Emotikony využívame v online komunikácii denne. Stačí, aby sme si otvorili akúkoľvek sociálnu sieť, a je viac než jasné, že sa bez nich nevieme zaobísť. Týka sa to predovšetkým nášho kontaktu s priateľmi a rodinnými príslušníkmi, ale čo smajlíky v pracovnej a biznis komunikácii? Sú tabu?
Suplujú neverbálnu komunikáciu
Fenomén grafických symbolov prenikol do pracovnej komunikácie ihneď, ako sa objavil v našom každodennom živote, konštatuje Ondrej Ivan, zakladateľ a CEO personálnej agentúry Headscout. „Dnes už nie je výnimočné, keď od kolegu dostaneme email so smajlíkom,“ pripomína a dopĺňa informácie, podľa ktorých viac ako 60 percent zamestnancov využíva v komunikácii na pracovisku určitú formu emotikonov.
Pracujete viac ako kolega? Toto sú 3 spôsoby,
ako to v rozhovore načrtnúť šéfovi
Podľa Ivana v tomto prípade pozitívne stránky prevažujú nad negatívnymi. „Je dokázané, a dokonca sa to učí na manažérskych kurzoch, že ak nadriadený komunikuje v emailoch občas i emotikonmi, odľahčuje to komunikáciu,“ pokračuje. Nie je to jediná devíza, ktorú nadriadenému poskytujú. Ivan hovorí tiež o tom, že podľa výskumov šéfovi používanie emotikonov pripisuje v očiach zamestnancov ľudskejšiu tvár a zbavuje ich situačného stresu.
Prečo vlastne máme potrebu používať v online priestore tieto grafické symboly? Ich užitočnosť spočíva v tom, že prezentujú pocitovú zložku informácie, upresňuje Peter Gubiš, headhunter z poradenskej spoločnosti Slávik & Stell. Absencia neverbálnych prejavov nám v online komunikácii nedovoľuje jasne vyjadriť alebo podčiarknuť svoj úmysel. Osoba na druhej strane nás predsa nevidí. „Keď musíme komunikovať rýchlo a efektívne, je akákoľvek pomôcka na zrozumiteľnejšiu komunikáciu prínosom,“ podotýka odborník.
Ako používa emotikony firma?
Dôležitými faktormi v prípade používania smajlíkov na pracovisku sú i nastavenie firemnej kultúry a celková tímová atmosféra. Podľa Gubiša by sme mali zvážiť, či sme obmedzení výhradne na posúvanie strohých informácií alebo ich môžeme zdieľať osobnejším a uvoľnenejším štýlom.
O téme smajlíkov v pracovnej i biznis komunikácii sme sa rozprávali s Ondrejom Ivanom (vľavo) a Petrom Gubišom (vpravo). Foto: archív Ondreja Ivana a Petra Gubiša
„Používanie emotikonov by malo byť v princípe neškodné, kým sa to nedeje vo vyslovene nevítanej situácii,“ približuje odborník. V zásade platí, že by sme mali detailnejšie vnímať komunikačný štýl človeka na druhej strane.
Narcis, neurotik, násilník?
Od toxického šéfa radšej rýchlo preč
Gubiš tiež pripomína, že všetko závisí aj od našej otvorenosti voči smajlíkom v pracovnej a biznis komunikácii. Pokiaľ v tomto smere nie sme celkom smelí a radšej sa držíme opatrnosti, odborník radí, aby sme sledovali, ako využíva emotikony firma, pre ktorú pracujeme. Na to sú ideálne newslettre, oznámenia, správy z vedenia organizácie či medzi kolegami.
Vždy tiež platí, že ak má firma písané alebo nepísané komunikačné smernice, musíme sa ich držať. Niektorí zamestnávatelia používanie smajlíkov striktne zakazujú napríklad v online kontakte s klientmi, upozorňuje Ivan. Dvojica HR odborníkov nižšie vraví o tom, ako je to s emotikonmi v kontakte s kolegom, šéfom a klientom.
