Niekedy, keď vám práca trvá príliš dlho, by sa mohla zísť produktivita navyše alebo nejaký ten návod, ako si situáciu uľahčiť. Po rokoch čítania kníh o produktivite preto prinášam 10 tipov, ktoré pomôžu manažérom a podnikateľom zefektívniť si prácu.
1. Najmite si virtuálneho asistenta
Dobrý asistent vám pomôže stať sa produktívnejšími než akýkoľvek softvér. Rozhodnite o tom, koľko toho za hodinu chcete urobiť, a všetko ostatné delegujte.
Píšu si poznámky, pracujú z domu a čerpajú dovolenkové dni. Tieto veci robia produktívni ľudia
Tento asistent by mal z vášho to-do listu vybrať úlohy a uvoľniť vám čas, aby ste sa zamerali na tie najdôležitejšie veci. Tiež vám môže pomôcť s manažovaním kalendára. Nájdite si na webe takéhoto asistenta, napríklad cez služby UpWorh alebo Great Assistant.
2. Pri práci nechajte telefón v inej miestnosti
Štúdia z University of Texas zistila, že telefón je rozptýlením a znižuje vašu schopnosť sústrediť sa. Keď sa teda venujete pracovnému projektu, nechajte ho radšej v taške alebo inej miestnosti. Pokiaľ ho skutočne musíte použiť, zvážte napríklad aplikáciu Forest alebo si nastavte na telefóne časovač na 30 minút a pracujte, kým nezazvoní.
3. Nastavte si dva termíny
Tento tip som sa naučil od Elona Muska. Prišiel s tým po tom, čo vo firme Tesla zmeškal niektoré dôležité termíny. Pokiaľ sa niečo pokazí, tak nastavenie dvoch termínov slúži ako vyrovnávacia pamäť. Jeden termín je pre vás, druhý pre klientov, zákazníkov alebo šéfa.
4. Naplánujte si 30 minút hlbokého štúdia denne
Prečítajte si zložitú literatúru faktu alebo si vybavte online kurzy, ktoré sa týkajú vašej práce či projektu. Pokiaľ si myslíte, že je to strata času, vezmite si za príklad miliardára Billa Gatesa. Každý rok venuje premýšľaniu celý týždeň.
5. Aktívne počúvajte
Keď manažér reční na mítingu, zopakujte jedno alebo dve slová, ktoré povedal v predchádzajúcich vetách. Prípadne na konci konverzácie stručne zosumarizujte ďalšie kroky. Rečník bude vedieť, že ste mu venovali pozornosť. Nuž a aktívne počúvanie pomôže vám a ostatným zapamätať si, na čom ste sa dohodli.
6. Rozmeňte na drobné komplexné myšlienky či stratégie
Číselné alebo odrážkové zoznamy fungujú výborne, rovnako ako myšlienkové mapy. Tento prístup vám a ďalším ľuďom pomôže zapamätať si zložitý nápad.
Postavte sa a prejdite sa po kancelárii. Aj krátky pohyb nakopne myslenie a kreativitu
V prípade, že potrebujete poslať svojmu tímu zložitejší email, vytvorte zoznam. V dlhom emaile by mohli zamestnanci prehliadnuť niektoré dôležité body, zoznam je údernejší.
7. Deň začnite tou najťažšou úlohou
Zložitý telefonát. Náročný report. Strategické plánovanie. Aj keď úlohu nedokončíte, všetko ostatné bude neskôr ľahšie. Všetko, čo potrebujete, je pustiť sa do toho a nabrať rýchlosť. Nezabudnite, že to ozaj stačí na to, aby ste predišli pocitom viny z prokrastinácie či nedostatočnému progresu.
8. Spriateľte sa s HR personálom, asistentmi a ľuďmi z IT
Skôr než s akýmkoľvek viceprezidentom sa radšej spriateľte s personálom HR a ďalšími podobnými osobami. Oni totižto chápu a vedia, ako spoločnosť funguje. A taktiež majú vzťahy s ľuďmi, ktorí robia kľúčové rozhodnutia. Môžu vám pomôcť, pokiaľ ste sa pri plnení úloh zasekli, potrebujete pomoc alebo vám vypovie laptop.
9. Raňajky či obed si pripravte o noc skôr
Príprava jedla vám ráno ušetrí 5 až 10 minút stresu. To je výhoda, ak máte deti, ktoré veziete do škôlky, na vlak alebo sami dlhšie dochádzate. Tento prístup môžete použiť i pri príprave vecí do posilňovne, ak do nej chodíte po práci. Zdravé stravovanie a cvičenie sa rovná produktívnejší vy.
10. Držte sa dvojminútového pravidla
David Allen, autor knihy Getting Things Done (u nás dostupné ako: Mít vše hotovo, pozn. red.), píše, že je efektívne venovať sa každej úlohe trvajúcej menej ako 120 sekúnd. Tým uvoľníte svoj mentálny priestor a znížite zaťaženie. Ak vám úloha zaberie viac času, zaraďte si ju do to-do listu, aby ste sa nebáli, že na ňu zabudnete. Tento tip je môj najobľúbenejší, pretože ho môže ktokoľvek hneď použiť a dosiahnuť reálne výsledky.
Prispievateľ Bryan Collins píše pre Forbes.com o kreativite, produktivite a leadershipe.
Našli ste chybu? Napíšte nám na editori@forbes.sk
