Podľa štúdie z Harvardu trávia manažéri až 72 percent pracovného času na poradách. Pritom ich čas je vzácny a dal by sa využiť aj efektívnejšie. Ako môžu radikálne skrátiť trvanie mítingov?
Harvardská štúdia odhalila, že v čase pred prepuknutím koronavírusu trávili viceprezidenti firiem v priemere až 44 hodín za týždeň na pracovných poradách. Podobne sú na tom aj ďalší manažéri vo firmách.
Nekonečné porady
Napríklad IT riaditelia trávia na poradách až 35 hodín týždenne, pričom až 85 percent času odpovedajú na e-maily. Podobný problém má väčšina manažérov, odhalil prieskum.
Výkonní riaditelia spoločností trávia až 72 percent svojho času na poradách, pričom väčšina z nich trvá viac ako hodinu. Vysoko postavení manažéri sa pritom snažia počet porád ešte zvýšiť, aby budovali vzťahy na pracovisku a rozvíjali firemnú kultúru.
Najhoršie na tom je, že manažéri sa na stretnutia potrebujú pripraviť. A po nich majú zasa nový zoznam úloh, ktoré ich čakajú. No a nakoniec si ešte musia nájsť čas na bežnú pracovnú agendu.
Ako sa opäť naštartovať na kancelársky život?
Dôležitá je postupnosť, radia odborníčky
Nehovoriac o tom, ako dlho trvá človeku, kým sa opäť dokáže pohrúžiť do práce po vyrušení. Podľa výskumov sa dokáže človek opäť sústrediť na prácu po 15 minútach od vyrušenia. Kým sa do nej skutočne ponorí natoľko, že je schopný robiť aj dôležité rozhodnutia, môže to trvať až 30 minút.
Nekonečné porady a hromada e-mailov sú pritom vyrušeniami, ktoré manažérov odpútavajú od práce. Na každé dve hodiny pracovného času, ktorý je rozdelený podobnými vyrušeniami, pripadá iba hodina skutočnej práce.
Ako na efektívnu poradu
Spôsob, akým si líder dokáže ustriehnuť svoj čas, dokumentuje jeho štýl manažovania, či už je to jeho spôsob komunikácie, alebo určovania priorít. Mal by dokázať zhodnotiť, ktoré porady sú dôležité a ktoré nie, ktorí ľudia by sa mali na nich zúčastniť a ako zaistiť, aby boli na poradách plne sústredení.
Príklad si možno zobrať z porád typických pre priemyselnú výrobu. Každý deň sa v rovnakom čase stretnú zamestnanci na krátkej 15-minútovej porade, ktorá sa zakaždým koná na rovnakom mieste. Navyše, sú to porady, pri ktorých zamestnanci stoja, takže sa nie je potrebné presúvať do žiadnej zasadačky.
Zamestnancom nemôžem sliediť za chrbtom.
Ako sa majú lídri vyrovnať s trendom home office?
Na týchto poradách rozoberajú tri témy – čo sa stalo včera, aké majú problémy a čo sa stane v daný deň. Aj keď sú tieto porady krátke, pomáhajú ľuďom sústrediť sa na to, čo je potrebné urobiť. Pokiaľ vzniknú nejaké problémy, manažment by ich mal vyriešiť na samostatnej porade a iba s ľuďmi, ktorých sa to priamo týka.
Manažér by mal vopred vedieť, ako bude porada prebiehať. Ak je to rutinná porada, zachovajte rovnakú štruktúru, na akú sú ľudia zvyknutí.
Ľudia môžu napríklad najprv oboznámiť ďalších, v akom štádiu je projekt, na ktorom pracujú a identifikovať prekážky na ceste k jeho dokončeniu. Na záver sa môžete opýtať, či potrebujú s niečím pomôcť. Prehľadná štruktúra porady umožní ľuďom vopred sa pripraviť.
Nie je to o kvantite
Čím dlhšie trávia ľudia čas vo veľkých skupinách, tým sa menej zapájajú do priebehu porád, ukázal prieskum Harvard Business Review. Naopak, viac by sa zapájali, ak by porady trvali kratšie a mali omnoho viac času sa na ne pripraviť.
Preto je vhodné obmedziť počet ľudí, ktorí sa zúčastnia. Môžete použiť pravidlo zakladateľa e-commerce gigantu Amazon Jeffa Bezosa. Podľa neho by malo byť na jednej porade maximálne toľko ľudí, aby si vedeli medzi sebou rozdeliť dve pizze. Čiže nie viac ako 6 – 8 ľudí.
Platí pritom pravidlo, že čím viac ľudí sa zúčastňuje na mítingu, tým je neproduktívnejší. Tým, že naň prizvete iba ľudí, ktorí na ňom skutočne potrebujú byť, nebudete márniť čas ľudí, ktorí nemajú ako prispieť.
