítingu na nástroj Standuply v Slacku, niektoré týždenné mítingy sa začali konať len raz za tri týždne a trvanie všetkých sa skrátilo vďaka lepšej príprave a organizácii.
3. Individuálna efektivita
Tretím krokom je zameranie sa na individuálnu efektivitu. Predstava, že keď budeme pracovať dlhšie, stihneme toho viac, je vo väčšine z nás silne zakorenená. V skutočnosti za tú istú jednotku času niekedy stihneme obrovské množstvo úloh a inokedy takmer nič.
Pochopenie, čo na to vplýva, je kľúčové, aby sme dokázali zvládať svoju prácu za kratší čas. Jednoduchým príkladom aktivít z tejto kategórie je zameranie sa na odstránenie rušivých podnetov, ktoré dramaticky znižujú našu produktivitu.
Firmy, ktorým to s kratším týždňom nevyšlo
Štvordňový pracovný týždeň má potenciál priniesť do sveta práce viacero pozitív. Neznamená to však, že by sme ho mali začať nekriticky a celoplošne zavádzať.
Dáta, ktoré máme k dispozícii, sú zo selektívnej vzorky, čiže rovnako pozitívny výsledok by nedosiahla ľubovoľná firma. Zavádzali ho len firmy, ktorých manažment bol presvedčený o dôležitosti životnej pohody zamestnancov. Boli to spoločnosti, kde panovala vzájomná dôvera medzi manažmentom a zamestnancami.
Dôvera je pri hľadaní netradičných riešení, ako zefektívniť zaužívané spôsoby práce, naozaj kľúčová. Zamestnanci zároveň vnímali štvordňový týždeň ako benefit a nie ako nárokovateľnú položku. Uvedomovali si a akceptovali, že môžu nastať situácie, keď budú musieť pracovať aj počas svojho voľného dňa.
Medzi spoločnosťami, ktoré doteraz skrátený týždeň zaviedli, výrazne prevažujú malé a stredné firmy. Vzhľadom na prípravné kroky, ktoré sú nevyhnutné pre úspešnú zmenu, nie je prekvapivé, že v segmente 1 000+ je firiem so štvordňovým týždňom zatiaľ len zopár.
Analýza približne desiatich percent spoločností, ktoré sa po pilotnom zavedení rozhodli kratší týždeň zrušiť alebo pozastaviť, ukazuje, že snaha zaviesť skrátený týždeň najprv len pre časť firmy nezvykne byť úspešná. Spoločnosti, ktoré do pilota zaradili len niektoré oddelenia alebo vynechali nejakú časť zamestnancov (napríklad manažment), boli pri zavádzaní najčastejšie neúspešné.
Ďalším faktorom, ktorý výrazne vplýval na úspešnosť pilota, bol čas na prípravu. Častejšie zlyhávali firmy, ktoré mali pred zavedením skráteného týždňa menej ako dva mesiace na prípravu.
Čo si z toho môžete zobrať, ak o skracovaní týždňa neuvažujete?
Všetky uvedené kroky môžete začať robiť aj bez toho, aby ste zavádzali štvordňový pracovný týždeň. V mnohých firmách pracujú zamestnanci, obzvlášť na manažérskych pozíciách, viac ako štyridsať hodín týždenne. Keď prispejete k tomu, že budú pracovať menej, dosiahnete podobný efekt, ako dosiahli firmy so skráteným pracovným týždňom. Vaši zamestnanci budú vo väčšej pohode a zároveň budú produktívnejší, ako sú teraz.
To bude pravdepodobne viesť ku kaskádovému efektu. Manažér, ktorý je v pohode, dokáže byť najlepšou verziou samého seba a plne využiť vedomosti a zručnosti, ktoré má. Takýto manažér počúva nápady svojich ľudí, deleguje, koučuje a rozvíja. Ľudia v jeho tíme to ocenia. To má hodnotu zlata, pretože šéf je najčastejším dôvodom, prečo z firmy zamestnanci odchádzajú alebo v nej, naopak, zostávajú.
Má to však háčik. Všetky spomínané zmeny si vyžadujú čas a energiu. Pokiaľ vaši manažéri už teraz melú z posledného, nemusí byť jednoduché presvedčiť ich, aby sa zapojili do procesu zefektívňovania. Štvordňový týždeň je lákavá vízia, kvôli ktorej sú ľudia ochotní začať hľadať spôsoby, ako robiť veci inak. Ak ju nemáte, musíte jasne vykresliť, prečo sa chcete do týchto krokov pustiť a čo to ľuďom vo firme prinesie.
Ľudmila Grajcárová
Je konzultantka a lektorka, ktorá sa zameriava na témy organizačnej efektivity a energy managementu. Spolupracuje s korporáciami (O2, mBank, ING Hubs, Wüstenrot poisťovňa) a inovatívnymi startupmi (Glycanostics).
Ľudmila Grajcárová
