Dlhé a nikam nevedúce porady boli často strašiakom aj v časoch, keď sme sa ešte stretávali tvárou v tvár. Teraz pozeráme na seba cez obrazovky monitorov, vyrušujú nás výpadky obrazu či zvuku, a porady sú o to viac frustrujúce. No viete o tom, že jediná rozumná otázka, položená päť minút pred koncom porady, môže zásadne zvýšiť jej prínos, takže online mítingy by nemuseli byť takým strašiakom? Otázka znie takto: „Čo bolo na tejto porade najdôležitejšie?“
Pokúsiť sa vyťažiť z porady jeden zásadný prínos, pohľad zo širšej perspektívy a nie zoznam úloh a termínov, má veľký zmysel. Zažila som, ako táto otázka, keď si na ňu zvykneme, dokáže zvyšovať efektivitu stretnutí.
Konkrétne v týchto štyroch bodoch:
1. Feedback o tom, čo ste preberali
Otázky typu „Mala táto porada zmysel?“, pri ktorých sa navyše automaticky očakáva odpoveď ‚áno‘, vám v skutočnosti nepomôžu. Ak sa však spýtate, čo ľuďom zostalo v pamäti, získate užitočné informácie. Napríklad: „Zaujalo ma, koľko roboty je s analýzou finančných dát a chápem, že to nie je samozrejmosť.“
Alebo: „Zistil som, že nemusíme znovu vyvíjať naše riešenie, ak prispôsobíme cielenie na zákazníka.“ Namiesto nezmyselného ‚áno ‘ získate rôznorodú spätnú väzbu na spoločnú tému, prípadne aj na vedľajšie témy.
Dozviete sa teda, čo ste efektívne odkomunikovali a čo nie. Ak nikto nespomenie to, čo ste chceli predebatovať v prvom rade, asi by ste mali zvážiť, či nabudúce nepredniesť hlavnú tému nejakým iným spôsobom.
2. Zistenia o vedení porady
Ak zistíte, aký je pohľad účastníkov porady, získate vlastne hodnotenie toho, ako presne ste pridelili dôležitosť jednotlivým bodom. Povedzme, že ste chceli hovoriť o rozpočte a o spustení produktu.
Ak vám na záver všetci zopakujú, že ich zaujal rozpočet, možno ste mu venovali príliš veľa času a produkt ste iba preleteli; ľudí viac trápi rozpočet a zrejme chcú bojovať o peniaze pre svoje oddelenia. Alebo ste viac diskutovali o peniazoch a menej o spustení produktu? Alebo už jednoducho na druhú časť nezostalo dosť času a síl?
Zrejme môžete čoskoro naplánovať ďalšiu poradu iba o druhej časti, aby nezapadla.
3. Počúvali ma?
Niekedy zvolajú šéfovia poradu a myslia si, že ich ľudia budú počúvať. V skutočnosti si však ľudia poradu prídu odsedieť a majú iné problémy. Napríklad, predstavme si, že ľudia by sa chceli porozprávať o manažmente procesov a vy o spôsoboch, ako prekonať ťažké časy.
Tipy, čo robiť v súčasnej ťažkej situácii, majú zmysel, možno však ľudí viac trápi, či dostanú odmeny a vyššie platy, prípadne či vôbec majú šancu udržať si prácu.
4. Jasná stratégia
Zistenia o tom, čo si ľudia najlepšie zapamätali, pomôžu pri formulovaní stratégie. Ak nejaký nápad zaujme, môže to manažér využiť na to, že príde s plánom, ktorý bude mať nádej, že si ho ľudia osvoja.
Ale aj nečakaná interpretácia má cenu. Otvára novú perspektívu, z ktorej sa pozrieť na problém, zmeniť agendu a zdôrazniť jeden moment, napríklad inovatívny pohľad na vec.
Načasovanie je kľúčové: potrebujeme aj pozitívne aj negatívne ohlasy. Ale dôležité je, aby to boli čerstvé ohlasy.
Jednoducho, môžeme sa pokúšať odhadovať, čo si ľudia z porady odniesli, keď budeme spomínať na stovky viet, ktoré počas nej zazneli. Alebo ľuďom položíme jednu otázku, ktorá ich zastaví, pozbiera reakcie a keď sa nad nimi zamyslíme, povedie k rozumnejším poradám.
Článok vyšiel na Forbes.com. Jeho autorka Sabina Nawaz je rečníčka a globálna koučka CEO.
Našli ste chybu? Napíšte nám na editori@forbes.sk.
