Koľkokrát ste už počuli, že na to, aby ste dokázali svoje úlohy dobre zvládať, musíte ovládnuť schopnosť plánovania? Lenže čo v momente, keď klasické „to-do“ zoznamy nefungujú a len vás v skutočnosti brzdia?
Za všetko môže čas
Počas organizovania práce opakovane neberieme do úvahy, koľko času nám konkrétne záležitosti zaberú. Pravdepodobne sa tiež púšťame do tých vecí, ktoré sa dajú zo zoznamu ľahko odškrtnúť a nezaberú viac než pár minút.
Potom dospejete k tomu, že ste síce splnili veľa drobností, ale dôležité strategické rozhodnutia zostali nedotknuté. Preto vám projekty stoja a máte pocit, že nedokážete nič dotiahnuť do konca.
Zorganizujte si čas ako novinári Forbesu. Stihnete (skoro) všetko načas
Otroctvo neukončeného
To, čo nestihneme dokončiť, nás potom väčšinou straší a obťažuje. Sú to práve tie ťaživé myšlienky, ktoré sa vkrádajú do mysle vo chvíli, keď chceme zaspať. Kvôli nim nedokážeme kvalitne odpočívať ani sa plnohodnotne sústrediť na niečo iné.
Naopak, ak niečo dokončíme, cítime veľké uspokojenie, preto nám robí tak dobre vyraďovať položky na zozname povinností.
Ako vyzerá váš ideálny deň?
Podľa amerického biznis kouča Jasona Womacka nás predstava dokonalého dňa motivuje k práci. Odpovedať by sme si mali na otázky: čo dnes chceme prežiť? Aké úlohy dnes potrebujeme dokončiť? V aký čas dňa sme najviac produktívny?
Podľa svojich odpovedí si môžete plánovať čas s ohľadom na náročnosť konkrétnych úloh, ako aj svoje ciele. Týmto spôsobom môžete plniť včas tie povinnosti, ktoré skutočne „horia“.
Nechajte si v kalendári miesto pre seba. 7 rád, ako byť lepší od Jakuba Ptačina
Všetko potrebuje svoj deadline
Ak úlohy nemajú jasné časové ohraničenie, kedy majú byť hotové, nedostaneme sa k nim nikdy. Preto si zoznam povinností rozplánujte do kalendára a ku každej priraďte konkrétny čas. Čím podrobnejšie je deň rozplánovaný (vrátane hodín, kedy máte voľno a chcete sa venovať napríklad ničnerobeniu), tým lepšie.
Pomôže vám aplikácia Tick-Tick, ktorá dokáže zjednotiť váš kalendár, pracuje s dátami z vášho úložisko dát na cloude, pridáva upomienky podľa času a polohy a úlohy môžete radiť do štyroch úrovní podľa priority.
Základné pravidlo produktívnej práce
Ak nezhodnotíte, akými záležitosťami trávite svoje dni, nikdy sa nedostanete k jadru toho, čo vám zaberá najviac času. Potom budete stále v bludnom kruhu večného nestíhania.
Aby ste všetko stihli včas, nesmiete sa dostať do sklzu. Znie to jednoducho, ale jednoduché to nie je: žiadna úloha vám nemôže trvať dlhšie, než ste si stanovili.
Preto platí, že ak si poviete: „Dnes mám na vybavenie e-mailov len 40 minút,“ tak túto lehotu musíte dodržať.
Môžete si buď nastaviť časovač na telefóne, ktorý vás po prekročení limitu upozorní, alebo pracovať s aplikáciou ProofHub, ktorá bude deadline strážiť za vás.
Bol dnes naozaj produktívny deň?
Naplánujte si počas dňa, kedy budete vybavovať e-maily, správy na Facebooku a prezerať Instagram. Nie je to prehnané puntičkárstvo, ale spôsob, ako mať čas pod kontrolou. Čím menej sa necháme vyrušiť, tým výkonnejšie si pripadáme.
Neveríte si a bojíte sa, že budete navštevovať „zakázané“ stránky mimo vymedzený čas? Nainštalujte si ich blokáciu zvanú Self Control, v ktorej si sami nastavíte dobu, počas ktorej dané weby nebudete môcť navštíviť.
Čo robiť, keď všetko zlyhá?
Potom je tu technika Pomodoro, ktorá svoj názov získala vďaka časovaču, minútke v tvare paradajky. Funguje tak, že 25 minút intenzívne pracujete a päť minút potom odpočívate. Systém vyhovuje všetkým, ktorí majú problémy so sústredením, pretože na krátke úseky to zvládne každý.
Prečo sa do toho vôbec púšťať?
Je možné, že vám všetky tie techniky štruktúry práce pripadajú náročné na čas a nie ste ochotní si ich vyskúšať. Ale len vďaka starostlivejšej organizácii budete lepší.
Autorkou článku je Anna Nosková z Forbes Česko.
Našli ste chybu? Napíšte na editori@forbes.sk
