Šírenie nového koronavírusu prinútilo ostať doma aj firmy a jednotlivcov, ktorí na to neboli pripravení. Home office je výzvou pre tímy, ktoré potrebujú byť neustále v kontakte a tiež pre ľudí, ktorí majú problém so samotou. Ako si s tým poradiť? Môže byť tím efektívny aj počas práce z domu? Poradíme vám, aké nástroje vám môžu pomôcť.
Pýtali sme sa to ľudí zo slovenskej firmy Slido, ktorá prerazila so svojím systémom na kladenie otázok na konferenciách a dnes sa používa na celom svete. Technologická spoločnosť dosahuje tržby vyše päť milión eur a vo svojich pobočkách v Bratislave, Londýne, New Yorku a San Franciscu zamestnáva viac ako 150 ľudí.
Vďaka tomu, že je globálnou firmou, má bohaté skúsenosti s prácou na diaľku a online spoluprácou tímov. Čo im pomáha?
Nástroje
Pre efektívne fungovanie tímu na diaľku vám nebude stačiť iba email. Martina Mlynská, ktorá pracuje ako Customer Success Operations, preto radí zistiť, aké ďalšie nástroje by pomohli vášmu tímu k čo najvyššej efektivite. Môžu to byť videokonferenčné nástroje ako Zoom alebo WebEx, nástroje na spoluprácu ako Slack, Facebook for Business či Microsoft Teams ponúkajú zvýhodnené podmienky, aby vám pomohli uľahčiť prechod na prácu na diaľku.
Tipy na aplikácie, ktoré vám pomôžu:
Projektový manažment: Trello, Asana, JIRA, Basecamp
Komunikácia: Slack, Zoom, Hangouts, HipChat, Discord
Dizajn: InVision, Mural, RedPen
Vývoj softvéru: Atlassian Tools, Github, Gitscrum
Virtuálne tabule: Real-time Board
Copywriting: Penflip, Google Docs
Zaznamenávanie času: Toggl, Hours (time tracking)
Zdroj: Veronika Janečková, zakladateľka firmy BizTreat pre Forbes.sk
Z iného súdka je zase aplikácia Bonusly. „Ide o nástroj, ktorý výborne rieši osobné poďakovanie sa a odmeňovanie sa kolegov, čo je v týchto časoch extrémne potrebné,“ pripomína spoluzakladateľ Slido a freelancer František Krivda. Každý zamestnanec dostane v aplikácii raz mesačne napríklad 20 bodov (alebo 20 eur), a môže sa rozhodnúť, komu ich rozdelí.
„Niekto vám napríklad pomohol zobrať ‚support‘ šichtu, tak mu venujete pár bodov. V dobe, keď sa zamestnaní nevidia, alebo keď máte vo firme remote kultúru, je prospešné, keď dáme priestor vyniknúť ľudom, aby bolo počuť a vidieť ich skutky,“ hovorí Krivda.
Stále pracujete alebo ste osamelý?
5 tipov, ako prekonať nevýhody práce z domu
Mnohé online nástroje vám tiež pomôžu bojovať s osamelosťou. Chcete mať napríklad väčší pocit súdržnosti? Skúste si zapnúť live streaming z nejakého miesta. Napríklad v Slido mávajú live-video streaming z diania v kanceláriách, v Bratislave je veľká LCD obrazovka, na ktorej beží stály prenos diania z Londýnskej kancelárie.
Customer Success Operations Slido Martina Mlynská a spoluzakladateľ startupu František Krivda. Foto: archív respondentov
„To isté majú aj v Londýne a tiež v iných pobočkách na ďalších kontinentoch. Vzájomne tak kolegovia na seba vidia a stmeľuje to kolektív. Ja sa na tom často aj zabávam, udržuje to firemnú kultúru,“ hovorí Krivda, ktorý dnes pracuje aj na ďalších vlastných projektoch. Pripomína, že zvuk z kancelárií sa pritom nemusí vôbec prenášať.
Tento princíp sa dá použiť aj počas home office. Krivda odporúča napríklad virtuálny coworking alebo online buddyho, ktorý na vás „dozerá“. Budete mať pocit, ako keby ste boli v kancelárii a môže to byť spôsob, ako byť produktívnejší. Pokiaľ niekoho takého nemáte, existujú služby, ako napríklad Focus Mate, kde si viete virtuálneho kolegu prenajať.
Ako sa dá bojovať s osamelosťou? Martina Mlynská zo Slido radí, ako na to:
- Dohodnite si pravidelné telefonáty so svojimi blízkymi (ideálne aj za použitia videa).
- V práci majte spoločný pracovný čas cez videohovory, kedy sa všetci pripojíte na videokonferenciu a pokračujete vo svojej bežnej práci akoby ste boli v office (stačí aj 40 minút, ktoré vám ponúka videokonferenčná aplikácia Zoom zadarmo).
