Aj v roku 2026 pravdepodobne strávite viac než jeden mesiac sedením na schôdzkach. Alebo sa ich pokúste zefektívniť. Pri lepšej organizácii môže byť každý míting nielen kratší, ale prinášať aj jasné výsledky.
Podľa aktuálnych Meetings Statistics and Facts, ktoré každoročne vydáva výskumná spoločnosť Market.Biz, väčšina z nás trávi na schôdzkach tri až štyri hodiny denne. Pri päťdňovom pracovnom týždni to znamená, že sme mítingom minulý rok obetovali približne 38 dní.
Desivé, však? Podľa rovnakého zdroja si 67 percent zamestnancov myslí, že na nich zbytočne strácajú čas, a polovica je presvedčená, že mítingy často trvajú dlhšie, než je potrebné. Zaujímavá je aj informácia, že vysoko výkonné organizácie trávia na schôdzkach o 20 percent menej času než menej produktívne firmy.
Podobné zistenia potvrdzuje aj výskum, ktorý sa už celé desaťročia publikuje v Journal of Business Research. Podľa neho sa produktivita zamestnancov zvýšila o 70 percent vtedy, keď sa počet mítingov znížil o 40 percent. Je preto najvyšší čas s tým niečo urobiť.
Ak ste organizátorom schôdzky, najprv zvážte, či je pre problém, ktorý riešite, naozaj potrebné zvolať celý tím. Nestačí vybrať jedného človeka, ktorému zadáte prípravu riešenia, prípadne sa stretnete len s jedným kolegom?
Transcript of the Royal Society of London pripomína, že ak sa na niečom podieľa celý tím, jeho IQ automaticky poklesne o 15 percent. Inými slovami, vo chvíli, keď vstúpite na míting, sa stávate menej inteligentnými.
2) Pripravte si štruktúru
Ak už dospejete k tomu, že porada je naozaj nevyhnutná, majte na to jasný dôvod. Vytýčte si konkrétnu tému alebo problém, ktorý treba nielen prediskutovať, ale ideálne aj vyriešiť, potom ho zrozumiteľne zhrňte ostatným, najlepšie jednou krátkou vetou, aby mali jasnú predstavu.
Zvážte tiež, kto je na schôdzke naozaj potrebný. Nikto by nemal chýbať, ale ani byť navyše. Pridajte časový plán a pre seba si pripravte body, podľa ktorých budete postupovať, aby ste sa dopracovali k riešeniu.
3) Podklady potrebujete ešte pred schôdzkou
Ak na hľadanie riešenia potrebujete informácie od kolegov, vyžiadajte si ich vopred a zabezpečte, aby sa k nim ešte pred stretnutím dostali všetci, ktorí ich potrebujú na prijatie rozhodnutia, ktoré je dôvodom stretnutia. Ak chcete, aby každý na mítingu predstavil svoj návrh riešenia, dajte im to vedieť vopred, aby sa mohli pripraviť, ponúknuť argumenty a zároveň si svoj príspevok usporiadať.
To všetko šetrí čas – nielen na samotnom stretnutí, ale aj tým, že predídete situácii, keď jedna porada vytvorí potrebu pre ďalšiu, pretože ste sa v niektorom bode zasekli a pre nedostatok informácií sa musíte zísť znova.
Unsplash/Campaign Creators
Brendon Burchard vo svojej knihe High Performance Habits spomína zvyky, s ktorými ku každej schôdzke pristupuje Oprah Winfrey. Na začiatku sa vždy pýta, aký je jej účel a prečo je dôležitá. Ak by odpoveď znela napríklad „informácie, zhrnutie alebo diskusia“, považovala by schôdzku za zbytočnú.
Ako hovorí Burchard: „Úspešní ľudia nečakajú s problémami alebo nápadmi do pondelka, riešia veci hneď.“ Preto vo firme prehodnoťte všetky pravidelné porady.
5) Začnite vždy načas
Ušetríte tak čas všetkých zúčastnených a zároveň zabezpečíte lepšie výsledky. Podľa štúdie z Journal of Organizational Behavior sú schôdzky, ktoré sa začnú o 10 minút neskôr, o tretinu menej efektívne.
Je to logické. Tí, ktorí prišli včas, sa nestihnú nahnevať a popremýšľať, čo by ešte mohli urobiť, keby nemuseli čakať. Navyše, väčšina ľudí má po jednej schôdzke naplánovanú ďalšiu alebo musí stihnúť iné povinnosti. Na konci porady tak nebudú produktívne chrliť nápady, ale skôr vystresovane riešiť, ako sa im rúca harmonogram.
6) Vyriešené za 20 minút
Schôdzka nemusí vždy trvať hodinu alebo dokonca dve len preto, že ste si to tak zvykli zapisovať do kalendára. Veľa času ušetríte, ak si vopred realisticky určíte, na čo stačí 20 alebo 30 minút, trvanie oznámite kolegom vopred a potom ho aj dodržíte.
7) Čo bude ďalej?
Spomínaný Burchard tiež pripomína, že dobré mítingy končia rozhodnutím. Čo. Kto. Kedy. Ako. Jasný smer, jasný plán, jasné ďalšie kroky. Je zrejmé, že najväčší vplyv na efektivitu porady má ten, kto ich organizuje. Aj keď ste však skôr ten, kto býva pozývaný, než ten, kto pozýva, môžete do slepého schôdzkovania vniesť trochu svetla.
Aj vy sa môžete spýtať, či vás na konkrétnej schôdzke naozaj potrebujú, keď sa vás z 20 bodov týka jeden. Môžete sa zaujímať, prečo sa stretnutie koná a čo si naň máte pripraviť. A počas stretnutia sa vždy môžete ozvať a nasmerovať debatu naspäť k téme. Možno sa to od vás naučia aj ostatní.
Článok pôvodne vyšiel v českom vydaní Forbesu, jeho autorkou je Zdenka Tomis.
