24-ročný Ľuboš Jurečka pred dvoma rokmi založil knižné vydavateľstvo Dreamstory, ktoré tvorí personalizované knihy pre deti. V roku 2017 sa stal víťazom Slovak University Startup Cup, získal cenu Junior Chamber International Slovensko (JCI) pre startup s najväčším prínosom pre spoločnosť a Slovensko reprezentoval na Global Student Entrepreneur Awards 2018 v Toronte. A to všetko popri dennom štúdiu obchodu a marketingu na Slovenskej poľnohospodárskej univerzite v Nitre.
Jurečka hovorí, že neexistuje len jeden spôsob, ako využiť čas čo najlepšie a stihnúť všetko, čo chceme. On sa však pri organizovaní riadi siedmimi základnými princípmi, ktoré môžu pomôcť aj vám.
1. Plánovanie a vytváranie to-do listov
Pre mňa osobne sú to najdôležitejšie činnosti v time managemente, bez ktorých by som sa nepohol. Aktivity si rozvrhujem deň vopred večer, aby som mal s predstihom prehľad o činnostiach, ktoré ma čakajú. Snažím sa o detailne naplánovanie celého dňa. Od školy, pracovných vecí, ale takisto šport a voľný čas. Pomáha mi pri tom:
Google Calendar – rozdielnou farbou si oštítkovávam a časovo vymedzujem všetky aktivity – práca, škola, vzdelávanie, stretnutia, zápočty, skúšky, čas na zábavu, bicykel, futbalové zápasy, pravidelné udalosti a iné. Vždy, keď viem, že ma niektorý dátum niečo čaká, zaznačím si to tam.
Piatok v práci nie je malá sobota.
6 tipov na zvýšenie produktivity od trénera top manažérov
Trello – aplikácia, ktorú som objavil pred pár mesiacmi, a zatiaľ ju využívam len na prácu. Značím si tam všetky úlohy a rovno ich zoskupujem do dní alebo do kategórií, do ktorých spadajú. Asi som zaťažený na farby, ktoré aj tu používam na určovanie priorít. Navyše, ten, kto pracuje v tíme, môže k daným úlohám priraďovať spolupracovníkov, pridávať súbory, deadliny, poznámky, komentáre…
2. Určovanie priorít
Všetci máme obrovské množstvo povinností, ktoré musíme spraviť. No niektoré je treba spraviť hneď, a niektoré pokojne počkajú. Pri určovaní priorít vychádzam zo základov princípu delenia aktivít do 4 skupín – tzv. Eisenhowerova metóda:
Dôležité a urgentné – spraviť hneď
Dôležité a neurgentné – venovať tomu čas
Nedôležité a urgentné – delegovať
Nedôležité a neurgentné – obmedziť
Metódu som si však prispôsobil, a fungujem na princípe farebných štítkov. Červený znamená úlohu, ktorú treba urobiť ako prvú, žltou si značím veci, ktoré môžem preložiť o deň neskôr, zelenou sú menšie, nedôležité úlohy, ktoré môžu počkať.
Jurečka tiež nastúpil do 1. ročníka Nexteria Leadership Academy. Foto: archív Ľuboš Jurečka
3. „Hackovanie“ hlavy
Mám viacero rutín a chcených stereotypov, ktoré prevažne ráno dodržiavam už dlhé roky. Ďalší priebeh si prispôsobujem tak, aby som dosiahol čo najlepšie výsledky. Keď sa zobudím svieži a všetko vyzerá super, mám chuť hneď zdolať Everest, som namotivovaný a pustím sa do najťažšej úlohy, ktorá ma daný deň čaká.
Môže sa stať aj presný opak a vtedy skúšam oklamať – „hackovať“ svoj mozog. Poviem si, že stačí len 10 minút, stačí nájsť zdroje, ktoré ma poženú do práce, a chtiac-nechtiac sa dostanem do „švungu“. A už to ide. Keď však náhodou nie, aj 10 minút je lepších ako nič.