Manažér môže na mítingu zaujať v štýle Steva Jobsa.
Na úvod by mal šokovať magickým momentom
Na poradách by sa mali zúčastňovať iba ľudia, ktorí vedia byť skutočným prínosom a zároveň by ste ich mali vyzvať, aby vám poskytli úprimnú spätnú väzbu.
Na podobnom princípe fungujú stretnutia Brain Trustu od animačnej spoločnosti Pixar. Ďalšie spoločnosti, napríklad francúzska firma Favi s vyše 500 zamestnancami, otvorila takéto stretnutia pre všetkých z nich.
No zároveň zastáva pravidlo, že ak je cieľom porady iba zamestnancov o niečom informovať, nahradia ju videom alebo iným online nástrojom, prostredníctvom ktorého môžu získať aj cenné dáta, ako napríklad Kahoo.it.
Manažéri by sa pritom mali snažiť, aby zvýšili sebadôveru zamestnancov a zároveň ich sebadisciplínu a pocit bezpečia na pracovisku. Mali by im dať možnosť vybrať si, na ktorých poradách sa zúčastnia a ako sa budú zapájať do ich priebehu.
Zmeňte na nepoznanie nudný míting aj v prípade, že ho nevediete.
Pomôže vám týchto 5 tipov
Pozrite sa na porady, ktoré sa u vás vo firme odohrávajú počas týždňa a spýtajte sa sami seba, či sú všetky z nich skutočne potrebné. Čo je ich cieľom? Aká je vaša úloha na danej porade? Musíte sa na nej aktívne zúčastňovať, alebo by vám stačilo párminútové zhrnutie?
Najmä ak pracujete na diaľku alebo z domu, je pre vás zrejme dôležitejšie zúčastňovať sa na poradách medzi štyrmi očami, než na hromadných mítingoch. Práve pracovné stretnutia vo dvojici majú omnoho väčší zmysel, keďže zvyšujú angažovanosť zamestnancov a tiež v nich umocňujú pocit spolupatričnosti v rámci firmy.
Nová výzva: 30 minút a stačí
Keď sú zamestnanci na poradách, ktoré trvajú pridlho a je na nich priveľa ľudí, pričom ich agenda nie je jasná, prestanú dávať pozor. Namiesto toho sa snažia využiť pracovný čas efektívnejšie a radšej posielajú e-maily alebo si píšu medzi sebou.
To je pre manažéra najväčšia strata času. Nesústreďujú sa totiž ani na jedno, ani na druhé a to, čo im hovoríte, ani len nevnímajú.
Radšej skúste mať krátke a výstižné stretnutia a venujte sa iba témam, ktoré sú nevyhnutné. Môžete použiť aj niektoré online nástroje, ako Mural.co alebo Asana, ktoré vám pomôžu zapojiť do porád aj vašich zamestnancov, alebo im prostredníctvom nich môžete komunikovať výsledky projektov, zadávať ďalšie úlohy či získavať od nich spätnú väzbu.
Twitter umožní pracovať len z domu. Aj navždy.
Prečo to znie ako rozsudok (domáceho) väzenia?
Zároveň skúste zamestnancom čo najmenej narúšať pracovný čas príliš častými poradami. Namiesto toho ich skúste mať každý deň v rovnaký čas alebo, ak ich je viacero, rovno ich mať v ten istý deň za sebou.
Rovnako sa vyvarujte toho, aby ste predlžovali porady tým, že na ich konci neustále otvárate nové a nové témy. Niektorí členovia tímu nevedia prestať rozprávať, kým ďalší sa sami od seba nechcú do diskusie vôbec zapojiť.
Na niektoré témy trvajú diskusie pridlho aj preto, že zamestnanci nemali dostatočnú šancu pripraviť sa na ne, alebo proste informácie, ktoré na porade odznievajú, nie sú pre nich užitočné.
Aký vlastne je dobrý manažér?
Toto je 28 vlastností, ktoré sú podľa odborníkov pre neho typické
Prečo sú vôbec štandardom hodinové porady? Predsa takmer každé stretnutie by sa mohlo skončiť do 30 minút. Nečudo, že napríklad online nástroj Zoom umožňuje online porady zdarma, len pokiaľ trvajú do 40 minút.
Pokúste sa spolu s manažmentom zaviesť nové pravidlo: 30 minút a dosť. Pomôže to vám a vášmu tímu ujasniť si priority, lepšie vyselektovať, ktorí ľudia by sa mali na poradách zúčastňovať, a tiež sa lepšie pripraviť na nadväzujúce mítingy.
No a dobrá správa pre manažérov: ušetríte tak minimálne 50 percent svojho času. Užite si ho!
Prispievateľka Luciana Paulise píše pre Forbes o vzťahoch na pracovisku.
