Zodpovedajú za stovky či tisícky ľudí a biznis v miliónoch eur. Ako optimalizujú svoju prácu slovenskí topmanažéri?
Štefan Rosina ml., Marek Greško, Robert Dusík, Martin Gallovič a Michal Hesek prezradili Forbesu svoje tipy a triky na „skrotenie“ času a zvládnutie vysokého objemu práce a úloh.
Štefan Rosina ml.
viceprezident pre stratégiu skupiny Matador Holding, riaditeľ Sodecia BIW Europe a člen predstavenstva Sodecia SGPS
Štefan Rosina ml. zodpovedá z pozície riaditeľa spoločného karosárskeho podniku Sodecia BIW Europe za takmer tritisíc pracovníkov v ôsmich závodoch v Európe.
„Sodecia aj Matador fungujú na manažérskych modeloch, takže mítingy sú dané a naplánované na celý rok,“ hovorí. V pravidelných týždňových intervaloch sa striedajú koordinačné stretnutia, mítingy venované rozvoju biznisu a ľudí v podnikoch či vyhodnocovaniu cieľových ukazovateľov za jednotlivé časti skupiny.
Zdroj foto: Marek Mucha
Štefan Rosina mladší. Foto: Marek Mucha
Skupina vyhodnocuje výkonové parametre prakticky nepretržite, topmanažéri riešia na stretnutiach týždenné reporty z jednotlivých fabrík. „Ako prezident mám pod sebou sedem korporátnych riaditeľov za jednotlivé oblasti a viceprezidenta pre operácie, s ktorým riešim veci spojené s výrobou, takže tých stretnutí je fakt veľa,“ hovorí Rosina, ktorý už pol roka pracuje v portugalskom meste Maia pri Porte, kde je centrála Sodecie.
„Používam techniku vizualizácie, ktorú som sa naučil ešte v čase pretekárčenia,“ hovorí bývalý reprezentant Slovenska v motoristických športoch. „Každú nedeľu si preberiem program na nadchádzajúci pracovný týždeň a vizualizujem si jednotlivé mítingy, predstavujem si, že v nich som, aké asi budú problémy, ako budem reagovať a akú stratégiu navrhnem na ich riešenia,“ hovorí.
Pravidelnou súčasťou jeho dňa je šport, najmä cvičenie v posilňovni. „Nepijem žiaden alkohol, jem zdravo, nič ťažké, v podstate najmä šaláty a počas týždňa sa v maximálnej miere snažím neponocovať a dodržiavať kvalitný sedemhodinový spánok,“ dodal.
Marek Greško a Róbert Dusík
zakladatelia a spolumajitelia spoločnosti Titans Freelancers
Duo Dusík – Greško vybudovalo úspešnú spoločnosť zameranú na outsourcing IT freelancerov. S profilmi viac ako 45-tisíc IT špecialistov v databáze patrí medzi najžiadanejšie na slovenskom aj českom trhu. A podľa toho vyzerá aj vyťaženie oboch – teraz už primárne topmanažérov.
„Pred dvoma rokmi sme získali investora, takže posledný rok budujeme silný C-level manažment a naša práca s časom a množstvo operatívy sa trochu zmenili,“ hovorí Róbert Dusík. Najdôležitejší nástroj oboch biznisových partnerov je aktuálne kalendár a precízne plánovanie.
Titani zaviedli vo firme koncept pravidelných týždenných, mesačných a kvartálnych mítingov, ktorých termín aj miesto sú pevne určené na celý rok. Platí to pre českú aj slovenskú vetvu firmy. Používajú Google Workplace a zdieľaný kalendár tejto platformy.
Na snímke spolumajitelia a zakladatelia spoločnosti Titans freelancers, zľava Róbert Dusík a Marek Greško.
Spolumajitelia a zakladatelia spoločnosti Titans freelancers Róbert Dusík (vľavo) a Marek Greško. Foto: archív Titans Freelancers
„Čo nie je v kalendári, neexistuje. Rok dopredu máme naplánované aj dovolenky, dnes už presne vieme, kedy s rodinou pôjdeme, a tam nám nesmú padnúť žiadne stretnutia,“ hovorí Marek Greško.