- Hrajte s kolegami alebo kamarátmi online spoločenské hry.
- Zaveďte v práci neformálnu online kávu, kde budete náhodne párovať kolegov, ktorí si následne budú môcť spolu dohodnúť nepracovnú 30-minútovú online kávu.
- Skúste sa spojiť so svetom tým, že sa chvíľu pozeráte von oknom. Predstavujte si, že aj napriek tomu, že ste zavretí doma, ste súčasťou sveta okolo vás.
Mítingy
Tieto dni môžu byť skvelou príležitosťou na to, aby ste zistili, ktoré mítingy sú potrebné, a čo sa dá radšej vyriešiť offline. „V kancelárii je veľmi ľahké mať míting k čomukoľvek, niektoré veci ste však schopní riešiť oveľa efektívnejšie offline,“ hovorí Mlynská.
Sme doma, a čo teraz?
Už to nie je len home office… Máme šancu, ktorú treba využiť
Odporúča vytvoriť si pre konverzácie okolo špecifického projektu vlastný kanál či priečinok, kde budete dávať všetko, čo sa daného projektu týka. „Ak potrebujete dotiahnuť detaily, používajte nástroje ako Threads (napríklad v Slacku), kde môžete mať konverzácie k špecifickým bodom a nebudete sa musieť strácať v emailoch,“ hovorí.
Ako zvládnuť videokonferenčný hovor na diaľku:
Pri porade na diaľku cez videokonferenčný nástroj je veľmi ľahké, aby vás zamestnanci prestali počúvať, alebo aby pokračovali v práci na vlastných úlohách. Prinášame vám preto niekoľko tipov, ako tieto prekážky prekonať.
1. Zjednodušte svoju prezentáciu.
Porada na diaľku vyžaduje od zamestnancov viac koncentrácie, preto sa skúste vyhnúť prezentáciám s množstvom obsahu.
2. Majte facilitátora.
Ubezpečte sa, že máte niekoho, kto bude facilitovať online diskusiu a pozývať ľudí k tomu, aby sa zapojili.
3. Začnite míting pár minút pred začiatkom.
Ubezpečte sa, že všetko technicky dobre funguje, aby ste nestrácali čas kolegov pri snahe nastaviť všetky nástroje.
4. Pozvite svojich kolegov, aby si zapli videokamery a stlmili svoj zvuk.
To najviac, čo môžete urobiť pre to, aby bolo stretnutie osobnejšie, je pozvať kolegov, aby mali zapnuté svoje kamery. Pre efektívnosť mítingu je tiež dobré, ak ľudia, ktorí momentálne nehovoria, vypnú svoj mikrofón pre eliminovanie zvuku z ich prostredia.
5. Privítajte kolegov.
Na začiatku privítajte všetkých kolegov, ktorí sa postupne pripájajú a dajte si čas na malý „catch-up”, čiže čo sa udialo od posledného mítingu.
6. Angažujte svojich kolegov.
Aj pomocou nástroja Slido viete začať svoj míting rýchlym zábavným hlasovaním (napríklad, ako zatiaľ zvládajú svoju karanténu) alebo počas prezentácie ho viete využiť na spravenie rozhodnutia (napríklad viete zistiť, koľko kolegov súhlasí s daným návrhom).
7. Majte viac diskusiu ako prezentáciu.
Pre angažovanie kolegov prispôsobte agendu tak, aby ste mohli mať viac spoločnej interakcie. Pozvite kolegov, nech sa hlásia, keď majú otázku alebo použite nástroje na zbieranie otázok, či už pred mítingom, alebo počas neho.
8. Uzavrite míting s jasnými ďalšími krokmi.
Na konci mítingu sa vždy ubezpečte, že každému sú jasné ďalšie kroky a zodpovednosti.
9. Pýtajte si spätnú väzbu.
Keďže je pre mnohých práca na diaľku nová, vypýtajte si na záver mítingu spätnú väzbu od kolegov, aby ste ich vedeli viesť do budúcna lepšie.
10. Nahrajte míting alebo robte poznámky pre ľudí, ktorí sa na ňom nemohli zúčastniť.
Keďže pri práci na diaľku strácame prirodzený tok informácii, je dôležité zdieľať viac. Pre zamestnávateľa to teda znamená opakovať oveľa viac dôležité správy a pre zamestnanca ozvať sa, ak niečomu nerozumie, alebo niečo nie je v poriadku.
Je vhodné tiež konkrétne úlohy a zadania niekde zaznamenať. „Keď sú ľudia spolu na jednom mieste, mnoho vecí sa vyrieši rýchlym rozhovorom, ktorý nepotrebuje byť nikde zdokumentovaný. Keď však ľudia nemôžu byť spolu, každé rozhodnutie potrebuje byť niekde zachytené, aby ste sa k nemu mohli vy a vaši kolegovia spätne dostať,“ hovorí Mlynská.
