Každým emailom, ktorý pošlete, prichádzate o drahocenný kapitál. Čas je cenným zdrojom a vy môžete strácať čas iných ľudí tým, že budú vaše spoločné komunikácie neúplné alebo dokonca nehodnotné. Odošlite niekoľko takých emailov a o osobu na druhej strane môžete navždy prísť.
Aby ste si zabezpečili, že ľudia na váš email zareagujú, buďte dôkladný a precízny. Každá emailová komunikácia je pre vás príležitosťou podporiť to, čo chcete dosiahnuť, a dostať sa tak bližšie k vašim cieľom. Preto si pred odoslaním ďalších emailov skontrolujte, či ste z nasledujúceho zoznamu dodržali všetkých týchto 9 položiek.
1. Zvážte, čo sa deje v živote príjemcu.
Dozvedeli ste sa, že osoba, s ktorou si vymieňate emaily, nedávno získala nejaké ocenenie alebo sa vám páčil jej výstup na konferencii? Stručne jej zablahoželajte alebo prejavte, že si jej prácu ceníte.
Emotikony v pracovných emailoch: Čo si o nich myslia vaši kolegovia?
Váš email by mal mať istý cieľ, to však neznamená, že by ste nemali príjemcovi napísať kompliment. Pochvalu si ľudia cenia vždy a je skvelým spôsobom, ako im zlepšiť náladu.
2. Popremýšľajte nad tým, čo sa práve deje vo vašom živote.
Nezmeškajte príležitosť podeliť sa o to, čo je vo vašom živote nové. Zmenili ste nedávno prácu alebo napísali článok, ktorý by mohol príjemcu zaujať? Podeľte sa o novinky. Čím viac ľudia o vás vedia, tým jednoduchšie bude pre nich si na vás spomenúť, ak sa naskytnú zaujímavé príležitosti.
3. Uvedomte si, čo sa aktuálne deje vo svete.
Ak je sviatočné obdobie, tak nezabudnite príjemcom popriať „pekné sviatky“. Ak ste sa dopočuli novinky o akejkoľvek nepríjemnej udalosti, ktorá sa deje v ich geografickej oblasti, tak im dajte vedieť, že na nich myslíte.
Umenie písať emaily. 7 rád, ako sa prebojovať k zaneprázdneným ľuďom
Toto jednoduché gesto môže vytvoriť emocionálne spojenie a preklenúť tak elektronickú vzdialenosť medzi odosielateľom a príjemcom.
4. Odpovedzte na päť základných otázok.
Nenechajte príjemcu hádať. Odpovedzte na päticu základných otázok: kto, čo, kedy, kde a prečo. V rámci akejkoľvek udalosti alebo situácie uveďte nejaký kontext, aby mohla osoba na druhej strane pochopiť, čo sa vlastne snažíte komunikovať. Dostatočné množstvo informácií umožňuje lepšiu angažovanosť a znižuje počet otázok, ktorými by ste sa museli vracať k téme. A presne to zaneprázdnení ľudia ocenia.
5. Nezačínajte slovom „ja“.
Predseda a CEO Loews Hotels Jonathan Tisch odporúča, aby ste vetu nezačínali slovom „ja“. Ako hovorí Tisch: „Dávate tým totiž najavo, že ste dôležitejší, ako osoba s ktorou komunikujete.“ I keď to znie zvláštne, ukážte, že myslíte na osobu na druhej strane a nie na seba. Vtedy bude príjemca viac naklonený vypočuť si vás a aj vás podporiť.
6. Nezabudnite pripojiť prílohu.
Ak dokument pripájate ako prílohu, tak si skontrolujte, či ste všetko urobili správne. Trvá to len chvíľu a vy tak ušetríte ďalší čas, ktorý by vám zabralo odoslanie ďalšieho emailu. A tiež platí, že čím viac emailov príjemcovi pošlete, tým menej sa bude venovať každému jednému z nich.
7. Skontrolujte správnosť obsahu.
Nehovorte veci, ktoré sú nepravdivé. Nepreháňajte. Uistite sa, že to, čo hovoríte, je presným odrazom situácie. Neriskujte, že by ste mohli stratiť dôveru osoby na druhej strane.
8. Zhodnoťte tón svojich slov.
Jedným z najväčších nebezpečenstiev emailov je, že príjemca nie vždy porozumie zámeru odosielateľa. Nič predsa nenahradí komunikáciu tvárou v tvár. Ak chcete zabrániť nesprávnemu pochopeniu vašej správy, tak si opätovne prečítajte svoje slová a porozmýšľajte, ako vlastne znejú.
9. Skontrolujte si pravopis.
Ste človek. Robíte chyby a preklepy. Niektorí príjemcovia ich vidia, iní nie. Bez ohľadu na to, pravopisné chyby naznačujú neopatrnosť i to, ako si vlastne ceníte osobu na druhej strane. Tiež to značí, koľko času a úsilia ste vložili do komunikácie. Zapnite si preto kontrolu pravopisu a urobte korektúry, aby ste ukázali, že sa príjemcovi venujete. Predovšetkým nikdy nenapíšte do emailu frázu ako „prosím ospravedlňte môj pravopis“, pretože to príjemcovi ihneď signalizuje, že ste príliš zaneprázdnený, než aby ste mu venovali dostatok času.
Vaše emaily sú vaším odrazom. Každý z nich je pritom príležitosťou pre príjemcu, aby sa rozhodol, či je odosielateľ cenným zdrojom a stojí za jeho čas. Ak chcete byť ich času hodný a tiež chcete, aby sa vašim emailom vždy potešili, tak by ste mali postupovať podľa tejto príručky. Dôsledne zostavujte efektívne emaily.
Hlavná foto: Pexels
Prispievateľka Avery Blank píše pre Forbes.com o právnych témach a prioritách.
