Tento rok sa pravdepodobne zúčastníte množstva mítingov. Strategických, plánovacích alebo zamestnaneckých. Niektoré z nich vám prinesú výsledky a tie ďalšie… nuž na tých budete zažívať poriadnu nudu.
Najväčší podiel viny za neproduktívne mítingy nesie ich organizátor. No to je téma na úplne iný článok. Pokiaľ ste uväznení na stretnutí, počas ktorého máte vyriešiť závažný problém, no okolo vás to tak vôbec nevyzerá, tak sa nebojte zasiahnuť. Využite príležitosť, aby ste dokázali odvrátiť hroziace nešťastie. A to i v prípade, že ste „len“ účastníkom mítingu a nie jeho lídrom.
Všetkým manažérom: Tu je 5 spôsobov, ako netrýzniť zamestnancov mítingmi
Ak sa prejavíte ako niekto, kto dokáže „nastaviť pre stretnutie ten správny kurz,“ tak si rýchlo vytvoríte povesť cenného prispievateľa. Tu je postup, ako to dokázať:
Požiadajte o plán
V prípade, že sa lídri mítingu objavia bez programu, tak im pokojne položte niektoré z nasledujúcich otázok: „Čomu sa dnes budeme venovať? Čo máme na programe a v akom poradí? Mali by sme mať pri sebe nejaké konkrétne údaje?“ Postupne si líder mítingu uvedomí, aký dôležitý a užitočný je program.
Preformulujte problém, aby ste ho dokázali vyriešiť
Diskusie sa na mítingoch často prelínajú, pretože sa lídrovi nepodarilo jasne alebo stručne predstaviť problém. Dokážte oboje a vyniknete. Charles Kettering, slávny vynálezca a niekdajšia hlava spoločnosti GM, to sám dobre vedel a odpozoroval: „Dobre objasnený problém je spolovice vyriešený problém.“
Chcete prehovoriť na mítingu? Buďte úspešní vďaka týmto 5 tipom
Napríklad, keď má váš tím problém so škrtom v rozpočte a hľadáte lacnejšie spôsoby, ako ponúkať svoje služby na trhu, tak môžete túto vec preformulovať, aby sa skupina dokázala preorientovať novým spôsobom. „Akej firme by sa páčilo uzatvoriť s nami dohodu? Takú, vďaka ktorej by ponúkali naše služby a zvýšili tak predaj svojho vlastného produktu.“ Takáto zmena podnieti kreatívne myslenie.
Ujmite sa vedenia tým, že budete klásť strategické otázky
Keď sa zdá, že sa diskusia motá v jednom kruhu alebo stagnuje, tak ju usmernite. Práve strategické otázky vyzývajú skupinu k hlbšiemu zamysleniu. Aký je zámer za X? Existujú iné spôsoby, vďaka ktorým by sme dosiahli cieľ, než tie, ktoré sme už v minulosti vyskúšali? Ako sa to robí v iných odvetviach? Súhlasili by všetci experti pre túto oblasť s tým, čo ste práve povedali? Aká bude podľa vás v tejto veci ich perspektíva a spätná väzba? Máte nejaké predbežné opatrenia? Očakávajú experti odmenu?
Identifikujte a potlačte vedľajšie problémy a otázky
Niektorí účastníci mítingov nedokážu sledovať celý proces: uvedenie problému, reportovanie, analýzu, diskusiu, zhrnutie a rozhodnutie. Namiesto toho sa v mysliach túlajú kade-tade a preberú sa len sporadicky, aby položili nejakú vedľajšiu otázku. Vy to rozhodne nerobte.
Nezabúdajte na to, v akej časti procesu sa počas mítingu nachádzate. Pomôžte s tým aj kolegom, aby sa nestalo, že sa odchýlia od hlavnej diskusie. Vyskúšať môžete tieto vyhlásenia: „Možno máte pravdu, Jozef. Odložme však tento nápad na neskoršiu diskusiu. Vráťme sa radšej k problému…“ Prípadne vyhláste: „To je zaujímavá otázka. Najskôr však musíme rozhodnúť, ako…“
Volajte po zodpovednosti
Koľkokrát ste si po odchode z mítingu pomysleli: „O čom sme teda rozhodli? Kto bude teraz vlastne robiť čo?“ Nedovoľte, aby sa to stalo na tých stretnutiach, ktorých sa zúčastňujete. Ak líder mítingu nedokáže zhrnúť závery a priradiť úlohy, tak pokojne volajte po zodpovednosti: „O čom sme teda rozhodli v súvislosti s X? Kto bude zodpovedný za Y? Aké by mali byť naše ďalšie kroky, aby sme dokázali dokončiť Z? Kto sa dobrovoľne podujme pre úlohu A?“
Pokiaľ sa zúčastňujete mítingov, ktoré nikam nevedú, tak je v stávke vaša vlastná kompetencia a dôveryhodnosť. Dajte takémuto stretnutiu význam. A uvidíte, že vaša povesť medzi kolegami poriadne stúpne.
Hlavné foto: Pexels
Autorkou textu je Dianna Booher. Tento článok vyšiel na stránke Forbes.com ako súčasť účtu WomensMedia.
