Hovorí sa, že nezáleží na tom, čo viete, ale koho poznáte? Počas mojej práce s manažérmi a lídrami som zistila, že ešte oveľa dôležitejšie je to, ako s nimi komunikujete. Mnohých z mojich klientov z radov manažérov trápi, ako nedostatočne ich kolegovia či externí spolupracovníci komunikujú dôležité informácie.
Nie je nič neobvyklé počuť od nich komentáre typu: „Netušil som, kam s tou diskusiou mieril“, alebo „Nemalo to žiadne pointu“, prípadne: „Nedokážem si ani len spomenúť, o čom hovoril.“
Ako efektívne komunikovať
Či už máte prezentáciu pre investorov, reportujete pred boardom alebo žiadate nové zdroje od investičného výboru, keď hovoríte so seniorným manažmentom, zakaždým ide o veľa.
Pokiaľ teda váš prejav nepadne na úrodnú pôdu, napriek všetkej vašej snahe, kde je problém? Je to otázka obsahu, spôsobu podania alebo tu ide úplne o niečo iné?
Pomôžme si príkladom jedného môjho klienta, ktorý zastáva operatívnu pozíciu v priemyselnej spoločnosti a ktorý sa prišiel za mnou posťažovať: „Tímy sa ma potrebujú prestať báť, radšej nech sa správajú ku mne ako k seberovnému.“
Z jeho postrehu je zrejmé, že zamestnancom nestačí klasická rada, aby namiesto faktov rozpovedali šéfom nejaký príbeh. Naznačil, čo manažéri skutočne ocenia na komunikácii s ich zamestnancami.
Pracujem vo firme, kde vďaka dátam a jedinečnému prístupu založenému na výskume dokážeme odmerať, ako komunikovať s manažmentom s čo najlepším výsledkom. Prečo je to dôležité?
Pretože vďaka tomu dokážeme ohodnotiť schopnosti lídrov a to, ako ich používajú, všetko na základe toho, s kým sa rozprávajú. Či už ide o schopnosť správne odhadnúť náladu (napríklad počas mítingu), dobre komunikovať svoju víziu (tak, aby to malo nielen emočný náboj, ale aj strategický zmysel), či o schopnosť upokojiť rozvášnenú diskusiu a priniesť do nej novú perspektívu.
Vďaka výsledkom vieme určiť, čo je potrebné, aby vás manažéri považovali za dôveryhodných zamestnancov, ktorí dokážu zaujať, nadchnúť a zapojiť ďalších na ceste k spoločnému cieľu.
Čo chce od vás šéf počuť
Ponúkam štyri príklady toho, čo chcú od vás šéfovia a vysokopostavení manažéri počuť. Sú výsledkom nášho výskumu a hovoria o tom, ako efektívne komunikovať s lídrami, aby ste dosiahli, čo chcete.
1. Prestaňte prezentovať. Až príliš často zažívame, ako manažéri prídu na stretnutie s pripravenou prezentáciou v PowerPointe a celú ju pred nami preklikajú. I keď to môže byť dobrý spôsob komunikácie na určitý typ stretnutí, už aj naši klienti z vyššieho manažmentu hovoria, že to pôsobí trochu amatérsky.
Navyše, veľa zamestnancov sa nechá vyviesť z miery prerušeniami alebo otázkami, pričom to sa deje takmer zakaždým, keď prezentujete niečo vyššiemu manažérovi. Pôsobí to tak, že zamestnanec sa chce čo najskôr dostať na koniec prezentácie, a nie že má záujem o dialóg s nadriadeným o probléme, ktorý ich oboch trápi.
Aké si z toho môžeme zobrať ponaučenie? Prezentácia vám rešpekt nevydobyje. Na to slúžia konverzácie zo skutočného života so všetkým, čo k nim patrí – s otázkami, humorom a aj výzvami, ktoré musíte zdolať.
2. Povedzte niečo nové. Priemerný manažér na vrchole korporátneho rebríčka má už za sebou roky vedomostí a expertízy, a teda najlepší prehľad o firme. Napriek tomu zamestnanci často márnia jeho čas opakovaním faktov a dát, ktoré manažér veľmi dobre pozná alebo si ich dokáže ľahko odvodiť zo svojich skúseností a vedomostí.
