Nenávidia zamestnanci kancelárie? Podľa prieskumov ich najviac obťažuje fakt, že do nich musia dochádzať. A čím dlhšie cesta trvá, tým sú s prácou nespokojnejší.
Mnohým trvá dochádzanie do práce viac než hodinu denne a stojí ich to niekoľko tisíc eur ročne. Recenzované štúdie odhalili jasné súvislosti medzi dĺžkou dochádzania a nespokojnosťou s prácou, zvýšeným stresom aj horším duševným zdravím.
Preto je dôležité zohľadniť tieto údaje pri určovaní hybridnej pracovnej doby. Treba myslieť na to, aby sa minimalizoval čas dochádzania zamestnancov do práce a určiť, aké opatrenia v tejto súvislosti by bolo dobré zabezpečiť, aby sa ľuďom oplatilo dochádzať.
Potom je potrebné strategicky komunikovať hodnoty tých úloh, ktoré si vyžadujú osobnú prítomnosť v kancelárii, a zabezpečiť, aby mali zamestnanci podporu pri príchode do kancelárie za takýmito pracovnými aktivitami. Na druhej strane je tiež potrebné vyjadriť záväzok, že chcete minimalizovať ich čas strávený dochádzaním, a zosynchronizovať čo najväčší počet činností, ktoré si vyžadujú osobnú prítomnosť.
Aký druh práce by mali hybridní zamestnanci vykonávať v kancelárii?
Veľkú väčšinu hybridného času strávia zamestnanci individuálnymi úlohami, ako je sústredená práca, asynchrónna komunikácia a spolupráca, a online konferenčné stretnutia, ktoré sa najproduktívnejšie vykonávajú doma. Pre takéto činnosti nie je absolútne potrebné, aby zamestnanci prichádzali do kancelárie.
Kancelária však zostáva kľúčovou hnacou silou pre činnosti, ktoré trvajú kratšie a ťažia z osobných interakcií. Sú to napríklad tieto:
1. Intenzívna spolupráca.
Osobné interakcie pomáhajú spolupracovníkom budovať a udržiavať pocit vzájomnej dôvery a spojenia. Takéto väzby môžu byť počas intenzívnej spolupráce napäté, preto je dôležité, aby prebiehala v kancelárii. Tímy by mali na osobných stretnutiach riešiť problémy, zosúladiť stratégiu, rozvíjať plány a budovať konsenzus pri implementácii nápadov, ktoré prediskutovali na diaľku.
Interakcie tvárou v tvár umožňujú členom tímu navzájom pozorovať reč tela toho druhého. Výrazy tváre a gestá môžu pri komunikácii na diaľku uniknúť. Tieto nuansy však majú pri intenzívnej spolupráci veľkú váhu. Navyše, prostredie kancelárie môže podporiť aj kreativitu zamestnancov.
2. Náročné rozhovory.
Akýkoľvek rozhovor, ktorý je potenciálne emocionálny alebo hrozí konflikt, je najlepšie riešiť v kancelárii. Je omnoho jednoduchšie čítať emócie ľudí, reagovať na ne a riešiť prípadné konflikty tvárou v tvár.
Rozhovory, kde dávame napríklad spätnú väzbu, by sa mali po správnosti odohrávať v kancelárii. Môžu to byť rozhovory jeden na jedného, na ktorých sa hodnotí produktivita zamestnanca za uplynulý týždeň a plánujú sa úlohy na ten ďalší.
Rovnako je vhodné riešiť osobne akékoľvek personálne otázky, ako je výška platu či nastavenie pracovnej doby alebo benefitov.
Ďalšou kategóriou náročných rozhovorov, ktoré by sa mali odohrávať v kancelárii, sú konflikty, ktoré začali na diaľku a nebolo ľahké ich vyriešiť. Vyjasňovanie si vecí osobne robí zázraky pri väčšine nezhôd.
