Ak chcete byť priamočiary, neznamená to, že musíte byť drsní. Byť priami tiež znamená byť zrozumiteľní. Pokiaľ komunikujete jasne a zreteľne, práca ide lepšie. Dajte si preto záležať na tom, aby vám bolo dobre rozumieť, najmä pokiaľ ide o pracovné správy. Nesprávna e-mailová komunikácia môže často narušiť nielen vašu produktivitu, ale aj produktivitu vašich kolegov.
Nižšie nájdete päť tipov, ktoré vám pomôžu, aby ste boli v pracovnej komunikácii priamočiarejší:
1. Ak potrebujete odpoveď, položte otázku.
Otázky si žiadajú odpovede. Pripravte si teda jasné a jednoduché otázky k téme, aby ste od príjemcu dostali informácie, ktoré potrebujete. Oznamovacie vety používajte iba v prípade informácií, o ktoré sa chcete podeliť.
Napríklad napíšte: „Kto pracuje na štatistickej analýze? Potrebujem tohto človeka osloviť, aby som mal prehľad o číslach, keď začnem písať správu. Ďakujem.“ Kľúčovými informáciami, ktoré potrebujete, sú meno osoby, aby ste sa s ňou mohli spojiť a posunúť v práci ďalej.
2. Nepoužívajte spojenie „mohol by si“.
Snažte sa napríklad neuvádzať spojenie ako: „Mohol by si urobiť úvod?“ Príjemca, alebo ktokoľvek ďalší by to urobiť mohol. Ak však chcete, aby to človek skutočne urobil, namiesto toho skúste napísať: „Urobil by si úvod?“
3. Vyhýbajte sa slovu „možno“.
Ľudia majú tendenciu používať slovo „možno“ na zmiernenie svojej žiadosti, ale to vám nemusí pomôcť dosiahnuť váš cieľ. Ak budete príliš zdvorilí, tak sa môže stať, že stratíte príležitosť získať informácie, ktoré potrebujete, aby ste sa posunuli vpred.
Neformulujte vety typu: „Možno by si ma vedel nasmerovať správnym smerom?“ Radšej napíšte niečo v zmysle: „Nasmeroval by si ma správnym smerom?“ Prípadne ešte o čosi lepšie znie veta: „Spojil by si ma s osobou, ktorá dohliada na projekt?“ Stále to bude znieť zdvorilo, pritom to nemusíte preháňať.
4. Stanovte termín.
Ak potrebujete informácie do určitého času, tak uveďte konkrétny dátum/čas. Bez stanoveného termínu nemusíte dostať odpoveď vôbec, alebo dostanete informácie príliš neskoro. Napíšte napríklad: „Prosím, napíšte mi spätnú väzbu do 20. decembra.“
5. Otázku alebo vyhlásenie nechajte vyniknúť.
Umožnite prijímateľovi, aby mu ihneď padla do oka informácia, ktorú chcete, aby videl. Oddeľte otázku alebo oznámenie od zvyšku správy tým, že im v správe vyhradíte vlastný riadok s medzerami naokolo. Ešte lepšie bude, ak ich uvediete v samostatnom e-maile, ktorý nebude preplnený ďalšími informáciami.
Buďte opatrní pri používaní tučného písma alebo pri podčiarknutí vety či otázky. Obzvlášť vtedy, ak dobre nepoznáte príjemcu a jeho štýl komunikácie. Zhodnotiť treba aj vaše postavenie. Môže to byť už „priveľa“ a protistrane sa to nemusí pozdávať.
Článok vyšiel na Forbes.com. Autorkou je Avery Blank, senior prispievateľka Forbes.com, ktorá píše najmä o témach spojených s kariérnymi príležitosťami a tipmi pre biznis lídrov.
Našli ste chybu? Napíšte nám na editori@forbes.sk
