Mítingy predstavujú pre niektorých zamestnancov skutočný problém. Možno majú pocit, že ide o akési zbytočné stretnutia, ktoré nejakým spôsobom pretrpia, no pre nedostatok pozornosti si z nich nič nové neodnesú.
To však môžete razom zmeniť. Napríklad stačí to, aby sa takéto stretnutia konali vždy vtedy, keď je to ozaj potrebné. Veď Donald Wetmore z Productivity Institute tvrdí, že:
- 90 % ľudí na mítingoch sníva s otvorenými očami a premýšľa o niečom úplne inom,
- 60 % účastníkov mítingov si píše poznámky, aby to vyzeralo tak, že počúvajú.
Bez ohľadu na to, či sú tieto štatistiky spoľahlivé alebo dokonca overiteľné, tak mnohí z vás celkom určite už zažili nudné, prípadne demotivujúce stretnutia.
„Najväčším mýtom, ktorý o mítingoch existuje, je, že musia byť spravidla len zlé.“ (Patrick Lencioni)
Prečo teda vytrvalo presviedčate kvalifikovaných, dôsledných a horlivých zamestnancov (musia byť takí, ak ich zamestnávate, no nie?), aby sa zúčastňovali na mítingoch, ktoré skutočne spochybňujú ich vôľu žiť? Základným princípom stretnutí by malo byť, že sú povznášajúce, konštruktívne a ľuďom dodajú energiu. Tu máte 5 tipov, ktoré vám v tejto súvislosti môžu pomôcť:
1. Zbavte sa stolov
Stoly vytvárajú medzi ľuďmi bariéru. Navzájom ich oddeľujú či chránia. Okrem iného tiež zamestnancom umožňujú, aby počas mítingov skryto používali notebooky, alebo telefóny.
Chcete prehovoriť na mítingu? Buďte úspešní vďaka týmto 5 tipom
Pokiaľ sa zbavíte stolov, tak budete hovoriť priamo s ľuďmi. Taktiež to uľahčí rozdelenie väčších mítingov na menšie skupiny (viac sa dozviete nižšie). Ak si myslíte, že stoly nemôžu radikálne zmeniť dynamiku stretnutia, tak si to pokojne vyskúšajte.
2. Zakážte príchody a odchody
Keď ľudia z vlastnej vôle odchádzajú z mítingov, tak to ponižuje ako samotný míting, tak i tím. Obyčajným zvykom vrcholových manažérov je, že na stretnutie prídu neskoro a odchádzajú skoro. Nenechajte sa oklamať, z väčšej časti to totiž robia vedome.
Ak chcú ženy zažiariť na mítingu, musia použiť svoj hlas smerom “nadol”
Ak sa na míting dostaví takýto dôležitý pracovník s cieľom zistiť, čo sa na mieste deje, a číha v zadnej časti miestnosti, tak ho zapojte. Postarajte sa o to, aby sa cítil ako súčasť stretnutia. Práve mítingy by sa totiž mali týkať každého jedného človeka, ktorý sa na ne dostaví. Nikoho tak nevylučujte.
3. Diskusie udržte v malých skupinách
Nie je predsa možné viesť konštruktívnu diskusiu s 12 ľuďmi. Stôl, ku ktorému sa dokáže usadiť 20 až 30 ľudí, predstavuje anachronický, korporátny ego výlet. Optimálny počet ľudí v diskusii sa pohybuje na úrovni čísel 4 a 5.
Okrem toho je v menšej skupine možné vyniknúť. Keď sú počas väčších mítingov potrebné diskusie, tak jednoducho ľudí rozdeľte. V takomto prípade vám pri organizácii pomôže i spomínaná absencia stolov. Všetci si ľahšie presunú stoličky.
4. Obmedzte technológie
Technológie dokážu niektoré mítingy uľahčiť, no tiež môžu spôsobiť to, že sa ľudia od ostatných jednoducho odtrhnú. To platí pre telefóny, ale i prenosné počítače. Problémom sú i prezentácie, ktoré odvracajú pozornosť od rečníka a súčasne presmerujú jeho pozornosť od publika.
Vzájomné spojenie ľudí sa teda oslabuje a je možné, že sa i úplne stratí, pokiaľ rečník len bezducho číta jednu „odrážku“ z prezentácie za druhou. Dobrým princípom je: žiadny technológia a to bez výnimky. Ak neexistujú skutočne relevantné grafiky, tak technológie obmedzte len na obyčajné flipcharty.
5. Rešpektujte čas
Ak očakávate, že rečník bude prednášať aj počas vašej obedňajšej prestávky, tak je zaručené, že to naruší vašu pozornosť a sústredenie. Radšej si vopred dobre zvážte časový rozsah mítingu a následne ho znížte o 20 %. Nezabudnite sa uistiť, že sa v danom čase stretnutie začne a tiež sa skončí.
Presnosť totiž demonštruje rešpekt. Mítingy, ktoré sa časovo príliš naťahovali, sú výsledkom nedisciplinovaného manažmentu. A to nemožno nijako ospravedlniť. Ak si stretnutie vyžaduje viac času, tak ho aj napriek tomu ukončite a opäť zopakujte v iný deň. Ľudia tak rýchlo spoznajú výhody jasnosti, stručnosti a včasnosti.
No zrejme najlepšie bude, pokiaľ usporiadate len také mítingy, ktorých cieľom je skutočne ľudí spojiť, aby mohli využiť kolektívnu inteligenciu, intuíciu a kreativitu. Nech je to stretnutie tých najlepších myslí. Takže, ak chcete oznámiť novinky, zvoľte elektronickú formu. Pokiaľ ide o zlú správu, tak sa s dotyčnou osobou stretnite osamote. A ak je to dobrá správa, tak ju ľuďom povedzte o 17:00 a prihoďte k tomu pokojne i nejaké to pivo.
Prispievateľ Chris Pearse píše pre Forbes.com o výzvach leadershipu.
