Počas koronavírusu testujú milióny zamestnancov po celom svete prácu z domu, zariaďujú si domáce kancelárie a do rodinného života zavádzajú nové rutiny. Niektorým to vyhovuje, pre ďalších je práca z domáceho prostredia neznesiteľná. Problém však nemusí byť v home office samotnom. Možno stačí iba trocha pozmeniť spôsob, akým ľudia fungujú, a s prekvapením môžu sledovať, ako rastie ich produktivita aj potešenie z práce.
Práca z domu má svoje pravidlá. Pokiaľ nechcete, aby ste celý deň lietali ako splašení medzi pípajúcou umývačkou riadu, práčkou a malými deťmi, prípadne celý deň preleňošili v pyžame a s výčitkami svedomia doháňali prácu po večeroch, je dobré uvedomiť si to.
Dve strany mince
Na jednej strane je totiž neefektívne zamieňanie práce z domu s domácimi prácami, prípadne dovolenkou. Na druhej strane je prehnaná snaha dokázať zamestnávateľovi, že aj keď vás nevidí, vaše nasadenie a výsledky nedokáže len tak prehliadnuť. Na konci tejto snahy môže číhať prepracovanie či dokonca vyhorenie. To sa neobmedzuje iba na zamestnancov, ktorí každé ráno dochádzajú do kancelárií.
Je dobré uvedomiť si, že niekoľko týždňov či mesiacov trvajúca práca z domu je maratón, a nie šprint. Pýtali sme sa preto dvojice podnikateľov, ktorí vedú tímy pracujúce na diaľku dlhé roky, akými zásadami sa riadia oni a ich zamestnanci.
Prekvapivo, takmer vo všetkých odpovediach sa zhodujú. Prečítajte si, čo odporúčajú a, naopak, pred čím zamestnancov a ich šéfov vystríhajú.
Prvá zásada: nastavte si osobné rutiny.
Na efektívnu prácu je dôležité mať pravidelný režim a aj ho dodržiavať. Približne v rovnakom čase by ste mali vstávať, raňajkovať, cvičiť, telefonovať, pracovať a aj oddychovať. Počas home office sa síce nikam nepresúvate, ale inak by si mal váš deň zachovať približne rovnakú štruktúru ako pred izoláciou.
Dobrou zásadou je, aby ste nepracovali v pyžame. „Prezlečte sa do pracovného odevu, akoby ste šli normálne do kancelárie,“ odporúča Marián Zákutný, prevádzkový riaditeľ videokonferenčného startupu Around so sídlom v Los Angeles, ktorý zamestnáva vyše desiatku ľudí v rôznych časových pásmach.
Najväčšou príležitosťou krízy je práca z domu.
Mám firmu, ktorá tak funguje už 13 rokov
„Niektorí ľudia si dokonca obujú aj pracovné topánky s vyčistenými podrážkami,“ hovorí so smiechom a vzápätí vysvetľuje: „Je to kuriozita, ale psychologický efekt pracovných topánok vás skutočne dostane do produktívnej nálady.“
Druhá zásada: nastavte si pracovné rutiny.
Podobne štruktúrovaní by ste mali mať aj čas, ktorý venujete práci. Nesnažte sa do osemhodinového pracovného dňa vtesnať domáce práce, ako je umývanie riadu, vešanie bielizne či venčenie domáceho maznáčika. A už vonkoncom nechytajte počas pracovného času do ruky ovládač od televízora.
„Nenechajte sa do toho vtiahnuť. Vymažte si v predstavách všetko, čo vás môže odtrhnúť od práce, nastavte si akoby tunelové videnie,“ radí Mária Sztarovics, šéfka marketingovej agentúry Wings4U, ktorá s tímom funguje na diaľku už 13 rokov a slúži klientom z celého sveta.
