O vás bez vás si v práci občas určite niekto napíše. Nepríjemné pre obe strany to však býva vtedy, keď sa konverzácia omylom dostane priamo k vám. A ešte horšie, keď sa takto hovorí o tisícoch ľudí naraz. Následky e-mailových prešľapov potom firmy bolia ľudsky aj finančne.
Aj jediný e-mail vám môže zmeniť život. Nedávno sa o tom presvedčili niektorí zamestnanci e-commerce giganta Amazon, ktorý im rozoslal kalendárovú pozvánku s názvom „Odoslať e-mail projektu Dawn“. Takto spoločnosť interne označuje program masových prepúšťaní. Ten si už minulý rok vyžiadal miesta 14-tisíc zamestnancov.
„Ide o pokračovanie práce, ktorú vykonávame už viac než rok. S cieľom posilniť spoločnosť znížením počtu vrstiev riadenia, zvýšením zodpovednosti a odstránením byrokracie, aby sme mohli pre zákazníkov konať rýchlejšie,“ písala v e-mailovej pozvánke Colleen Aubreyová, výkonná viceprezidentka Amazonu.
Problém bol v tom, že správa sa dostala aj k zamestnancom, ktorí o prácu prísť nemali. Zároveň v nej stálo, že Amazon už všetkým dotknutým túto nepríjemnú správu vysvetlil. Lenže oni nič netušili.
Podobný prípad sa minulý rok v lete stal aj zamestnancom austrálskej banky ANZ. Približne trom stovkám bankárov prišla do schránky bez akéhokoľvek varovania automatizovaná správa s výzvou, aby vrátili zapožičané počítače, keďže dostali výpoveď.
Podľa austrálskych bankových odborov FSU e-mail vyvolal „paniku a úzkosť“, čo nespochybnila ani samotná banka. Zamestnancom následne ponúkla psychologické poradenstvo.
Trapas z kopírky
Môže však byť aj horšie – v roku 2012 poslal personalista britskej spoločnosti Aviva Investors rovnaký e-mail. Namiesto informovania konkrétneho prepusteného zamestnanca omylom nariadil vrátiť pracovné zariadenia a vstupné karty 1 300 pracovníkom po celom svete.
O niekoľko minút neskôr síce prišiel ospravedlňujúci e-mail, no dotknutí zamestnanci už pravdepodobne zažili podobnú paniku ako kolegovia z banky ANZ. O to viac, že spoločnosť práve prechádzala reštrukturalizáciou a predtým oznámila, že plánuje prepustiť 12 percent pracovníkov.
Podobné prešľapy sa však s rozšírením technológií nedejú len cez e-mail. Web ABC News napríklad informoval o mužovi, ktorý v kopírke našiel papier so zoznamom zamestnancov, na ktorom chýbalo jeho meno. Alebo o žene, ktorá ešte pred výpoveďou dostala na sociálnej sieti X kondolenciu od partnera svojho manažéra.
Zamestnanec banky ABN Amro sa zase jedného piatkového večera nemohol dostať z parkoviska, pretože personalista – presvedčený, že už odišiel domov – mu zrušil parkovaciu kartu. Že dostane v nasledujúci utorok výpoveď, mu napokon oznámila obsluha parkoviska.
Tým sa však pracovné faux pas nekončia. Mnohokrát sa stalo, že zamestnanec poslal na nesprávnu adresu aj mimoriadne citlivé interné dokumenty – napríklad dodávateľ Goldman Sachs v roku 2014 poslal na adresu končiacu na „gmail.com“ namiesto „gs.com“ dôverné informácie o klientoch.
Vystrašená spoločnosť okamžite požiadala Google o pomoc a technologický gigant vyhovel tým, že používateľovi zablokoval prístup k správe. Ten ju dovtedy nestihol otvoriť, a tak údaje zostali skryté.
Odpovedať všetkým
Najväčší chaos dokážu spôsobiť samotní zamestnanci, ktorí jediným mylným kliknutím na „odpovedať všetkým“ zničili pracovnú morálku už v nejednej firme. V roku 2013 napríklad pracovník spoločnosti Cisco poslal e-mail so žiadosťou o vymazanie zo zoznamu kontaktov, ktorý zahŕňal 23 570 ľudí – a napísal im všetkým.
Vzápätí začali prichádzať správy z indických kancelárií firmy, kde zamestnanci – opäť klikajúc na „odpovedať všetkým“ – žiadali o odstránenie z konverzácie, zatiaľ čo iní kolegovia – tiež odpovedajúci všetkým – ich vyzývali, aby neodpovedali všetkým.
Postupne sa konverzácia zmenila na súťaž o to, kto najkreatívnejšie požiada o vymazanie z vlákna, a medzi zamestnancami sa napríklad rozšírila fáma, že je na to potrebné zložiť báseň v štýle haiku. A keď sa už zdalo, že horšie to byť nemôže, prebudili sa americkí zamestnanci spoločnosti.
Počas niekoľkých hodín pribudli do vlákna štyri milióny e-mailov, ktoré vygenerovali viac než 375 gigabajtov sieťovej prevádzky, pričom v čase najväčšieho náporu prichádzalo päť e-mailov za sekundu.
E-mailová búrka
Pre Cisco z toho vyplynula jedna veľmi nepríjemná správa – hoci si zamestnanci tento netradičný teambuilding užívali, pracovať a zároveň sledovať neustále rastúci firemný „chat“ jednoducho nešlo. Spoločnosť tak na stratenej produktivite prišla o 600-tisíc dolárov.
Dalo by sa čakať, že po takejto skúsenosti firma urobí opatrenia, aby sa situácia nezopakovala. Lenže o mesiac sa to stalo znovu – tentoraz so zoznamom kontaktov väčším o ďalších 11-tisíc pracovníkov, ktorí si napokon vymieňali napríklad aj recepty na pizzu.
Úplne najväčšiu „e-mailovú búrku“, ako sa týmto prípadom hovorí, však nezažila súkromná firma. V roku 2016 zasiahla britskú Národnú zdravotnú službu, keď rozposlala testovací e-mail 840-tisícom z celkových 1,2 milióna zamestnancov.
Samo osebe by to ešte nebol taký problém. Horšie však bolo, keď na správu jeden zo zamestnancov odpovedal kliknutím na „odpovedať všetkým“. To spustilo reťazovú reakciu, ktorú zastavil až kolaps systému po odoslaní 186 miliónov e-mailových správ.
Článok vyšiel na Forbes.cz a jeho autorom je Filip Vokoun.
