Čím to je, že niekto nedokáže prísť na schôdzku tak, aby naňho ostatní nečakali? Pokiaľ aj vám robia neskoré príchody problémy a akademická štvrťhodinka je vaše stredné meno, začítajte sa do nasledujúcich tipov, ako s týmto neduhom skoncovať.
Ospravedlniť sa druhému, keď ho necháte chvíľu čakať, je síce pekné, ale občas môže tých niekoľko minút prestoja spôsobiť oveľa viac než len kyslú tvár protistrany. A pokiaľ chodíte neskoro pravidelne, tak ste už veľmi pravdepodobne zažili, že oneskorenie zavinilo napríklad zmenu vašich celodenných či dokonca životných plánov.
Pokiaľ vám ujde vlak, dá sa to riešiť pomerne ľahko, pokiaľ však prídete neskoro na dôležitú schôdzku s klientom, podpis zmluvy alebo napríklad na pohovor do vysnívanej práce, ospravedlnenie v tomto prípade určite stačiť nebude.
No pokiaľ sa máte niečo odnaučiť, musíte najskôr vypátrať jadro problému.
Čo je príčinou?
Čím to teda je, že nikdy nedorazíte včas? „Oneskorenci často nemajú zvládnuté základné organizačné návyky. Typicky sa to prejavuje ako zlé plánovanie alebo podceňovanie množstva času, ktorý im zaberú aktivity pred odchodom na schôdzku,“ vysvetľuje Daniel Gamrot, odborník na produktivitu a časový manažment.
Čiastočne za to môže aj naša povaha: „Ľudia, ktorí majú radi systém, sú dôslední a všetko plánujú s predstihom, chodia neskoro zriedka. Sami to neznášajú a predstava, že prídu niekam neskoro, ich desí. Naopak ľudia, ktorí sršia nápadmi, sú tvorcami a systém ich zväzuje, chodia neskoro často,“ upresňuje Jan Dolejš, CEO spoločnosti Digiskills a lektor osobnej produktivity.
Podľa odborníkov sa dochvíľnosť veľmi týka aj osobných hodnôt a priorít. „Pre niekoho chodenie včas nie je kľúčové a prikladá mu nižšiu hodnotu. Jednoducho uprednostňuje iné veci pred dochvíľnosťou,“ konštatuje Gamrot.
Príliš optimistický odhad času
Hoci to môže pôsobiť zvláštne, odhad času však máme naozaj každý iný. Tejto problematike sa pred dvadsiatimi rokmi venovali na univerzite v San Diegu. Profesor Jeff Conte vykonal štúdiu, ktorej sa zúčastnilo takmer 200 vodičov newyorského metra. Zistilo sa, že niektorí nedokázali prísť včas na zastávku, pretože ich vnímanie času sa výrazne líšilo od tých ostatných.
Niektorí vodiči vnímali podľa výskumov jednu minútu ako 58 sekúnd, zatiaľ čo iní ako 77 sekúnd. Rozdiel devätnástich sekúnd je možno zanedbateľný, ale pokiaľ ho násobíte niekoľkokrát počas dňa, vo výsledku to robí niekoľko minút a nakoniec aj naozaj veľké oneskorenie.
Zlý odhad času však nie je jediným vinníkom. „Možno neviete hovoriť nie alebo si plánujete príliš veľa aktivít. Dôvodov môže byť viac, ale pokiaľ príčinu nezistíte, nedokážete zlozvyk zmeniť,“ upozorňuje Jan Dolejš. V momente, keď príčinu poznáte, môžete podnikať malé krôčiky k zlepšeniu.
Zbavte sa zlozvyku v štyroch krokoch
Pokiaľ máte pocit, že s neskorými príchodmi musíte prestať teraz hneď, môžete skúsiť osobnú výzvu. „Dočasným riešením môže byť externá motivácia – či už pozitívna alebo negatívna. Zaplatiť určitý obnos zakaždým, keď prídete neskoro na schôdzku. To môže priniesť krátkodobé výsledky, dlhodobo to však nie je správna stratégia,“ upozorňuje Jan Dolejš.
