Prečo by sa mali firmy zbaviť papierových dokumentov a zaoberať sa digitálnou transformáciou? Přemysl Nikrmajer, Commercial director spoločnosti Iron Mountain hovorí, že hlavnou motiváciou je otázka, ako byť „paperless office“ tak, aby mohli ľudia pracovať odkiaľkoľvek.
Práca v podobe home office stále pretrváva, a preto je potrebné zaistiť, aby fungovala v čo najväčšej miere v digitálnom prostredí. Ako spraviť z papierovej kancelárie modernú a digitálnu?
Upracte si v archíve
Z hľadiska legislatívy musia mať firmy niektoré dokumenty uskladnené v papierovej forme. Firmy rušia kancelárske priestory a dokumenty presúvajú do externých archívov. Výhodou externých archívov je, že firma môže o svoje papiere kedykoľvek požiadať. Potrebný dokument sa vyhľadá, oskenuje a pošle.
Skenujte potrebné dokumenty
Firma by mala vytvárať dokumenty už v elektronickej podobe, zároveň sa však ešte stále musí vysporiadať s tými papierovými. Túto otázku spoločnosť vyrieši tak, že dokumenty, ku ktorým často pristupuje zdigitalizuje. Zvyšok zostáva fyzicky v archíve. Ideálne je, ak digitalizácia prebehne naraz, no dá sa rozdeliť aj na jednotlivé oddelenia.
Paperless kancelária
Pre jej dosiahnutie je nadväznosť jednotlivých krokov kľúčová. Realizáciu výrazne zjednoduší, ak jeden dodávateľ zastreší väčšinu krokov.
Podateľňa po novom
Papierové dokumenty si firma nevytvára len sama. Veľká časť týchto dokumentov prichádza denne z rôznych externých zdrojov. Problém vyrieši inteligentný systém digitálnej podateľne. Čokoľvek, čo príde poštou, sa oskenuje, uloží a archivuje. Následne sa dá v pošte a jej obsahu vyhľadávať podľa kľúčových slov.
Na všetko slúži softvér
Aby firma neprodukovala ďalšie papierové dokumenty, je vhodné mať správny softvér, v ktorom bude vytvárať nové dokumenty. Dajú sa schvaľovať, vyhľadávať a sú dostupné každému, pričom je možné kontrolovať jednotlivé prístupy osôb. Zároveň sa môžu do softvéru importovať staré dokumenty, aby boli na jednom mieste. Firma vie tiež podpisovať dokumenty elektronickou formou.
Podpisujte elektronicky
Veľká väčšina zmlúv sa dnes na Slovensku dá podpisovať cez jednoduchý elektronický podpis vo formáte PDF. Existuje naozaj malé množstvo dokumentov, prípadne prevodov obchodných podielov, kde na podpis firma potrebuje občiansky preukaz s čipom.
Analýza dát pomocou umelej inteligencie
Dáta majú pre firmu veľkú hodnotu. Pre úspešné a správne biznis rozhodnutia môže firma využiť pomoc umelej inteligencie. Najvyššou pridanou hodnotou vie byť umelá inteligencia pri analýze dát v neštruktúrovanej forme. Ide napríklad o zmluvy, ktoré vo firme vznikali desiatky rokov, ich forma sa menila a obsahujú množstvo dodatkov a neštandardných ustanovení. Analyzovať dáta z takýchto zmlúv je doslova nadľudská úloha, ktorú dokáže umelá inteligencia vyriešiť s ľahkosťou.