Zároveň odporúča, aby ste mali každodennú poradu, na ktorej si urobíte s kolegami prehľad o projektoch, na ktorých aktuálne pracujete. „My si s kolegami každé ráno urobíme 15-minútovú diskusiu, voláme ju stand-up meeting,“ objasňuje.
Jim Morrison utekal do púšte, Michal Pastier do jurty vo Vojke.
Kreatívna práca potrebuje vlastný priestor
Je pritom dôležité, aby sa podobné schôdzky začínali presne načas, pretože čakanie na pripájanie jednotlivých členov tímu je neúctivé. Navyše by ste mali byť na videohovor dobre pripravení, aby ste z neho vyťažili čo najviac a aby ste zároveň zbytočne nepredlžovali jeho trvanie.
Mária Sztarovics hovorí, že aj jej remote firma vie, aký je osobný kontakt dôležitý. Preto sa všetci zamestnanci stretnú raz ročne na spoločnom retreate. Foto: Wings4U (archív)
„Počas takéhoto telefonátu určite niekoho, kto zapisuje výstup, a na konci si nezabudnite jasne rozdeliť úlohy,“ upozorňuje.
Po rannom telefonáte je dobré rozdeliť si čas na odpisovanie na emaily, dvíhanie telefonátov a tiež na deep work, čiže ničím nerušenú prácu, počas ktorej sa dostanete do stavu takzvaného flow.
Tretia zásada: budujte dôveru cez video.
Dvojica podnikateľov sa zhoduje, že pokiaľ voláte s kolegami, majte vždy zapnuté video. „Z dlhodobého hľadiska tým pomáhate budovať dôveru, pocit spojenia medzi kolegami a tiež lepšiu komunikáciu v tíme,“ zdôvodňuje Marián Zákutný, ktorého tím Around vyvíja práve jeden z nástrojov, ktoré firmám umožňujú videokonferenčné hovory.
Mária Sztarovics dodáva, že zapnutá kamera vám bude zároveň garantovať, že sa ľudia plne sústreďujú na obsah a nebudú počas hovoru surfovať na sociálnych sieťach.
Zamestnancom zároveň radí, aby si poriadne skontrolovali, čo ostatní cez kameru uvidia, pretože rozhádzané oblečenie po zemi, hrmot pustenej práčky či zviera „promenádujúce“ sa po pracovnom stole rozhodne do profesionálneho pracovného prostredia nepatria.
Zákutný odporúča, aby šéfovia nastavili popri skupinových poradách aj „one-on-one“ hovory, pri ktorých sú ľudia otvorenejší. Dodáva, že šéf by sa mal podľa neho zaujímať aj o súkromie zamestnancov, pretože život pokračuje aj v izolácii.
Deti a home office.
Ako efektívne zvládnuť prácu aj zabaviť ratolesti?
„Stačí, že niekomu z členov tímu nastane nejaká smutná udalosť v rodine. Kancelária by mu ponúkla aspoň čiastočný únik, ale izolácia môže v týchto prípadoch viesť ešte k väčšiemu smútku až k depresii,“ dodáva Zákutný.
Preto je podľa neho dôležité, aby šéf tímu, ktorý pracuje na diaľku, veľmi dôrazne monitoroval šťastie a spokojnosť v tíme a empaticky vnímal problémy, ktoré by mohli vzniknúť. „Napokon, pokles šťastia znamená pokles produktivity,“ dodáva.
Marián Zákutný (v strede) sa stará o to, aby vyše desaťčlenný tím startupu Around fungoval ako hodinky, hoci zamestnancov majú z viacerých časových pásiem. Foto: Around (archív)
Štvrtá zásada: dohodnite si pravidlá hry.
Už na začiatku by ste sa mali s tímom dohodnúť, v ktorých časoch budete online. Napriek tomu, že pracujete z domu, nikto by nemal očakávať, že budete k dispozícii nepretržite. Pokiaľ je to možné, pracujte v rovnakých časoch ako predtým.
