Keď sa povie konferencia, firemný tréning či marketingové podujatie, každému sa automaticky vybaví prezentácia, slajdy, odrážky, pasívne počúvanie spíkra… A pozornosť publika klesajúca s každou minútou. Prečo sa však obmedzovať na jeden formát, ktorý sa používa všade?
Za posledné roky sme sa ako firma zúčastnili a zorganizovali stovky akcií. Z našich skúseností sme preto vybrali 5 formátov, ktoré vám pomôžu zorganizovať podujatie, na ktoré vaši účastníci dlho nezabudnú. Tu sú:
1. Bleskové prezentácie (Pecha Kucha)
Ľudia strácajú pozornosť rýchlo – po 15 až 20 minútach je takmer na nule (preto sú prezentácie TED obmedzené na 18 minút). V roku 2003 preto v Tokiu vymysleli koncept bleskových prezentácií Pecha Kucha, ktoré trvajú presne 6 minút 40 sekúnd. Odprezentuje sa 20 obrázkov, na každý je 20 sekúnd.
Rozbehla biznis na netradičné eventy, na svadbu vybaví aj dinosaura
Tým, že sa slajdy automaticky posúvajú vpred, rečník nemá príležitosť skĺznuť do dlhých príhovorov. Tento formát je ideálny na šírenie inovatívnych myšlienok, odprezentovanie projektov, prípadových štúdií, alebo výsledkov výskumu.
Ako to úspešne zorganizovať
Podujatie si vyžaduje koordináciu viacerých spíkrov, keďže sa skladá z krátkych blokov a ideou je poskytnúť rozmanitosť myšlienok. Pri Pecha Kucha je taktiež dôležitý brífing prezentujúcich, vysvetlenie konceptu a trvanie na zachovaní časového rozsahu prezentácie.
2. Opýtajte sa ma hocičo (Ask Me Anything)
Množstvo svetových konferencií upúšta od prezentácií a účastníkom prináša interview s prezentujúcimi ako alternatívu. Nielenže je rozhovor sám o sebe viac interaktívny, ale týmto formátom sa dá predísť zdĺhavým monológom.
Diskusia s prednášajúcim na me Convention konferencii v Frankfurte. Foto: Juraj Pal
Experti majú úžasné znalosti, no nie vždy idú ruka v ruke s prezentačnými schopnosťami. Potom to vyzerá tak, že nedokážu odovzdať vedomosti ďalej. Často im však stačí iba prispôsobiť formát.
Týchto 10 vecí nikdy nevyslovte pred šéfom, ktorý si nie je istý sám sebou
Existujú viaceré variácie, no rozhovory, kde sa publikum môže spýtať rečníkov hocičo (Ask Me Anything) sa stávajú mimoriadne populárne. Tento formát pôvodne vznikol na internetových fórach, kde sa známe osobnosti ako Barack Obama, Bill Gates alebo Madonna pripojili a odpovedali na akékoľvek otázky, ktoré ľudia počas hodiny poslali. Odtiaľ sa tento formát dostal na pódiá.
Ako to úspešne zorganizovať
Kľúčom k úspechu je nájsť zdatného moderátora, ktorý si spraví s prezentujúcim prípravu, určí nosné body rozhovoru, a ktorý dokáže aktívne podnecovať a spracovávať otázky z publika. Taktiež je dôležité zabezpečiť zber otázok, či už cez technologické platformy, stojaci mikrofón alebo interakciu priamo s publikom.
3. Skupinové diskusie (World Café)
Pri organizovaní podujatí sa často spoliehame výlučne na pár mozgov na pódiu. Nezabúdajme však ani na vedomosti, ktoré si so sebou priniesli účastníci.
Po konferenciách či firemných podujatiach sa čoraz častejšie objavujú aj skupinové diskusie – World Café. Ich cieľom je dať účastníkov do skupín a umožniť im ľahšiu výmenu skúseností.
Tento formát funguje skvele externe na konferenciách, no aj na interných tréningoch.
Diskusia World Café na firemnej akcii Slido. Foto: Martin Šramko
V Slido sa držíme tohoto formátu na našich celofiremných akciách, keď máme všetkých ľudí vrátane zahraničných tímov pod jednou strechou. Je to pre nás jedinečná príležitosť, ako sa učiť jeden od druhého. Na posledných troch akciách to bol zakaždým najobľubenejší formát.