Daniel Gamrot odporúča naučiť sa návyk v štyroch krokoch:
- Prvý krok – rozhodnutie. „Urobte si z chodenia načas prioritu. Nielen pri pracovných schôdzkach, ale vždy, keď máte niekam doraziť. Proste tak, nech ste s včasnými príchodmi čo najviac v kontakte.“
- Druhý krok nazýva spätnou väzbou. Spýtajte sa ostatných, ktorí na vás čakajú, ako to vidia oni. „Možno bude pre vás ich odpoveď silný hnací motor,“ nabáda.
- Tretím krokom je plánovanie: „Dávate si do kalendára schôdzky? Fajn, dajte si tam aj cestu na schôdzky. Mne to pomohlo začať chodiť radšej skôr ako načas alebo neskoro.“
- A štvrtý bod? „Vytvorte si návyk doraziť radšej o desať minút skôr ako v presný čas. A podľa toho plánujte cestu.“
Návyky sú však behom na dlhú trať. Pokiaľ sa o nich chcete dozvedieť viac a zlepšiť svoje zručnosti, prečítajte si knihu Jamesa Cleara Atómové návyky. V knihe sa okrem iného dozviete, ako sa zbaviť dlhoročných zlozvykov a získať dobré návyky, ako sa vďaka každodennej zmene o jediné percento zlepšovať alebo ako si urobiť na nové návyky čas.
Nastavte si priority
Naučiť sa chodiť včas skrátka nepôjde samo a rozhodne to nebude hneď. Teraz sa bude vyžadovať trpezlivosť zase od vás.
„S klientmi v takýchto prípadoch trénujeme jednotlivé disciplíny ako prioritizáciu, organizáciu aktivít, optimalizáciu (odmietanie, delegovanie, automatizáciu), prácu s energiou, plánovanie, rozhodovanie, sústredenie, schopnosť konať, zručnosť vytvárania nových návykov… Je toho veľa, preto by som začal u jednej z týchto disciplín,“ odporúča Gamrot.
Má zmysel tejto aktivite venovať čas? Dokážete bez následkov prežiť, pokiaľ úlohu nesplníte? Nebude lepšie venovať sa niečomu dôležitejšiemu?
Konkrétne dôraz na prioritizáciu kladie aj Ján Dolejš: „Nemá zmysel hľadať najlepšie aplikácie na ukladanie a správu úloh, pokiaľ nemáte jasno, aké sú vaše hlavné priority. Pri každej úlohe, ktorá sa k vám dostane, musíte urobiť jednoduchú úvahu – má zmysel tejto aktivite venovať čas? Dokážete bez následkov prežiť, pokiaľ úlohu nesplníte? Nebude lepšie venovať sa niečomu dôležitejšiemu?“
Robiť niekoľko vecí naraz skrátka nemá zmysel. Radšej si spíšte zoznam úloh a ku každej si nastavte časový limit. A čo sa plánovania času týka, radšej si na konkrétne činnosti vyhraďte viac času, potom sa vám nestane, že nestíhate.
Ako sa ospravedlniť a odísť?
A čo robiť, keď máte niekoľko schôdzok hneď za sebou? „Ak sa mi na seba stretnutia lepia alebo nedajbože prekrývajú, mám zarobené na problém. A platí to aj pre online mítingy. Fajn novinkou v digitálnych kalendároch je funkcia, ktorá automaticky vytvorí časovú rezervu,“ odporúča Daniel Gamrot.
A ak časovú rezervu nemáte? „Dajte to všetkým vedieť vopred a vysvetlite dôvod. Buď ešte pred schôdzkou, alebo pri začatí. Počas mítingu potom sledujte čas a aktívne sa snažte ukončiť potenciálne diskusie, ktoré sa môžu preliať do času pre ďalšie stretnutie, na ktorom máte byť,“ dopĺňa odborník.
Článok vyšiel na Forbes.cz. Autorkou je Anna Basiková.