Preto mnohokrát prestane venovať zamestnancovi pozornosť. Namiesto toho, aby ste sa v prezentácii venovali dobre známym oblastiam, skúste sa pozrieť na to, čomu sa váš šéf bežne nevenuje, na oblasti, ktoré boli doposiaľ mimo jeho zreteľa.
Práve vtedy prinášate do diskusie cennú perspektívu, ktorá zaujme aj seniorný manažment. Neváhajte to využiť vo svoj prospech.
3. Povedzte mu, čo má robiť. Mnoho seniorných manažérov frustruje, keď ich zamestnanec nechce zaujať nejaký postoj. Niekedy chcú tak veľmi potešiť šéfa, až ho svojou ambivalentnosťou či váhavosťou nakoniec rozzúria.
Občas je síce pekné zachovať si neutrálny postoj, ponúknuť viacero riešení a nechať rozhodnutie na manažérovi, no omnoho častejšie chcú lídri od svojich zamestnancov priame odpovede, ktoré im pomôžu lepšie riadiť firmu.
Preto by ste sa nemali báť odprezentovať vášmu šéfovi rovno riešenia a vaše odporúčania namiesto toho, aby ste sa mu snažili vo všetkom vyhovieť. Ako mi raz povedal jeden z mojich klientov: „Nestačí, aby ste mi povedali váš názor na situáciu alebo predostreli, aké mám možnosti. Predsa ste odborníčkou, tak aké je vaše odporúčanie?“
4. Menej je viac. Najmä v korporátoch je stretnutie zamestnanca s vysokopostaveným manažérom veľmi zriedkavé. Pokiaľ však k nemu dôjde, zvyčajne je naň vyčlenené iba minimum času. Preto majú zamestnanci pocit, že aby všetko stihli, musia rozprávať veľmi rýchlo a zhustiť dôležité informácie do pár viet.
Práve tu je dôležité bojovať so svojimi inštinktmi a radšej spomaliť. Vopred si pripravte trojminútovú verziu vašej prezentácie, ak by sa náhodou stalo, že ju budete potrebovať.
Nikto predsa nemá rád, keď ho zahrniete množstvom informácií. V jednoduchosti je krása, a pokiaľ sa vám podarí odkomunikovať vašu prezentáciu stručne a jasne, máte omnoho vyššiu šancu, že váš prejav padne na úrodnú pôdu.
Ako sa na stretnutie pripraviť?
Dokonca aj krátke stretnutie so šéfom môže pôsobiť organizovane. Stačí, keď mu dáte nasledujúcu štruktúru:
1. Pochopte, o čo ide vášmu publiku. Na čom vášmu šéfovi skutočne záleží? Cieľom je hlbšie pochopiť otázky vášho šéfa. Pokiaľ sa vám to podarí, bude mať pocit, že skutočne rozumiete jeho prioritám a že naozaj viete, čo je dôležité.
2. Pripravte si jednu veľkú myšlienku. Pokiaľ chcete komunikovať jasne a dosiahnuť výsledky, mali by ste si pripraviť jednu hlavnú myšlienku, ktorú budete zdôrazňovať. Vyhnete sa tak tomu, že budete chcieť hovoriť naraz o veľa veciach. Menej je niekedy viac, a keď sa šéfovi zapáči vaša myšlienka, sám vám dá viac času a vy mu môžete porozprávať viac.
3. Predstavte výhody, ale aj riziká. Nevyhýbajte sa vo svojej prezentácii negatívam či rizikám. Aj dobré nápady majú svoju cenu alebo isté riziká, a pokiaľ ich vynecháte, strácate na dôveryhodnosti. Dbajte na to, aby bola vaša prezentácia vždy vyvážená.
Pokiaľ ide o komunikáciu so seniornými manažérmi, každý sa dokáže zlepšovať. Niekedy stačia iba drobné zmeny a budete prekvapení, aký vplyv budú mať na vaše stretnutie a na výsledky, ktoré zrazu dosiahnete. Jediné, čo stačí urobiť, je trocha pozmeniť štýl svojej komunikácie. Aby ste sa s manažmentom naladili na rovnakú vlnu.
Prispievateľka Elizabeth Freedman píše pre Forbes o leadershipe.
