Hlasové správy si medzi sebou neposielajú už len kamaráti a nápadníci z Tinderu – minule som jednu dostala aj od šéfa. Najprv ma to zaskočilo, ale potom som si uvedomila, že hlasovky majú oproti mailom predsa len niečo navyše.
Či sa vám to páči alebo nie, hlasovky sú budúcnosť. Našťastie, máme pre vás päť tipov, aby vaše hlasovky pôsobili dobre, aj keď ste v ich posielaní začiatočník.
Zvážte, či je hlasová správa vhodná
Zvážiť, či je formát hlasovej správy vhodný alebo nie, je obzvlášť dôležité pri pracovnej komunikácii. Skôr, ako začnete nejakú hlasovku nahrávať, zamyslite sa, či je to dobrý spôsob, ako povedať, čo potrebujete. Ideálne je posielať ich, keď chcete, aby bola vaša komunikácia osobnejšia – napríklad keď potrebujete podať komplexnú spätnú väzbu alebo detailné pokyny.
Nemusia však byť vhodné pre každého, preto vždy zvážte, komu ich posielate. Kým maily sa dajú len rýchlo prebehnúť očami, počúvanie hlasoviek si vyžaduje istú pozornosť. Dávajte si pri nich pozor na intonáciu, prijímateľa a správne načasovanie.
Buďte čo najpresnejší
Čaro moderných hlasoviek je v jednoduchosti. V opačnom prípade sa vraciame k zastaraným hlasovým správam z 90. rokov. Snažte sa byť trefný a úderný, ideálne sa vmestiť do 90 sekúnd. Dopredu si naplánujte, čo chcete povedať. Jasná a priama komunikácia je kľúčom k porozumeniu.
Majte jasný cieľ
Maily sa dajú rýchlo prebehnúť, hlasovky nie. Na začiatku povedzte, o čom chcete hovoriť. Tým dáte najavo, že si vážite čas druhého človeka – ten sa sám môže rozhodnúť, či si niečo vypočuje hneď, alebo to odloží na neskôr.
Správy nahrávajte na vhodnom mieste
Nahrávajte správy v tichom prostredí, iba tak budú zrozumiteľné a vy si zachováte profesionálnosť. Okolité zvuky môžu byť rušivé a môžu skomplikovať porozumenie vašej hlasovej správy, kvôli čomu bude vaša komunikácia menej efektívna.
Ponúknite alternatívne riešenie
Nie každý rád komunikuje prostredníctvom hlasových správ. Verte či nie, niektorí ľudia preferujú maily. Niekto si môže myslieť, že hlasovky narúšajú jeho súkromie, alebo nemá rád, keď naňho rozpráva telefón – a to musíte rešpektovať.
Článok vyšiel na Forbes.us. Autorkou je Virginia Hogan.
