Pokiaľ máte problém s dokončovaním pracovných (i nepracovných) úloh, vyskúšajte systém, s ktorým prichádza autorka knihy Sorted: Freedom through Structure Gillian Perkins. Tá ho považuje za svoj „hack“ na produktivitu číslo jeden a odporúča ho používať najmä vo chvíľach, keď máte pocit, že máte toľko úloh, že ich ani nemôžete všetky stihnúť.
Postup je až smiešne jednoduchý. Nasledujte tieto kroky:
1. Spíšte si veci, ktoré musíte urobiť.
Nejde o bežný zoznam úloh, takže sa neobmedzujte len na najdôležitejšie položky. Spíšte si naozaj všetko, čo je potrebné dotiahnuť alebo s čím sa chcete pohnúť.
O štyri políčka bližšie k určeniu svojich priorít.
Buďte lepší vďaka tejto jednoduchej hre
Do výpočtu zaraďte pracovné, domáce aj osobné úlohy. Jednoducho všetko, čo tlačíte pred sebou a neviete to dokončiť.
2. Ku každej úlohe si napíšte čas.
Druhý krok vyžaduje trochu premýšľania. Ku každej položke napíšte „ideálny čas“, ktorý chcete na danú úlohu minúť. V odhade sa snažte byť realistickí a nedávajte si na úlohy zbytočne veľa, no ani málo času.
Pokiaľ máte napríklad za úlohu napísať správu do práce a viete, že vám to obvykle zaberie niečo medzi dvomi a tromi hodinami, dajte si na ňu 2,5 hodiny. Na vybavovanie e-mailov si vyhraďte v programe maximálne tri 10-minútové bloky.
3. Pripraviť sa, pozor, štart!
Už ide do tuhého. Dajte si pred seba zoznam a začnite pracovať. Len čo sa dostanete ku konkrétnej položke, nastavte si časovač práve na tak dlho, ako ste si určili v predchádzajúcom kroku.
Vystúpte zo svojej komfortnej zóny. Vďaka
nepohodliu sa rozvíjame a rastieme, radí kouč
Vypnite telefóny, zavrite e-mailovú schránku a pracujte na úlohe, kým časovač nevyprší. Pokiaľ úlohu nestihnete dorobiť, nič sa nedeje. Buď ju môžete presunúť na ďalší deň, alebo si dajte ešte jeden pokus na jej dokončenie.
4. Jednoduché, že? Aké sú výhody tohto systému?
Časovým limitom, ktorý si sami stanovíte, si vopred určíte hranice. Nad úlohami tak nebudete zbytočne sedieť dlhé hodiny, ale budete dopredu presne vedieť, ako dlho sa nimi budete zaoberať. Poznáte predsa Parkinsonove pravidlo: práca trvá presne tak dlho, koľko na ňu máte času.
Časovač tiež funguje ako dobrý hnací motor. Pokiaľ totiž budete vedieť, že na splnenie danej úlohy máte napríklad 45 minút, budete ju chcieť dokončiť čo najskôr, aby ste celý proces vyškrtávania položiek zo zoznamu mali čo najrýchlejšie za sebou.
A posledná výhoda – vďaka tomuto systému sa plne sústredíte len na jednu úlohu, nebudete od nej odbiehať inam. A už len to stojí za vyskúšanie.
Článok vyšiel na Forbes.cz v rubrike Ako byť lepší.