Emotikony a kolega
- Ivan: V internom kontakte medzi zamestnancami, ktorý má neoficiálne komunikačné prvky, môžeme používať smajlíkov. Ide napríklad o rôzne messengery, Skype či Slack. Napriek tomu by sme sa mali vyhnúť agresívnym, dvojzmyselným a negatívnym emotikonom. Prejav smútku je v poriadku.
- Gubiš: Emotikony sú vítané v prípade pozitívnych správ, validovania úspechu či povzbudenia. Vtedy môžu uvoľňovať atmosféru a prežívaný úspech zdôrazniť aj emočne. Pokiaľ sme v tíme na jednej úrovni s kolegami, je to viac-menej v poriadku.
Emotikony a šéf
- Ivan: Pri kontakte so šéfom platí pravidlo, že by mal komunikáciu so smajlíkmi najskôr iniciovať on sám. A ani priateľstvo s nadriadeným ako také by nemalo byť determinantom ich používania na pracovisku.
- Gubiš: Ak ide o komunikáciu zdola nahor, je na mieste, aby sme boli opatrnejší. V prípade „dobre rozvinutých vzťahov“ treba držať uvoľnenú líniu pri komunikácii. Pri použití emotikonov by sme mali pamätať na to, či komunikujeme so šéfom ako šéfom alebo ako s dobrým priateľom.
Emotikony a klient
- Ivan: Pri kontakte s klientmi a tiež vo vzťahu medzi dodávateľom a zákazníkom by sme mali komunikovať bez použitia smajlíkov, až kým nezačne druhá strana. I pri ich použití treba byť opatrní. Vždy je dôležité vedieť, kam všade sa email dostane, kto je pripojený v jeho kópii a zabúdať by sme nemali na to, že ho môže čítať aj niekto iný v prípade preposlania.
- Gubiš: Sú klienti, ktorí emotikony pripájajú do každého emailu, iní iba sporadicky a niektorí vôbec. Podstatné je, aby sme komunikovali vlastnú líniu. Používanie smajlíkov v online komunikácii nemusí mať za následok výrazne negatívne scenáre. Teda pokiaľ ich nie je priveľa, vtedy môžu pôsobiť otravne. Smajlíky treba chápať ako spôsob sebaprezentácie druhej strany.
Typické sú pre mladšie generácie
Ak teda v pracovnej a biznis komunikácii používame emotikony, čo to o nás vypovedá? Podľa Gubiša to môže navodiť dojem, že sme kreatívni či dokonca emočne expresívnejší. Odborník nepovažuje smajlíky za rušivý faktor, keďže sa čoraz častejšie objavujú i vo verejnej komunikácii. Ivan na druhej strane podotýka, že je to individuálne. Keď má príjemca vytvorenú teóriu o odosielateľovi, práve emotikony mu môžu prvotný úsudok potvrdiť.
„Keď medzi zamestnancami v Spojených štátoch amerických na vzorke štyritisíc ľudí zisťovali, čo si myslia o používaní emotikonov, viac ako 70 percent odpovedalo, že považujú ľudí, ktorí ich používajú, za prístupnejších, komunikatívnejších a schopných lepšie prejaviť emócie,“ dodáva Ivan.
Obaja HR odborníci sa zhodujú na tom, že komunikácia so smajlíkmi je typickejšia pre mladšie generácie zamestnancov. Pri ich používaní môže zavážiť aj kariérne zameranie alebo dokonca konkrétna pracovná pozícia. Gubiš očakáva, že sa častejšie objavia v komunikácii ľudí na kreatívnych pozíciách, prípadne tých, ktorí sa zameriavajú na budovanie vzťahov.
Zároveň svorne v pracovnej a biznis komunikácii neodporúčajú nahradenie emotikonov výkričníkom. „Ten má svoje podfarbenie charakterizované urgenciou, rozkazom, ráznosťou a jasnosťou. Môže pôsobiť dominujúco, ak sa v komunikácii vyskytuje často,“ hovorí Gubiš a Ivan dopĺňa, že neodporúča ani využívanie alternatív v podobe anglických skratiek LOL či ROFL.
Našli ste chybu? Napíšte nám na editori@forbes.sk
