Všetci pracujeme pod nátlakom zadaní. Občas sa zdá, že život je nekonečným sledom zdĺhavých úloh, ktoré sa snažíme splniť. Z to-do listov si možno vyškrtneme všetko, no aj napriek tomu nedosahujeme to, čo naozaj chceme. Preto na sociálnych médiách klikáme na všetky rady a tipy súvisiace s produktivitou a na nočných stolíkoch sa nám hromadia spolovice prečítané knihy.
Vediem spoločnosť, v ktorej sa zameriavame na pomoc ľuďom pri plnení úloh a zadaní z to-do listov. Ak by som vám mala poradiť jedinú vec, ktorá dokáže zmeniť váš prístup k práci a produktivite, poradila by som vám toto: Prestaňte premýšľať o úlohách, ktoré potrebujete dokončiť. Radšej sa zamyslite nad výsledkami, ktoré by ste chceli dosiahnuť.
Dajte zbohom to-do listom. 7 rád, ako si naplánovať čas a mať z toho radosť
Úlohy a to-do listy môžu byť stavebnými kameňmi práce a produktivity, no výsledok je tou najvýživnejšou verziou cieľa. Práve ten rozpráva príbeh o tom, kam sa vlastne chcete dostať. Stavia na overenej sile vizualizácie. Ako? Povzbudzuje vás, aby ste si predstavili konečný stav.
V spoločnosti Hello Alfred kombinujeme technológiu a domáci servis. Ľuďom pomáhame spravovať nákupy potravín, služby čistiarní, a ďalšie týždenné úlohy či zadania z to-do listov. Chceme tým dosiahnuť výsledok, keď klienti po hektickom dni prekročia prah dverí a zistia, že všetky úlohy sú splnené. Vyškrtávanie zadaní zo zoznamu vo vás možno budí dojem, že ste produktívni. Avšak na to, aby ste boli skutočne produktívni, si musíte jasne predstaviť výsledky a urobiť všetko pre ich dosiahnutie.
Zapisujte si výsledky, nie úlohy
Nie, to-do listy by ste nemali ihneď vyhodiť do koša. Sú totižto nástrojom na dosiahnutie výsledkov. Podnikateľ Richard Branson na tie svoje nedá dopustiť, investor Warren Buffett si zadáva dve zvládnuteľné úlohy, Jamie Dimon, CEO JPMorgan Chase, si úlohy zapisuje na indexové karty, ktoré nosí vo vreckách, kým podnikateľ a investor Marc Andreessen si naopak zaznamenáva zadania, ktoré už splnil.
Produktívnejší a efektívnejší deň? Toto je 10 tipov, ako si uľahčiť pracovné povinnosti
Prieskum LinkedIn z roku 2017 zistil, že až 63 percent zamestnancov si zostavovalo denné to-do listy, avšak len 11 percent dokázalo splniť všetky úlohy z tohto zoznamu. Problém nespočíva v tom, že si zapisujete úlohy, ktoré chcete zvládnuť, ale že si namiesto toho radšej nezapisujete výsledky, ktoré túžite dosiahnuť.
Celkom určite s tým máte skúsenosti aj vy. Všetci poznáme tie „produktívne“ dni, počas ktorých sme plne sústredení a dokážeme si z to-do listov vyškrtnúť všetky zadania. No v nasledujúci deň sa môžeme cítiť úplne inak. Sme neproduktívni a kladieme si otázku, kam sa podel všetok náš čas. To sa stane práve vtedy, keď svoj pohľad odvrátite od konečného cieľa, ktorý chcete dosiahnuť.
Dosahovanie výsledkov v práci
Ak je predvídanie výsledkov a navrhovanie krokov na ich dosiahnutie zásadné pre osobnú produktivitu, tak schopnosť podeliť sa o to je nevyhnutná pre tú kolektívnu. Uvažovanie o výsledkoch môže organizácii pomôcť sústrediť sa a objasniť svoje poslanie. Preto by mali jej zástupcovia priblížiť a oznámiť tieto ciele zamestnancom.
V spoločnosti Hello Alfred nepremýšľame iba o výsledkoch služieb, ktoré poskytujeme klientom. Toto nastavenie ovplyvňuje aj to, ako pracujeme, či už sa to týka nášho ročného, štvrťročného plánovania, alebo našich každodenných aktivít. Ktokoľvek môže túto stratégiu využiť pri plnení jednotlivých úloh, či už sú to inžinieri, obchodníci alebo výkonní asistenti. Tu je postup:
Zapíšte si ich. Po uvedení požadovaného výsledku si ho zapíšte. Nech už je to celkový cieľ vašej spoločnosti, štvrťročný cieľ alebo dokonca výsledok jediného stretnutia. Jasne formulujte a zaznamenajte konečný stav, ktorý chcete dosiahnuť. Napríklad: Chcem, aby bola moja spoločnosť jednou z najdôveryhodnejších firiem vo svete. Chcem, aby sme sa do konca tohto mítingu dohodli na jednom z najdôležitejších krokov, ktoré musíme podniknúť na aktualizáciu produktov. Za účelom referencie a zodpovednosti si tieto výsledky zapíšte.
Správajte sa ako majiteľ. Prevezmite zodpovednosť za vlastnú produktivitu a za to, ako trávite svoj čas. Myslenie zamerané na výsledky si vyžaduje postoj majiteľa. To každému umožní predstaviť si konečný stav a čerpať z vlastnej kreativity. Umožniť zamestnancom, aby si privlastnili výsledky a našli tvorivé spôsoby na ich splnenie, otvára nové možnosti.
Držte sa príbehu. Predstaviť si výsledok alebo konečný stav je v podstate precvičovaním rozprávania príbehov. Príbehy dokážu naplniť váš každodenný život zmyslom a výsledky zase dávajú úlohám naratívnu štruktúru či dokonca potrebnú hybnosť.
Dosahovanie výsledkov v osobnom živote
Výsledky čerpajú z tej istej naratívnej sily, aká vedie spoločnosti k tomu, aby svoje hodnoty prezentovali napríklad na stenách kancelárií. Keď všetkým ide o spoločný výsledok a predstavujú si ten istý konečný stav, ich práca nevyhnutne predpokladá spoločný účel. Každá jedna úloha približuje všetkých ku spoločnému cieľu.
Zmena nastavenia mysle, od zamerania sa na splnenie to-do listov až po sústredenie sa na výsledky, ktoré chcete dosiahnuť, je viac než len pracovnou stratégiou pre produktivitu. Môže ovplyvniť aj tie najbanálnejšie veci, ktoré robíte každý deň. Ako? Dá im zmysel, zámer a naratívnu silu.
Veď si to sami vyskúšajte. Ráno začnite tým, že si predstavíte, čo chcete dosiahnuť do konca dňa. Následne si skúste vybaviť, kde asi tak budete a aký to pre vás bude pocit. Napíšte si to. Teraz ste skutočne pripravení byť počas dňa produktívnejší, ako keď ste si len bezhlavo odškrtávali zadania z to-do listov.
Prispievateľka Marcela Sapone píše pre Forbes.com o podnikaní i leadershipe.
Našli ste chybu? Napíšte nám na editori@forbes.sk
