Rovnako ako väčšina z vás, ani ja si už nemôžem ani len spomenúť na profesionálny i osobný život, v ktorom by som nepoužívala emaily. Vo väčšine prípadov ide o efektívny a jednoduchý spôsob komunikácie a pri správnom používaní šetrí váš čas, zodpovie otázky a spája ľudí. Poviem to jednoducho: neverím, že by som bez emailu mohla žiť.
Bohužiaľ, s pohodlnosťou, ktorú email prináša, a rýchlosťou, na ktorú sme mnohí zvyknutí pri odosielaní i odpovedaní, prichádzajú tiež problémy. Sama len minimálne tolerujem neopatrné chyby, akými sú napríklad nesprávne napísané slová (väčšina programov vás na ne upozorní rušivou červenou čiarou), alebo ak niekto povie, že odošle ďalším ľuďom kópiu emailu, a neurobí to. Tak sa správajú amatéri.
Svojej matke ale odpúšťam, keď mi príležitostne pošle správy, ktoré sú písané veľkými písmenami.
Získajte emailom presne to, čo chcete. Úspešní ľudia dodržiavajú 9 krokov
Teraz už seriózne – email je často najdôležitejší spôsob, ktorým komunikujete s klientom, šéfom a inými osobami. Je preto nevyhnutné, aby ste to robili správne. Dnes pre preklep stratíte trochu rešpektu u kolegu, zajtra by vás to mohlo pripraviť o pracovnú príležitosť od osoby, ktorú stretnete na konferencii.
Tieto tri neuveriteľne základné chyby môžete robiť bez toho, aby ste si uvedomili, ako neprofesionálne vďaka nim pôsobíte na čitateľa vášho emailu.
1. Zabudnete na prílohu.
Kariérny kouč Rajiv Nathan je vďačný za výzvy v aplikáciách Outlook a Gmail, ktoré vám oznámia, že sa chystáte odoslať správu bez prílohy, i keď ste explicitne uviedli, že v skutočnosti nejakú do emailu pripájate. Prečo? Pretože predtým, než existovali, sa pravidelne dopúšťal nevyspytateľnej chyby – nie raz, nie dvakrát, ale trikrát!
Emotikony v pracovných emailoch: Čo si o nich myslia vaši kolegovia?
Nathan priznáva, že mal na začiatku kariéry nesmierne zlý zvyk. Pri práci sa ponáhľal. Výsledkom bolo časté odoslanie emailov, ktoré obsahovali vetu: „Prosím, pozrite sa na priložený súbor.“ No v skutočnosti k emailu nič nepripojil. Nathan si spomína na ďalšiu správu, ktorou to chcel napraviť: „Ospravedlňujem sa! Tu je príloha!“ Bohužiaľ, ani vtedy sa to vždy neskončilo. „Napokon pri treťom nadväzujúcom emaile som konečne ten prekliaty súbor priložil,“ spomína si.
Pre Nathana bol tento problém taký „bežný“, že mal v jednom z hodnotení výkonnosti uvedené, aby sa v tejto oblasti zlepšil. Odvtedy si do hornej časti obrazovky nalepil papier s vetou: „Pripojil si prílohu?“
Buďte preto zvlášť opatrní, aby ste spomenuli „priložené súbory“, nech sa vám zobrazia výzvy „Povedali ste priložené? Odoslať napriek tomu?“ ešte pred odoslaním emailu. Každý človek sa môže občas pomýliť, no ak sa z tohto neopatrného správania stane zvyk, tak môžete získať povesť, pre ktorú vás ostatní budú mať za toho, kto nedokáže splniť túto základnú úlohu.
2. Stále to isté dookola.
Jedna z mojich najbližších priateliek je právnička, ktorá je platená od hodiny. Preto je zvyknutá písať úsporné správy. Mohla by som si z nej brať príklad. Jenny Foss, kariérna koučka pre Muse, zdôrazňuje dôležitosť toho, aby ste povedali to, čo potrebujete povedať, a nič viac. Vysvetľuje: „Neschopnosť povedať to, čo potrebujete, môže otráviť niekoho, kto bol ochotný si vás vypočuť alebo bol dokonca rád, že si vás vypočuje.“
Platí to najmä vtedy, ak „posielate email, v ktorom žiadate o láskavosť, podporu alebo dokonca len chcete položiť otázku“. Foss hovorí, že nápady musíte prezentovať úhľadne, inak riskujete, že vás ľudia budú vnímať ako neprofesionálnu alebo netaktnú osobu. „Neposielajte preto tri emaily, jeden po druhom. Dajte dokopy svoje myšlienky a pošlite ich všetky v jednom,“ uzatvára Foss.
Umenie písať emaily. 7 rád, ako sa prebojovať k zaneprázdneným ľuďom
Hovoriť len to, čo potrebujete povedať, a to jednoduchým spôsobom, si vyžaduje prax. V dlhodobom horizonte to za to ale stojí. Spätne si po sebe ešte pred odoslaním emailu prečítajte text a odstráňte všetko zbytočné. Ide o slová, riadky alebo dokonca celé odseky, v ktorých sa opakujete. Osoba na druhej strane sa vám určite poďakuje.
3. Uvediete meno adresáta nesprávne.
Nie, jednoducho nie. Neexistuje absolútne žiadne ospravedlnenie pre to, ak niekomu napíšete a nesprávne uvediete jeho meno. Všetkým nám niečo prekáža, mne práve toto, no som si istá, že nie som jediná. Ide o to, že moje meno – a jeho správny pravopis – je v mojom podpise a emailovej adrese, ktorú odosielateľ predsa vidí. V tejto veci som až taká citlivá, že predtým, než email odošlem, si vždy dvakrát skontrolujem, či som napísala meno konkrétnej osoby správne.
Zaberie mi to dve ďalšie sekundy? Samozrejme. No radšej to prvýkrát napíšem dobre, než aby som sa musela za svoju neopatrnú chybu ospravedlňovať. Ak ste takí zaneprázdnení, že ani správne nezachytíte meno osoby, tak čo ešte robíte rovnako náhlivo? Presne to bude zaujímať osobu na druhej strane. Táto malá chyba hovorí o mnohých vašich ďalších schopnostiach. Preto dvakrát skontrolujte svoju prácu a adresáta oslovte správne.
Pravdepodobne budete v určitom dni odosielať i prijímať veľa emailov. Vyhnite sa malým, nedbalým chybám, ktoré spôsobia, že vás ľudia nebudú pokladať za profesionálov. Neobetuje kvalitu pre rýchlosť. Nestrácajte rešpekt pre chyby v emailoch, ktorým môžete zabrániť.
Hlavná foto: Pexels
Autorkou článku je Stacey Gawronski. Text vyšiel na stránke Forbes.com ako súčasť účtu The Muse.
