Dinovi Jenkinsovi nie sú ťažké situácie vôbec cudzie. Je policajným seržantom v Stoughtone, inštruktorom obrannej taktiky, členom regionálneho tímu pre vyjednávanie v krízových situáciách a všetky tieto skúsenosti spája ako zakladateľ a generálny riaditeľ spoločnosti Supply the Why – spoločnosti, ktorá poskytuje školenia o rozhovoroch v zložitých situáciách – hlavne o diverzite a inklúzii.
Jenkins ponúka päť krokov, vďaka ktorým sú tieto zložité konverzácie jednoduchšie a produktívnejšie. Tieto kroky nielen uľahčia dôležité diskusie napríklad o rase a rovnosti, ale môžu nám pomôcť aj pri akýchkoľvek iných zložitých diskusiách, napríklad pri vyjednávaní o zmluve či mzde.
1. Začnite v malom.
Dôležitá je množstvo ľudí zapojených do diskusie. Je náročné viesť diskusiu s mnohými ľuďmi a priam nemožné, ak sú prítomné vášnivé emócie. S narastajúcou veľkosťou skupiny sa dynamika rýchlo mení a ľudia budú mať tendenciu vytvárať to, čo Jenkins nazýva „mentalita svorky“.
„Pre ľudí je to prirodzené. Ťahá nás to k pohodlným situáciám a k ľuďom, ktorí zdieľajú našu ideológiu,“ vysvetľuje Jenkins. „Preto je dobré začať malým rozhovorom. V takýchto situáciách je optimálny rozhovor medzi štyrmi očami.“
2. Buďte realista.
Čo môžeme rozhovorom dosiahnuť a aké očakávame názory druhej strany? Je dôležité ísť do zložitého rozhovoru s rozumnými očakávaniami. Nemyslite si, že vyriešite nejakú zložitú situáciu len jedným rozhovorom. Postupom času sa porozumenie prehĺbi, ale jedna strana môže vychádzať z úplne inej perspektívy a bude potrebovať viac času na preskúmanie a pochopenie problémov. Jenkins to nazýva „konverzačné lasagne“ – to znamená, že každá vrstva rozvíja a buduje diskusiu.
Počas tohto procesu je dôležité zabezpečiť, aby sa ľudia cítili pohodlne, pretože na to, aby sa mohli učiť a rozvíjať, je nevyhnutná psychologická bezpečnosť. Aj keď má jedna strana nereálne či ignorantské východisko, je dôležité to neodmietnuť a nepostaviť tak partnera do defenzívnej pozície.
3. Zostaňte sústredení.
Udržanie zamerania konverzácie je kľúčové. To však neznamená, že diskusia nemôže byť polytématická. Počas konverzácie je fókus na dvoch úrovniach: aktuálna diskusia a celkový výsledok.
Po prvé sa uistite, že konverzácia prebieha citlivo a riešite vždy len jeden problém. Sústredenie sa na jeden problém znamená, že pozornosť zostáva na jednom mieste a nedochádza k vzájomnému spájaniu tém, čo spôsobuje zmätok a zbytočne všetko komplikuje.
Po druhé – aj keď je nemožné, aby sa vždy diskutovalo len o jednej téme, uistite sa, že zostávate v témach relevantných k hlavnému problému. Pri diskusii treba mať na pamäti výsledok alebo cieľ, takže sa musíte ubezpečiť, že to, o čom sa diskutuje, vás posúva smerom k nim.
4. Buďte pripravení.
Líder konverzácie musí byť pripravený. Vašou výzvou bude zvládnuť a riadiť celú diskusiu, pričom sa musíte sústrediť na cieľ, kontrolovať tempo diskusie a vášne, ktoré pri nej môžu vzplanúť – a na to potrebujete dôveryhodnosť.
Nestačí vám iba poznať fakty. Je tiež dôležité chápať ich z rôznych uhlov pohľadu, aby ste vedeli, ako ich môžu vnímať ostatní. To tiež znamená, že ich budete vedieť prezentovať v kontexte a prispieť tak k lepšiemu porozumeniu.
5. Nesnažte sa vyhrať.
Asi najdôležitejšou vecou, ktorú si treba pamätať, je nerozvíjať mentalitu výhry či prehry. Mať pocit, že jedna strana sa môže stať víťazom, iba posilní opozíciu – presný opak toho, čo chcete. Namiesto toho radšej zvážte, ako dosiahnuť, aby bol výsledok „win-win“, teda výhodný pre obe strany.
Jenkins hovorí: „Je to výmena nápadov a myšlienkových procesov. Nie je to súťaž. Nie je to hádka. Nie je to ani debata.“ Cieľom je porozumenie, či už pri vyjednávaní s rukojemníkmi alebo pri kúpe automobilu.
Ako to funguje pri vyjednávaniach o zmluve?
Jenkinsových päť krokov predstavuje skvelý rámec pre každú diskusiu, najmä však pre rokovania či vyjednávanie. Ide o náročné rozhovory, kde obe strany budú mať v hlave svoje ideálne výsledky a je pravdepodobné, že obe strany budú mať prístup k iným informáciám a budú mať tiež odlišné perspektívy.
Preto je piate pravidlo veľmi dôležité. Môžete ‚vyhrať‘ vyjednávanie a táto výhra bude trvať po celú dobu platnosti zmluvy. Ak však rokujete o vyššej mzde alebo s novým dodávateľom, skutočne chcete, aby to bolo výhodné pre obe strany, aby ste vytvorili základ pre dlhý a úspešný pracovný vzťah.
Článok vyšiel na Forbes.com, jeho autorom je Kwame Christian, riaditeľ amerického negociačného inštitútu a obchodný právnik.