Prijali vás do novej práce, ale pracovať budete z domu a odtiaľ spoznávate aj nových kolegov a fungovanie firmy. Ako úspešne prepojiť tieto dva svety? Jana Mynářová z poradenskej spoločnosti Menkyna & Partners pre Forbes spísala odporúčania, ako počas koronavírusu (a zrejme aj po ňom) zvládať onboarding, teda proces nástupu a adaptácie nových zamestnancov.
Pracovný trh v súčasnosti zaznamenal pokles nových pracovných pozícií a mnohé spoločnosti sú nútené na zvládnutie koronadoby znižovať náklady. No firmy v niektorých segmentoch – ako napríklad e-shopy či IT spoločnosti – si nemôžu dovoliť zastaviť nábor zamestnancov a potrebujú svoje tímy posilňovať. Onboarding, alebo „nástup na palubu“, sa však v čase izolácie, respektíve nového fungovania, u nich preklopil do celkom inej podoby.
Pracovať z domu aj celý rok? Je to možné.
Kancelárie by za ten čas mali zvládnuť týchto 10 zmien
Štúdie ukazujú, že až 20 percent všetkých nových zamestnancov opustí spoločnosť do 45 dní od nástupu. Začlenenie nových zamestnancov u mnohých firiem stále prebieha v režime „na diaľku“ a tí prichádzajú o možnosť zažiť „reálnu“ kultúru spoločnosti. Kľúčovou sa tak stáva sila digitálnych nástrojov a sociálnych sietí, ale aj sila manažéra a lídra.
Prvý mesiac je významný nielen z hľadiska absorbovania vedomostí o firme a zvládania novej agendy, ale najmä z hľadiska zžitia sa nového človeka s firmou. Plné začlenenie zamestnanca (sociálne aj odborné) však môže trvať tri až šesť mesiacov, v niektorých prípadoch aj dlhšie.
Jana Mynářová, HR Strategic Consultant poradenskej spoločnosti Menkyna & Partners. Foto: archív Menkyna&Partners
Práca z domu sa pravdepodobne stane aj „novým normálom“. Tu je niekoľko odporúčaní, ako pri nej zvládnuť nástup nového člena posádky.
Vstupné „excelovské tabuľky“. Určite si, ktoré faktory môžu byť pre online onboarding nového zamestnanca náročné a snažte sa ich zladiť so všetkými oddeleniami zapojenými do procesu nástupu. Kto bude zodpovedný za komunikáciu so zamestnancom pred nástupom? Kto bude zodpovedný za zdieľanie informácií týkajúcich sa prvého dňa? Ako prebehne podpis pracovno-právnych dokumentov? Kto bude zodpovedný za nastavenie a dodanie technológií? Kto bude zodpovedný za úpravu obsahu úvodných informácií o spoločnosti a online vzdelávania?
Ako sa opäť naštartovať na kancelársky život?
Dôležitá je postupnosť, radia odborníčky
Vyberte „sprievodcov“ – mentora aj buddyho. Zamerajte sa na kombináciu osobnej interakcie a online nástrojov vrátane plánovacieho softvéru, interných komunikačných platforiem a videokonferenčných nástrojov. Niektoré princípy zostávajú rovnaké – zamestnanci musia pochopiť, aká je ich úloha, čo sa od nich očakáva a ako ich rola zapadá do celkového fungovania spoločnosti. Teraz je však otázka, ako tieto témy efektívne komunikovať. Pomôže vám vopred jasne definovaný nástupný proces; určenie buddyho pre sociálnu adaptáciu a mentora pre jednotlivé odborné oblasti.
Komunikujte, komunikujte, komunikujte. Jasná a autentická komunikácia zo strany vedenia, pravidelná spätná väzba či prejavy uznania sú teraz ešte dôležitejšie. Pravidelne sa informujte o školiacom procese, pýtajte sa nového zamestnanca, čo funguje, čo je náročné aj čo by potreboval. Pomôže vám to doladiť cestu a zabrániť frustrácii z jednej či z druhej strany. Majte tiež jasne stanovené komunikačné pravidlá, že povedzme videokonferencie používame na denné check-in stretnutia a mobilnú komunikáciu zase len v prípadoch, keď je niečo naliehavé. Priebežné občasné osobné stretnutia využívame na podporu sociálneho začlenenia, zžitia sa s tímom, kolegami a navnímanie firemnej kultúry.
Pamätajte, že nedostatok informácií spôsobuje zmätok a podporuje šírenie fám, zamestnanci začnú rozvíjať svoje vlastné „príbehy “ o tom, čo sa deje. Vysvetľujte širšie súvislosti – prečo a ako boli prijaté určité rozhodnutia.