Zdieľaný kalendár, farby aj odškrtávanie
Na neočakávané udalosti a úlohy majú manažéri v kalendári vyčlenené „blockery“, teda časové bloky v rozsahu dve hodiny denne. V zdieľanom kalendári ich vidia aj ostatní ľudia vo firme, takže vedia, kedy si nemajú plánovať stretnutia s vedením. Na rýchle odlíšenie svojich stretnutí používa dvojica rôzne farby.
„Týždeň si plánujem v nedeľu, prejdem si kalendár a voľné bloky vyplním stretnutiami a pracovnými úlohami, ktoré potrebujem vyriešiť,“ hovorí Greško, ktorý kalendáru zveril aj zoznam víkendových úloh v domácnosti.
Všetky úlohy majú zapnuté automatické pripomienkovanie a v termínoch stretnutí sú započítané aj polhodinové bloky na presun, prípadne na čas, v ktorom sa môže mozog preladiť na nové zadanie.
Pri plánovaní sa obaja snažia striedať stretnutia s pracovnými úlohami, na ktoré sú potrebné samota, pokoj a sústredenie. Úlohy, ktoré sa dajú stihnúť do piatich až desiatich minút, riešia ihneď a neplánujú si ich – podľa pravidla dvoch minút od autora bestselleru Getting Things Done Davida Allena.
„Na úlohy v kalendári používam tri rôzne tóny modrej farby, ktoré vyjadrujú prioritu úlohy, takže na prvý pohľad vidím, ktoré veci budem riešiť pre ich dôležitosť ako prvé,“ vysvetľuje Dusík.
Greško si úlohy kategorizuje do skupín jedna až tri podľa významu, pričom jednotky a dvojky musí stihnúť počas dňa, úlohy z tretej skupiny počkajú aj na podvečer. „Ako mentálne motivačné cvičenie sa mi osvedčilo, že keď mám viac taskov, ráno si ich napíšem aj na papier, priradím im priority a v priebehu dňa si hotové úlohy škrtám, aby som mal pocit víťazstva,“ hovorí.
Pracovný deň sa snažia obaja ukončiť tak, aby boli o šiestej večer doma pri rodine. Piatok je deň bez mítingov a tento čas majú vyhradený na strategické veci.
Martin Gallovič
líder oddelenia auditu v PwC Slovensko
Na čele auditu najväčšej poradenskej spoločnosti na Slovensku s ročnými tržbami cez 30 miliónov eur je už tretí rok Martin Gallovič. Vedie tím 370 ľudí a špecializuje sa na audit bánk a poisťovní. V PwC pracuje dvadsať rokov a za ten čas sa mu osvedčili viaceré metódy, ako efektívne zvládnuť lavínu úloh a stretnutí.
„Časový manažment som si nastavil tak, aby som dokázal efektívne skĺbiť externé stretnutia s klientmi a interné úlohy a komunikáciu s kolegami,“ vysvetľuje. Keďže nové pracovné stretnutie si dokáže zaradiť do kalendára často až o dva-tri týždne, našiel riešenie pre situácie, ktoré neznesú odklad. Vytvoril si v kalendári voľný blok v rozsahu jeden obed v týždni, ktorý je vyhradený na nečakanú situáciu.
Martin Gallovič, líder oddelenia auditu PwC. Foto: Marek Mucha pre Forbes Slovensko.
Martin Gallovič, líder oddelenia auditu PwC. Foto: Marek Mucha
Podobne má vyblokovaný čas v pondelok do desiatej ráno a piatkové popoludnie. „V pondelok riešim veci, ktoré mi ostali z piatku a v piatok poobede odchádzam domov. Mám totiž štyri deti a chcem sa pravidelne venovať aj rodine,“ zdôraznil.
Pitný režim spojený s mentálnym oddychom
Ďalšie opatrenie zaviedol, aby jeho plný kalendár neblokoval agendu kolegov. „Ako líder auditu som v pozícii, kedy sa so mnou chce stretnúť veľa kolegov, preto som si zaviedol čas otvorených dverí,“ vysvetľuje. Vo štvrtok od tretej popoludní je u seba v kancelárii pripravený na návštevy kohokoľvek, kto potrebuje stretnutie. Termín návštevy je obmedzený na 15 minút.
