„Sme podriadení času. Čas velí: vpred!“ Tak znie citát, ktorý sa pripisuje známemu anglickému dramatikovi Williamovi Shakespearovi. A týmto slovám s určitosťou nemôžeme oponovať. Nedokážeme predsa čas spomaliť, zastaviť a ani vrátiť späť. Preto by sme mali na maximum využiť i každý pracovný deň.
O lepšom time manažmente hovorí Dušan Straňák z Balanced HR. Foto: archív Dušana Straňáka
Často sa však namiesto toho sťažujeme, že nič nestíhame, sme zaneprázdnení a zavalení prácou. Berieme si na plecia nové úlohy a potom ako zmyslov zbavení preskakujeme od jedného projektu ku druhému. Chceme stihnúť čo najviac, byť čo najlepší, no želaný výsledok sa nedostavuje. Vtedy si obyčajne v tichosti prajeme, aby boli naše dni aspoň dvakrát také dlhé. V skutočnosti pomôže, ak sa sa naučíme svoj čas využívať efektívnejšie.
„Páči sa mi myšlienka, že Leonardo da Vinci, Albert Einstein, Wolfgang Amadeus Mozart a ďalší úspešní ľudia mali k dispozícii rovnakých 24 hodín ako my ostatní,“ vraví Dušan Straňák, lektor a senior konzultant spoločnosti Balanced HR. Takýmto spôsobom zároveň poukazuje na fakt, že čas je maximálne spravodlivou veličinou, ktorá medzi nami nerobí žiadne rozdiely. Vpred velí každému jednému.
V snahe uspieť, vyniknúť a byť vo svojej kariére nadpriemerne dobrí, sa podľa odborníka dopúšťame jedného veľkého omylu. Zabúdame totiž na to, že aj velikáni toho museli obetovať skutočne veľa, aby sa o nich svet dozvedel a pamätal na nich aj po smrti. Prvý krok k efektívnejšiemu time manažmentu dosiahneme podľa Straňáka tým, že si denne určíme jednu až tri priority, ktorým venujeme svoju plnú pozornosť. Odporúča tri kroky, ako ušetriť a využiť čas na maximum.
1. Analýza ABC
Mark Twain hovoril, že deň treba začať „zjedením žaby“. Inými slovami, splnením tej najdôležitejšej úlohy. Prípadne je dobré zamerať sa na povinnosť, do ktorej sa nám príliš nechce, aby sme ju mali čo najskôr za sebou. Jednou z techník, ktorou by sme si mohli určiť priority, je analýza ABC. Všetky úlohy počas dňa totiž môžeme rozdeliť do troch skupín:
- A: veľmi dôležité. Tieto úlohy nemôžeme zveriť iným ľuďom a musíme ich splniť sami. Na ich základe sa zvyčajne hodnotí úspešnosť našej práce.
- B: dôležité. Tieto úlohy by sme mali splniť, no ak to neurobíme dnes, tak nám bezprostredne nehrozí nič závažné.
- C: najmenej dôležité. Tieto úlohy majú najmenšiu hodnotu pre splnenie našej pracovnej funkcie. Ak by sme ich splnili, bolo by to pekné.
Vo všeobecnosti platí, že by sme si mali plánovať 40 až 60 percent nášho pracovného času. Ten zostávajúci venujeme operatívnym činnostiam, pomoci kolegom v tíme, mítingom alebo poradám.
2. Paretov princíp
V snahe narábať so svojím časom čo najefektívnejšie, a zároveň stíhať, by sme sa mali sústrediť na aktivity, z ktorých dokážeme vyťažiť maximálny úžitok. Pomôže nám Paretov princíp, čo je technika pomenovaná podľa talianskeho ekonóma Vilfreda Pareta. Ten sledoval vzorce rozdelenia bohatstva a príjmov v Európe počas 19. storočia. Podarilo sa mu zistiť, že zo sledovanej vzorky ľudí 20 percent obyvateľstva vlastnilo 80 percent majetku.
Práve tento vzorec nerovnováhy sa pravidelne opakuje aj v iných oblastiach nášho života. Pokiaľ sme obchodníkmi, tak 20 percent našich zákazníkov sa podieľa na 80 percentách nášho obratu. Logicky by sme sa mali najviac venovať týmto zákazníkom. Preto je dôležité, aby sme si v práci pomenovali kľúčové činnosti, a tie vykonávali so železnou pravidelnosťou. Tie tvoria našich 20 percent.
3. Metóda Pomodoro
Názov tejto metódy je odvodený od toho, že uvarenie cestovín „Pomodoro“ nám zaberie 25 minút. Predstavme si, že pracujeme na úlohe, ale nedokážeme sa sústrediť. Zrazu pociťujeme nutkanie skontrolovať si emaily či novinky na sociálnych sieťach. V podobných dňoch toho veľa neurobíme. S tým pomôže metóda Pomodoro, ktorej princíp je pomerne jednoduchý.
Ingrediencie: kuchynský budík, pracovná úloha.
Postup: Budík natiahneme na 25 minút a začneme pracovať. Počas tohto času ignorujeme všetko naokolo. Vypneme si email, zatvoríme záložky so sociálnymi sieťami, a na telefóne si nastavíme tichý režim. Ak máme ľudí naokolo, izolujeme sa, alebo si nasadíme slúchadlá. V prípade, že nás chce niečo odlákať od práce, sústredíme sa na tikanie budíka v pozadí. To nám pripomenie, že všetko ostatné počká.
Pauza: Na päť minút si oddýchneme, postavíme sa alebo sa prejdeme. Po pauze si určíme ďalšiu úlohu a opäť sa pustíme do práce. Metódu Pomodoro si tiež môžeme prispôsobiť. Pokiaľ sa dostávame do pracovného „varu“ a chceme to využiť, tak po 25 minútach nemusíme skončiť. Pri kreatívnych činnostiach sa potrebujeme do úlohy ponoriť hlbšie a cyklus smieme predĺžiť na 60 až 90 minút. Zároveň si plánujeme dlhšiu prestávku.
Pozor na energiu
Všetci veľmi dobre vieme, že čas je extrémne dôležitý. Nie je však tým jediným faktorom, ktorý počas dňa ovplyvňuje náš výkon. Do úvahy musíme brať zároveň aj energiu. Straňák preto radí, aby sme sa tým najpodstatnejším pracovným aktivitám venovali vždy, keď máme dostatok energie a pozornosti. „Tieto úlohy, pri ktorých sa na 100 percent sústredíme, je potrebné striedať s regeneráciou či jednoduchšími úlohami,“ dodáva.
S cieľom byť časovo efektívnejší by sme si zároveň mali nastaviť pomyselné zrkadlo, ktoré odhalí naše zlozvyky. Ak máme pocit, že nič nestíhame, podľa odborníka musíme identifikovať a pomenovať konkrétny problém. Začať vieme tým, že si urobíme podrobný záznam všetkých aktivít z konkrétneho dňa. „Každej priradíme dôsledok, respektíve pridanú hodnotu. Prípadne sa opýtame, akú dôležitosť mala pri dosahovaní našich cieľov,“ uzatvára Straňák.
Našli ste chybu? Napíšte nám na editori@forbes.sk