Správne dávkované video. Neoberajte sa v tomto období o vizuálny kanál, ale myslite na to, že ľudia pred obrazovkou udržia pozornosť kratšie než na klasickej porade. Videokonferenčný hovor pre nového zamestnanca určite naplánujte hneď v prvý deň, aby ste mu predstavili najbližších spolupracovníkov aj všetkých relevantných ľudí. Video celkovo umožňuje lepšie „vzájomné poznanie“ kolegov a tiež pomáha znižovať pocit izolácie. Je užitočné pre zložité alebo citlivé rozhovory a manažérovi dáva aj lepšiu možnosť „prečítať“, ako zamestnanec reaguje na niektoré situácie.
Nezamknite sa len v pracovných témach. Manažéri musia byť pre nového člena tímu teraz prístupnejší ako kedykoľvek predtým. Pred začiatkom videoporady nechajte priestor aj na nepracovné témy, prípadne každý piatok poobede organizujte neformálne online stretnutia alebo pokojne aj videovečierky. Vytvorte virtuálnu nástenku, ktorá zamestnancom umožní zdieľať skúsenosti, tipy aj vzájomné ocenenia. Aj keď to všetko môže znieť umelo alebo nútene, skúsení manažéri uvádzajú, že virtuálne stretnutia pomáhajú zmierniť pocity izolácie a podporujú pocit spolupatričnosti.
Rozumieť si neznamená, že ľudia si navzájom prikyvujú. Máme skúsenosť, že veľa manažérov zrkadlí sociálne potreby členov tímu len cez tie svoje. Noví „vzdialení“ zamestnanci sú často prekvapení, koľko času a úsilia musia vynaložiť na nájdenie alebo získanie informácií od spolupracovníkov. Dokonca aj získať odpovede na otázky, ktoré pre dlhoročného zamestnanca vyzerajú jednoducho, môže byť pre nového člena tímu veľmi náročné. Uľahčite im to a na akékoľvek otázky odpovedajte trpezlivo a zrozumiteľne a povzbudzujte ich, aby nemali obavy sa pýtať.
Rodinu je zložité naučiť, že nie ste doma, ale v práci. Prácu na diaľku neraz zobrazuje fotografia, na ktorej rodič drží na rukách dieťa a zároveň píše do notebooku. Treba počítať s tým, že zamestnanci budú zápasiť s neočakávanými rodičovskými povinnosťami. Hovorte o tom s nimi, snažte sa im byť v rámci možností nápomocný. Môžu mať totiž pocit, že majú dve zamestnania na plný úväzok a že zlyhávajú v oboch.
Aby humor fungoval. Urobiť žart, uvoľniť atmosféru, je určité prospešné, ale s iróniou či sarkazmom opatrne. Je chyba, že viacerí manažéri ich považujú za súčasť vtipnosti. Dlhoroční zamestnanci ju už dokážu nejako uchopiť, ale tých nových môže dostávať do pomykova a neraz nevedia, čo si vlastne majú myslieť. A ešte zložitejšie to (ne)funguje na diaľku cez videohovor či e-mail.
Nestraťte „veľké talenty“. Nemusí to byť vždy fér, ale jednoducho to tak chodí, že niektorých ľudí v práci oceňujete viac a iných menej. Aj pri zapracovaní nových zamestnancov musíte zohľadniť, že citlivejší na zaobchádzanie vo firme budú tí, ktorých ste získali povedzme cez headhunting a mohli si predtým vyberať z viacerých ponúk. Nestraťte preto „veľké talenty“, ktoré sú náchylnejšie vymeniť firmu. Navyše už minulé krízy ukázali, že počas nich ľahko obsadíte bežnejšie a priemerné pozície, ale najkvalitnejší ľudia na trhu práce jednoducho chýbajú. Firmy si ich totiž držia „za každú cenu“.
Sila kapitána. Na pokojnom mori a počas bezvetria v podstate nezáleží, kto stojí za kormidlom. Ak začne úradovať búrka a udierajú vlny, potrebujete šikovného námorníka. V každej kríze sa zvýrazní rola lídra. Výskum emočnej inteligencie hovorí, že zamestnanci si od svojich lídrov berú inšpiráciu, ako reagovať na náhle zmeny a krízové situácie. Ak manažér komunikuje so stresom či bezmocnosťou, bude to mať s veľkou pravdepodobnosťou efekt „stekania nadol“. Efektívni vodcovia používajú súbežne dva princípy – uznávajú stres a úzkosť, ktoré môžu zamestnanci cítiť v zložitých podmienkach, ale zároveň prejavujú dôveru v silu svojho tímu.