4. Koncentrácia na jednu úlohu
Prokrastinácia – najväčší „zabijak“ zdravého time managementu a produktívneho dňa. Jej chápadlá sú dlhé a raz za čas chytí aj tých najdisciplinovanejších.
Zo 150 odporúčaní sme vybrali tie najčastejšie.
7 top rád, ako byť lepší
Keď sa venujem dôležitému projektu alebo úlohe, vypínam všetky notifikácie, ktoré by ma mohli vyrušiť – sociálne siete, email, SMS, telefonáty… Vyhýbam sa multitaskingu a koncentrujem sa na danú úlohu. Hlavne pri kreatívnych činnostiach je to pre mňa nevyhnutné, keďže každé malé vyrušenie môže narušiť vlnu myšlienok. Využívam na to tieto nástroje:
Náramok MiBand – keďže niekedy nie je možné vypnúť a nereagovať na žiadne veci okolo mňa, využívam možnosť prepojenia notifikácií na náramok MiBand, ktorý mám prepojený s mobilom. Môžem ignorovať všetky nedôležité upozornenia a na náramku nastavím, aby zavibroval iba, ak niekto píše na online chat, volá na firemné číslo, a ja mám práve na starosti zákaznícku podporu.
Slack – aby som unikol pokušeniu scrollovať na Facebooku či ihneď odpovedať na nedôležité emaily, na firemnú komunikáciu používam výhradne Slack.
5. Delegovanie
Namiesto toho, aby som sa rozčuľoval a trápil sa, že mi niečo nejde, keď viem, že to nie je moja šálka kávy, hľadám možnosť, ako danú vec posunúť niekomu inému. No zároveň sa ponúknem, že pomôžem s tým, čo ide práve mne.
Takto vyzerá napríklad príprava semestrálnych projektov. Nie som dobrý vo vyhľadávaní informácií, tvorení grafov, no viem pripraviť pútavú prezentáciu. Netrávim hodiny neefektívnou prácou, keď viem, že spolužiak ju dokáže spraviť lepšie a skôr. Venujem sa tomu, v čom som dobrý, a posilňujem svoje silné stránky.
6. Odmeňovanie
Po futbalovom zápase si doprajem oddych pri knihe, sledovaní seriálu, alebo hraní spoločenských hier. Po úspešnej skúške idem von na večeru či drink, a po pracovných úspechoch, zvládnutých činnostiach si dám deň, dva voľna navyše. Pomáha mi to vychutnať si pocit úspechu a namotivovať sa do ďalších výziev.
Teším sa na to, a vidina odmeny mi pomáha prekonať slabé chvíľky. Ak sa mi už počas činnosti naozaj nechce, dám si pauzu a z odmeny si kúsok „odkrojím“. Jedno pivo s kamarátom sa však nesmie zmeniť na párty alebo jedna časť seriálu na celý maratón častí.
7. Správne využívanie času
V jeden moment sa snažím robiť jednu vec a venovať jej svoju pozornosť. Aj samotný multitasking však dokáže ušetriť čas, no musí byť správne využitý. Často napríklad počúvam prednášky či rozhovory počas upratovania, umývania riadu či vybavovania bežných vecí.
Snažím sa efektívne využiť aj presúvanie, ako študent totiž veľa cestujem vlakom. Ak viem, že pôjdem sám, v taške mám vždy knihu, notebook, slúchadlá, pero a papier. Čítam, vzdelávam sa, počúvam podcasty alebo premýšľam a zapisujem si myšlienky.
Krátke presuny, ako napríklad cestu v MHD, zase využívam na záležitosti, ktoré chcem sem-tam pozrieť, ale nevenovať sa im počas produktívnych hodín – napríklad rýchlu kontrolu sociálnych sietí, kde si pozriem sa deje v skupinách, skontrolujem nové udalosti, školské veci, čítam články a newslettre.
Hlavná foto: archív Ľuboš Jurečka
