Približne polovica porád je podľa zamestnancov zbytočná. Predtým, ako ju zvoláme, mali by sme sa sami seba spýtať, čo by sa stalo, ak by sa neuskutočnila.
Neprítomný pohľad, miznúci pojem o čase, minúta sa môže javiť ako hodina a naopak. Asi každý sa už stretol počas nekonečnej porady s podobným scenárom. Nie nadarmo sa hovorí, že práve porady sú najväčším žrútom pracovného času. S príchodom nového roka by sme sa teda mali zamyslieť aj nad tým, ako si upratať v sfére počtu aj dĺžky mítingov.
Za vyhorenie môžu aj firmy. Pritom viac ako vysať z pracovníka život sa oplatí investícia do zdravia
Čísla, aj keď z prieskumu medzi americkými firmami, hovoria samé za seba. Bežný zamestnanec stredného manažmentu strávi na poradách až 35 percent zo svojho času. S vyššou pozíciou sa zvyšuje aj dané percento, pričom vrcholoví manažéri trávia na poradách až polovicu svojho pracovného času. Za mesiac sa jeden zamestnanec zúčastní až na 62 mítingoch, pritom až polovicu považuje za zbytočnú. A preto sa množstvo z nás snaží z porád za každú cenu vyvliecť. Chýbame však potom na nich aj v čase, keď zaznejú dôležité informácie, čím zase utrpí náš pracovný výkon.
Najskôr myslieť, potom organizovať
Ako teda vytvoriť plán mítingov, ktorý zamestnancom neodkrojí tretinu času a dokonca si ho užijú? Ešte pred zorganizovaním porady by si mal tímlíder uvedomiť, či je stretnutie vôbec potrebné, a v prípade, že áno, ako tému prezentovať. „Organizátor by mal okrem iného vedieť, že dôležitý je nielen obsah, ale aj forma a atmosféra. Ľudia nie sú roboti, ale emočné bytosti,“ hovorí pre Forbes kouč Peter Jászberényi, ktorý pôsobí v Slovenskej asociácii koučov.
Peter Jászberényi sa venuje koučovaniu manažérov. Foto: SAKO
Pri osobe tímlídra, respektíve organizátora stretnutia, ešte zostaneme. Určite ste sa stretli aj s prípadmi, keď sa porada zmenila na „one man show“. Alebo namiesto problémov, ktoré mala vyriešiť, sa napríklad rozoberajú osobné problémy kolegu. „Ak má niektorý člen tímu tendenciu využívať porady na osobné účely, treba to riešiť individuálne, mimo poradu,“ dopĺňa Jászberényi. Zároveň upozorňuje, že na vyriešenie takýchto problémov je určený práve tímlíder. V prípade, že nemá dostatočné moderátorské schopnosti, odporúča poveriť vedením porady niekoho z tímu, kto je v tejto oblasti zručnejší.
Stal sa z neho korporátny rebel. Opustil prácu, chodí do top firiem sveta a hovorí, čo sa od nich treba učiť
Ak už teda máme jasno, čo ideme na porade komunikovať a dokážeme neodbočovať od témy, ďalším krokom je vyjasniť si dĺžku stretnutia. „Niekedy stačí brífing na pár minúť a inokedy, napríklad na poradách kreatívneho typu, má zase zmysel byť aj niekoľko hodín,“ hovorí kouč. Pri dlhších poradách je podľa neho dôležité ich rozdeliť na bloky a po každej trištvrte hodine vyhlásiť prestávku. „Prípadne ich časový interval rozvrhnúť podľa aktuálnej hladiny energie v miestnosti,“ dodáva.
Každodenného strašiaka pozmeniť
Ak sú zamestnanci vo firme zvyknutí napríklad na každodenné porady, ideálne je urobiť ich vo forme rannej kávičky. „S pravidelnými častými poradami však treba narábať opatrne. Poznám prípad, keď človek odišiel z firmy kvôli denným poradám, ktoré boli len preto, že sa šéf potreboval vyrozprávať,“ hovorí Jászberényi.
Pri snahách o efektívnejšiu poradu sa často stretávame aj s tým, že tím počas nej stojí. Podľa niektorých názorov to ľudí núti, aby stretnutie zbytočne nenaťahovali. Kouč Jászberényi si však myslí, že na jednej strane je síce dobré, ak zamestnanci nemusia byť len prikovaní k stoličkám, no státie iba na udržanie pozornosti neodporúča. Z vlastných skúseností dopĺňa, že neraz sa osvedčia na prvý pohľad trochu bláznivejšie nápady. Ak je tím otvorenejší, odporúča napríklad krátke cvičenia v skupinách. „Videl som na porade už aj cvičenie planku,“ pridáva na záver.
5 tipov od kouča k efektívnej porade:
- Pred zorganizovaním porady si odpovedzte na otázku: čo sa stane, keby sa táto porada neuskutočnila?
- Mať jasné ciele porady aj s kritériami podľa ktorých sa dá vyhodnotiť, či bola úspešná.
- Pozývať len ľudí, ktorých účasť je potrebná a má zmysel aj pre nich.
- Pred samotným začatím pripraviť potrebné podklady a jasne nastaviť očakávania účastníkov – ciele, program, pravidlá.
- Zapojiť do zefektívňovania porád celý tím – dať možnosť spätnej väzby (aj anonymne), vítať námety na zefektívnenie a diskutovať o nich.
Našli ste chybu? Napíšte nám na editori@forbes.sk