Ako to úspešne zorganizovať
Rozdeľte účastníkov do skupín po šiestich a nechajte ľudí porozmýšľať nad problémom, s ktorým sa aktuálne trápia. V skupine potom každý člen postupne odprezentuje jeho problém. V nasledujúcich šiestich minútach sa zvyšok skupiny snaží navrhnúť riešenia. Po uplynutí časového limitu sa prejde k ďalšiemu členovi a jeho výzve. Takto sa postupuje, až kým sa nevystriedajú všetci.
4. Projektový maratón (Hackathon)
Ľudia pracujúci v IT neprinášajú inovácie iba v technológiách, ale ich projektové podujatia hackathony inšpirujú mnohých organizátorov. Princípom hackathonu je vytiahnuť ľudí z ich rutinnej práce a umožniť im pracovať na projekte, ktorý si vyberú pre svoju inovatívnosť či prínos pre firmu.
Na dokončenie projektu dostanú vopred určený čas v rozmedzí 2, 12, či 24 hodín (počet hodín je na vás a na náročnosti projektu). Na konci hackathonu sa odprezentuje výsledok, či už v podobe finálneho návrhu alebo fungujúceho prototypu.
Hackathony môžu byť interné aj externé, pri ktorých sa prizvú dobrovoľníci zvonku. Tieto externé podujatia pomáhajú šíriť produkt, budovať komunitu a povedomie o firme. Účastníci sa naopak môžu ukázať pred organizujúcou firmou, nadviazať kontakty s internistami a spoznať ľudí z ich odvetvia.
Ako to úspešne zorganizovať
Úspech externého hackathonu stojí a padá na výbere projektu, ktorý by vzbudil záujem u účastníkov. Inými slovami, treba predať protihodnotu, ktorú si z akcie externý účastník odnesie, či už v podobe nových kontaktov, skúseností alebo nevšednému zážitku.
My sme napríklad zorganizovali externý hackathon, keď vyšli na trh Google Glass a dobrovoľníci si mohli vyskúšať naprogramovať aplikáciu pre túto vtedajšiu novinku. Ďalším príkladom je hackathon počas konferencie FRESH v Barcelone, ktorý bol unikátny pre svoju lokalitu – bol organizovaný na lodi.
5. Oxfordská debata (Oxford-style debate)
Ako naznačuje názov, oxfordská debata vznikla na pôde debatného klubu Oxford Union rovnomennej univerzity. Nosným princípom je kontroverzné stanovisko, ktoré moderátor odprezentuje na začiatku diskusie. Jedna strana argumentuje za, druhá strana proti. Prvý prezentujúci prednesie svoje argumenty, zatiaľ čo druhý počúva. Potom sa strany vymenia.
Nasledovne majú prezentujúci moznosťou vyvrátiť argumenty jeden druhého. Diskusia sa uzavrzie záverečnými stanoviskami.
Aby sa zapojilo do diania aj publikum, množstvo konferencií umožnuje účastníkom rozhodnúť o verdikte cez živé hlasovanie.
Ako to úspešne zorganizovať
Tento formát je určený pre skúsených spíkrov, ktorí sú zároveň zbehlí vo svojej oblasti. Vyznajú sa v téme, sú schopní rozvinúť komplexné myšlienky a zároveň dokážu presvedčivo argumentovať. Nesmie sa zabudnúť na to, že je rozhodujúce pozvať expertov, ktorých názory stoja na opačných stranách spektra.
Na záver
Na formáty v tomto článku sa dá pozerať ako na stavebné LEGO kocky pre vaše podujatie. Nie všetky budú potrebné všade. Treba vybrať tie, ktoré budú v súlade s cieľom vašej akcie a očakávaniami účastníkov. No už sa viac nemusíte spoliehať na prezentácie ako na jediný nosný formát.
Autor článku Juraj Holub je marketingový riaditeľ v spoločnosti Slido, ktorej sa podarilo spraviť už viac ako 100.000 eventov po svete interaktívnejšími. Juraj je tiež expert na dizajnovanie efektívnych mítingov a ich nasledovnú moderáciu.
Hlavné foto: Piaty ročník konferencie TEDxBratislava. Foto: SITA/Katarína Acélová