Podnikatelia sa tiež zhodujú, že by ste mali mať s tímom dohodnuté, ako budete počas dňa komunikovať. „V kancelárii je bežné hocikomu poklepkať po ramene, pretože vidíme, či je daná osoba zaneprázdnená. Na diaľku to nevieme povedať, preto je nevhodné niekomu len tak zavolať. Najprv by sme si mali poslať SMS správu s otázkou, či má na mňa minútku čas,“ hovorí Marián Zákutný s tým, že práca z domu má inú dynamiku, a preto je pri nej nastavovanie pravidiel omnoho dôležitejšie.
Bojujete s prokrastináciou počas home office?
10 tipov od kouča, ako sa jej vyhnúť
Mária Sztarovics dodáva, že oni používajú na bežnú pracovnú komunikáciu Facebook Messenger, kým na neformálny chat slúži firemná skupina na WhatsAppe. „Tam si posielame priania k narodeninám alebo zdieľame obrázky našich domácich miláčikov. Počas uplynulých týždňov si tam priebežne dávame vedieť, či sme v bezpečí a zdraví.“
Podobne fungujú aj desiatky ďalších komunikačných nástrojov a platforiem, ktoré vám umožnia kedykoľvek napísať vášmu kolegovi a zároveň mu dopriať dostatok času na odpoveď tak, aby ste mu neprerušili jeho flow. Forbes napríklad prešiel na správy cez Slack.
Piata zásada: oddeľte prácu od súkromia.
Nielen vo vašej hlave, ale aj fyzicky. Pokiaľ je to aspoň trochu možné, vyhraďte si doma miesto, ktoré bude určené výlučne na prácu. Môže to byť iba stôl a stolička v rohu bytu, stále je to lepšie, ako striedať miesto medzi gaučom, kuchynským stolom a posteľou (to naozaj nikdy nerobte).
„Buďte nekompromisní, nemajte v tejto zóne nič, čo by vás mohlo vyrušiť. Žiadne pastelky po deťoch, žiadne rozčítané knižky ani magazíny, ani iPad, cez ktorý sa na dve kliknutia dostanete k Netflixu,“ zdôrazňuje Mária Sztarovics.
Dodáva, že do vášho plánu je potrebné zasvätiť aj rodinu. „Môj kamarát si na dvere zavesil ceduľu, kde bolo napísané ON AIR, čiže v priamom prenose. Podobne ako on by sme mali doma vysvetliť, že do miestnosti, kde pracujeme, by členovia domácnosti nemali za žiadnych okolností vstupovať,“ odporúča podnikateľka.
Ukáž nám svoj home office.
Toto sú inšpirujúce kancelárie našich čitateľov
Rovnako dôležitá je však schopnosť odpútať sa od práce. „Po robote si vypnite notifikácie a nenechajte sa späť stiahnuť do jej víru, inak už po pár mesiacoch vyhoríte,“ varuje Marián Zákutný, ktorý pracuje na diaľku už niekoľko rokov.
Na to, aby sa človek, ktorý dlhodobo pracuje z domu, necítil izolovane a zachoval si duševnú pohodu, odporúča pravidelné, aj keď len 10-minútové prechádzky pred aj po skončení práce.
„Keď to bude možné, stravujte sa mimo domu, nadobudnete tak aspoň pocit, že existujú aj ďalší ľudia. Prípadne choďte pracovať do kaviarne, keď budú zas otvorené,“ odporúča startupista. Po práci je zas dobré zavolať blízkym a pozdraviť ich aj so zapnutou kamerou.
Pokiaľ si človek dobre nastaví pracovné prostredie a aj myseľ, môže byť pri práci z domu produktívnejší a efektívnejší ako obvykle, dodáva Zákutný.
Na druhej strane, sú podľa neho ľudia, ktorým tento spôsob práce jednoducho nevyhovuje. A tým nepomôže, ani keď aplikujú všetky horeuvedené odporúčania.