3. Budovanie tímovej spolupatričnosti a firemnej kultúry.
Naše mozgy nie sú naprogramované na to, aby si budovali vzťahy s ľuďmi v malých štvorčekoch na obrazovke. Sú naprogramované na spájanie sa tvárou v tvár. Osobná prítomnosť tak ponúka príležitosť vybudovať si pocit vzájomnej dôvery a skupinovej spolupatričnosti.
Osobné aktivity ponúkajú možnosť vytvoriť pocit skupinovej súdržnosti a spolupatričnosti, či už na úrovni malých tímov, obchodných jednotiek či spoločnosti ako celku. Môžu zahŕňať jednoduchú socializáciu, ale niektoré sa môžu kombinovať aj s intenzívnou spoluprácou vo forme strategického plánovania.
4. Hĺbkové školenia.
Prieskum The Conference Board odhaľuje, že kľúčovým pre udržanie zamestnancov je aj profesionálny rozvoj. Zatiaľ čo pre niektoré zručnosti môže postačovať online vzdelávanie, pre hĺbkové školenia sú najlepšie osobné interakcie – účastníkom umožňujú efektívnejšie sa spojiť so školiteľom a kolegami.
Fyzicky prítomní školitelia si môžu všímať reč tela a emócie vyjadrené účastníkmi a prispôsobovať sa im. Na druhej strane pomáha takéto učenie vytvárať komunitu, ktorá buduje dôveru a uľahčuje vzájomné porozumenie a uchovávanie informácií. Fyzické rekvizity a priestory tiež uľahčujú sústredenie a podporujú úroveň zapájania sa.
5. Mentoring, rozvoj líderstva a zaúčanie na pracovisku.
Či už ide o integráciu nových zamestnancov a zaúčanie na pracovisku, mentoring a koučovanie súčasných zamestnancov, alebo o rozvoj nových lídrov, kancelária poskytuje cenné miesto pre neformálny profesionálny rozvoj.
Ak sú členovia tímu v kancelárii, mentori a supervízori môžu sledovať výkon svojich zverencov a poskytnúť im okamžitú spätnú väzbu a poradenstvo. Taktiež zamestnanci môžu klásť otázky a dostávať odpovede v reálnom čase.
Mentoring a rozvoj lídrov je často aj o schopnosti pracovať s emóciami a vlastným egom, čo je omnoho jednoduchšie osobne než na diaľku. Školení zamestnanci si tiež musia vypestovať pocit skutočnej dôvery voči mentorovi, aby odhalili svoje slabosti a nebáli sa ukázať zraniteľnosť.
Spontánnosť a slabé spojenie
Jednou z kľúčových výziev udržiavania firemnej kultúry je zníženie slabých spojení medzi zamestnancami.
Takéto spojenia sa vyvinú zo spontánnych interakcií pri obede či počas rozhovorov po skončení osobných mítingov. Tieto druhy spontánnych stretnutí môžu tiež pomôcť podnietiť konverzácie, ktoré vedú k inováciám. A hoci ich spoločnosti do istej miery môžu replikovať v prostredí na diaľku, v kancelárii to ide prirodzenejšie.
Najlepším riešením je teda hybridnú prácu nastaviť tak, aby zamestnanci prichádzali do kancelárie na tie osobné aktivity, pre ktoré to má vysokú pridanú hodnotou. Tieto úlohy zahŕňajú intenzívnu spoluprácu, náročné rozhovory, pestovanie spolupatričnosti, profesionálny rozvoj, mentoring a budovanie spojení.
Väčšine zamestnancov by na tieto činnosti mal stačiť jeden deň v týždni. Avšak nedávno povýšení lídri alebo noví zamestnanci, ktorí sa zaúčajú na pracovisku, by mali byť počas prvých mesiacov v kanceláriách prítomní častejšie.
Prieskum na 1 500 zamestnancoch a 500 nadriadených zistil, že jeden deň v týždni v kancelárii poskytuje optimálnu rovnováhu spojenia s kolegami a spokojnosti s prácou.
Článok vyšiel na Forbes.com. Autorom je prispievateľ Dr. Gleb Tsipursky.