Martin Gallovič nepije kávu, no na efektívnu prácu sa mu osvedčil pitný režim. Ráno si ako prvú vec pripraví k počítaču trojdecovú fľašu s vodou. Za deň ich ich vypije 4-5, čo ho núti si pravidelne urobiť prestávku na doplnenie tekutiny. Takto má zautomatizované krátke prestávky na osvieženie, pohyb a mentálny oddych.
„Výskumy hovoria, že dehydratácia je veľkým nepriateľom ľudí pri práci, pretože keď sú zaujatí a sústredení, nepijú. Voda je pritom pre efektívnu činnosť mozgu nevyhnutná,“ hovorí Gallovič.
Osvedčeným „hackom“ je tiež nekompromisný postoj k pravidelnému športovaniu. „Po čase som pochopil, že som výkonnejší, keď sa pravidelne hýbem. Takže teraz mám dva dni v týždni vyhradené na šport a cez to vlak nejde,“ hovorí. Na cvičenie s trénerom v posilňovni má vyčlenený poldruhahodinový blok v čase obedovej prestávky. „Cvičím od jedenástej do dvanástej, dám si ľadovú sprchu a zvyšný čas ešte dokážem podľa potreby využiť na rýchly obed alebo ad hoc stretnutie,“ uzavrel.
Michal Hesek
riaditeľ pre organizáciu a riadenie spoločnosti Koor
Po raketovom náraste cien energií v minulom roku ožili takmer všetky slovenské firmy a snažia sa dosiahnuť energetické úspory. Koor pri nápore klientov stihol založiť aj českú a maďarskú pobočku a tiež, zrejme ako prvá firma na Slovensku, získať ESG rating.
„Preferujem plánovanie na deň a týždeň, pretože je najreálnejšie pre splnenie cieľov,“ hovorí Hesek o svojej pracovnej rutine. Dlhodobé úlohy si rozkladá na menšie časti, ktoré dokáže vyriešiť na týždennej báze. „Samozrejme, platí pravidlo, že čo nemám v kalendári, to sa nedeje,“ dodáva.
Michal Hesek, riaditeľ pre organizáciu a prevádzku Koor. Foto: Marek Mucha pre Forbes Slovensko.
Michal Hesek, riaditeľ pre organizáciu a prevádzku Koor. Foto: Marek Mucha
Na mítingy aplikuje pravidlo „maximálne štyri schôdzky denne“, aby sa dokázal na každú naplno sústrediť. Podobný prístup má aj k plánovaniu pracovných úloh. „Stanovujem si ich realisticky, ak mám napríklad cez deň tri schôdzky, nemôžem si tam dať ešte desať strategických úloh, ale len tri,“ vysvetľuje.
Jasná hranica medzi prácou a súkromím
Správu pošty má Hesek ošetrenú cez softvér aj dohody s kolegami. „Vyžadujem, aby ma nepridávali do komunikácie, ak to nie je nevyhnutné,“ vysvetľuje. Schvaľovanie zmlúv alebo dochádzky mu systém ukladá rovno do priečinkov, kde ich v rámci dennej rutiny – kontroly priečinka – schváli.
Kľúčovým faktorom na zvládnutie veľkého objemu práce sú však podľa neho najmä správna prioritizácia úloh a spoľahlivý kolektív spolupracovníkov. „Operatívne úlohy majú vedieť vyriešiť zodpovední ľudia v rámci firmy, na pleciach manažmentu majú byť len strategické úlohy a rozhodnutia,“ dôvodí.
Súkromné aktivity má Hesek zaradené v kalendári tiež. Plánuje ich spolu s manželkou na týždeň dopredu. „Pracovný čas manažéra vo vedení firmy sa nekončí o štvrtej popoludní, preto potrebujem mať rozplánované aj rozvoz detí, cvičenie a podobné aktivity. Pomáha mi to nebyť v časovom strese,“ hovorí. Na víkendy si neplánuje žiadne úlohy ani stretnutia. Všetko, čo sa dá, sa snaží stihnúť cez týždeň.
„Základom všetkého je jasná hranica medzi prácou a súkromím, jedno nesmie ovplyvňovať druhé,“ uzatvára. Najlepšie sa mu darí relaxovať pri varení či grilovaní. Okrem toho, že si pri tom oddýchne, má rád chvíle, keď je celá rodina spolu.
